新媒体角度下档案信息化管理分析

杜锋锐

（西北民族大学档案馆兰州730030）

新媒体角度下档案信息化管理分析

杜锋锐

（西北民族大学档案馆兰州730030）

随着社会科技水平和“互联网+”的不断发展，我国已经进入了新媒体时代。新媒体的快速发展给档案信息化管理带来了新的机遇和挑战。文章着重从新媒体特点、档案信息化管理的当前现状以及新媒体与档案信息化结合具有的优势进行了概述，并就当前形势提出了具体建议。

新媒体档案管理档案信息化对策

随着现代科技水平的不断提高，特别是信息技术和“互联网+”的飞速发展，催生了新媒体时代的快速发展，如手机App、微博、微信公众平台及二维码等等，人们可以足不出户就了解全世界的信息资料，并且在政府办公、高校教学、企业管理及金融交易等方面得到了广泛的推广和应用。新媒体在社会各行业的发展和应用同样得到档案界的极大关注，试图将新媒体技术应用到档案信息化管理层面。然而由于我国档案信息化水平存在诸多不足。例如，档案重视度不够、信息化程度不高，管理方式落后等，直接导致新媒体在其应用方面发展的良莠不齐。鉴于此，本文在阐述新媒体特征的基础上，从新媒体角度下对档案信息化发展现状等方面进行浅析，并提出初步对策，以期能为提高档案管理信息化水平抛砖引玉。

一、新媒体定义及特征

随着信息技术的不断革新，出现了一种相对传统媒体的新媒体形态，如数字杂志、数字广播、移动电视、触摸媒体、微信公众号、移动APP等，较之于传统媒体、新媒体被形象地称为“第五媒体”。它是基于网络信息技术、移动交互技术和信息化技术，通过手机、电脑等移动设备形成的，供人们参与和互动的媒体形态，它有其自身的特征和优势。

1.数字化程度高，传播和更新速度快。新媒体主要依靠网络技术和信息技术传播，这必然决定了其信息量的高度数字化，从而使得其信息资源传播和更新速度较传统媒体更加快速高效。

2.共享性，信息量大，内容丰富。新媒体的出现彻底打破了传统媒体对信息传播的局限性，并逐步建立起全新的传播方式，人们通过转发、评论和分享等新媒体参与方式形成了庞大的网络信息网，内容更加丰富，信息量更加庞大。

3.多媒体即时性。新媒体突破了传统媒体传播的时间限制，能够全天候、全覆盖性地传播，并能通过多媒体或超文本形式做到及时更新资料信息。

4.个性化。新媒体的不断发展为人们提供了多样化的个性化体验，注重从信息资源转向以人为本，人们可以随时随地根据自己的喜好接收不同形式的媒体信息，甚至可以定制不同类别的信息。

二、新媒体背景下档案信息化现状

1.信息化程度不高。在当今社会大数据背景下，国家档案局“十三五”规划中已将档案信息化工作列入工作要点，全国各级档案机构纷纷将档案信息化工作提上日程，并建设了众多网站和在线VR场馆，为档案信息的传播和应用提供了优秀的平台，但仍有许多不足之处。上级领导不重视，档案平台建设不专业，得不到人力和财力的有利支持；老旧档案数字化程度不高，依然主要依靠传统档案管理模式利用，没有充分发挥档案的资政育人的作用；档案网上平台制作简单，界面不够美观人性化，内容乏味，后台服务器不够专业，网络环境差；档案系统不成熟，检索工具单一，查询信息不准确，不能提供人性化的查阅方式，用户体验欠佳；宣传力度不够，方式不合适，网站、微博等平台访问量低。

2.档案工作者的技术水平参差不齐。由于档案工作长期不受重视，档案机构成为被照顾人员和闲散人员的栖息地，造成工作人员的技术水平参差不齐，虽然近年来工作者技术水平有很大提高，但相比其他行业确有很大差距，特别是计算机技术和新媒体技术的理解应用能力严重不足，同时对再学习再提高有排斥情绪，这是造成档案信息化难以进步和难有建树的重要原因之一。

三、新媒体时代下档案信息化工作的优势

1.档案查询电子化，提高档案查询利用率。在传统档案管理模式中，查阅档案主要依靠人工方式，费时、费力而且准确率低下，即便有计算机辅助，也是从事简单的检索服务，无法达到高效准确的利用效果，更加无法实现档案信息资源的共享。因此，将新媒体技术应用到档案信息化管理中，利用新媒体信息技术强大的信息检索查询功能，从人工翻阅纸质档案到直接查询、调阅电子档案的方式转变，使得档案资源的利用更加高效、准确，同时借助新媒体平台，实现档案信息资源的传播及共享。

2.后台录入与平台共享，提升档案管理效率。新媒体技术出现以前，档案管理主要依赖人工，加之档案电子化、数字化程度低下，对档案利用及档案文化传播的推动作用较小，不仅费时费力，而且事倍功半。新媒体的出现，可以很好地弥补这一缺陷，在档案高度数字化的基础上，将新媒体技术与传统档案管理模式充分融合，做到后台电子录入与共享平台相辅相成，不仅可以做到录入清楚明了，查询借阅高效准确，而且多途径、多方式展示档案信息，让“死”档案变为“活”档案。同时借助新媒体具有互动性的特点，使档案人员随时掌握人们在档案有关方面的需求，提升档案管理效率，真正发挥档案的社会作用。

3.利用网络电视电影、微信公众号和手机App等新媒体平台，加强档案影响力的宣传。以往档案宣传主要方式包括档案实地展览、内部刊物和档案创刊等，受众群体比较有局限性，加上电子产品普及率很高，仅靠传统宣传方式，人们接受度不高。通过与新媒体的有机结合，利用网络电视电影、网络、微信、微博等可以突破传统宣传方式形式和地域限制的束缚，向国内乃至国外公民展示开放档案资料，扩大档案社会影响力，提升档案自身价值。

四、利用新媒体提高档案信息化水平的建议

1.提高认知度，加大支持力度。档案信息化是今后档案发展的必然趋势，主管领导从思想上要高度重视新媒体形势下信息化的必要性和重要性，尽早筹划，分步实施，逐步提高档案信息化的资金投入标准；依据新媒体技术要求，加强档案信息化基础硬件设施建设，为档案信息化建设提供坚强的物资保障。优化和改善档案信息化网络环境，特别是档案软件系统的建设，为借助新媒体发展档案信息化提供软实力支持。

2.提高档案工作者自身水平，加强队伍建设。“打铁还需自身硬”。新媒体技术在档案信息化中的应用，离不开工作者自身的技术水平，这直接决定着档案信息化的发展程度。因此提高工作者自身技术水平，加强人才建设就显得尤为重要。首先注重档案人才选聘，优先聘用档案专业人才和具有档案信息化和新媒体专业知识的人才；其次加强技术培训，将档案信息化技术和新媒体技术作为重点内容开展技能培训。开展技能培训与业务实践、职称聘任相结合的模式，利用监督检查、优胜劣汰等机制提高工作者提升自身技术水平的积极性和主动性，让自主提升技术水平成为一种自觉行为。同时应该逐步提高档案工作者工资待遇标准，改善工作环境，从而能够吸引更多优秀信息化专业人才投身档案事业。

3.完善档案信息化建设制度体系。完善档案数字化工作实施细则，搞好档案信息化的基础是做好档案资料的数字化，新媒体角度下，只有做好档案的数字化才能在新媒体和档案的具体结合和应用中得到长远发展，所以，档案数字化建设应该严格按照国家、省、市数字化实施规范，制定适合本单位发展的实施细则，保证档案数字化工作能够安全、高效、稳步发展；加强档案信息安全管理，抓好档案硬件、软件及档案信息发布制度建设，制定档案后台服务器、机房及档案管理软件安全使用制度，规范操作流程，加强档案信息系统日常维护，防止病毒侵入和黑客攻击，确保档案信息硬件和软件环境安全。依据行业标准，严格把控档案信息发布平台和档案管理软件制作标准，制定档案信息存储、复制、共享、传播等方面安全管理制度，实行分级管理，责任到人，凡属涉密的档案信息，必须严格按照保密法和保密纪律管理。

4.利用新媒体平台，广泛开展档案宣传。新媒体平台具有信息传播快速，互动性强的特点。在新媒体应用过程中，应充分发挥新媒体平台网络宣传优势，使档案工作有创新、有内容、有互动，提升档案在社会中的价值。通过网络、电视、电影、智能多媒体等媒介，借助手机App、微信公众号，二维码等新媒体，广泛开展档案信息和档案文化宣传，例如，档案行业动态、档案利用效果、历史珍贵档案、档案和民生等，让越来越多的人了解档案维权、存史、资政、育人的作用，扩大档案在社会各界中的知名度和影响力。同时可以借助智能新媒体，深挖社会热点，结合“国际档案日”、时政新闻，历史上的今天等主题内容，开展档案知识、档案文化等系列互动，积极开展档案信息资源进企事业单位、进社区，进家庭等互动活动，以关乎民生，关乎档案事业发展为中心，采取积极走出去，拿回来的互动方式，传播档案文化，让档案社会价值及影响力真正入眼、入耳、入脑、入心。

综上所述，档案信息化建设是档案发展的必然要求和必然趋势，利用新媒体发展档案信息化则是一项重要的内容。我们应该从新媒体角度审视档案信息化发展模式，积极采用新人才、新思路、新环境、新标准，着力推动档案信息化发展，为档案工作的良性、长远发展添砖加瓦。

[1]张菊兰.档案利用的“二次革命”[J].档案学通讯，2005（1）:50.

[2]魏红.新媒体背景下档案管理工作职业发展研究[J].办公室业务，2014（17）:211-213.

[3]张晓伟.新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析[J].新媒体研究，2015（14）.

[4]梁习琴.新媒体时代档案文化功能的实现路径[J].重庆行政，2016（2）:89-90.

杜锋锐，西北民族大学档案馆馆员，研究方向为档案信息化管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.22

G270.7

A

2017-05-03