新形势下创新高校档案管理工作的实践与思考

朱培芳

（南方医科大学档案馆广州510515）

新形势下创新高校档案管理工作的实践与思考

朱培芳

（南方医科大学档案馆广州510515）

以所在高校创新档案综合管理近十年的主要做法及实际成效为例，围绕新形势下高校档案管理工作普遍存在的重视程度不够、管理人员素质不高以及利用服务效果欠佳等现象，分别从思想观念、管理模式、利用服务等方面开展创新进行了阐述。

新形势高校档案档案管理创新管理

创新作为五大发展理念之首，始终是推动一个民族、一个国家向前发展的不竭动力。刚刚闭幕不久的全国两会政府工作报告中指出：我国发展到现在这个阶段，不靠改革创新没有出路。创新在政府工作报告中出现了40次，堪称高频热词。可以说，抓创新就是抓发展，谋创新就是谋未来。

中共中央办公厅、国务院办公厅2014年印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，也明确要进一步创新档案的收集模式、管理手段以及服务机制[1]。

国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中要求“十三五”时期的档案工作要树立以创新为首的发展理念，把创新作为档案事业发展的动力源泉[2]。

面对新形势、新任务、新要求，面对前所未有的机遇和挑战，高校档案管理工作如何进行创新发展，是新的历史时期赋予高校档案管理工作者新的历史使命。我校近十年档案管理工作的实践表明，必须从思想观念、管理模式以及利用服务等方面进行系列创新,才能使高校档案管理工作永葆青春活力。

一、高校档案管理工作的普遍现状

1.对档案工作的重视不够。高等院校作为人才培养和科学研究的基地,在新的历史条件下，迫于自身的发展压力，普遍存在工作重心向教学、科研工作倾斜的现象，档案管理工作普遍存在被边缘化和弱化的趋势，各高校对档案管理工作的重视程度不够，普遍存在“说起来重要、忙起来不要”的现象。

2.档案管理人员的素质不高。大部分高校没有设定专门的档案管理岗位，在人员配置方面，普遍存在由保密岗位人员兼职或临时配备的情况。设有专门的档案管理岗位的高校，很多人员也不是档案管理专业出身，有的甚至不经过专业岗位培训就上岗，人员专业素质普遍不高。

3.档案利用服务效果不好。大部分高校的档案管理工作还停留在最原始最基础的收、管、用状态，对档案信息资源的深层次开发利用和为学校中心工作提供主动服务做得还不够，还不能全面体现高校档案在学校建设和发展中的重要作用。

二、创新档案综合管理工作的主要做法与成效

1.创新指导思想。要创新档案工作，首先要解决思想认识问题。在严格实行部门立卷归档制度，坚持档案工作“三纳入”“四同步”的同时，我校创新性地提出“两全”，强调学校教职员工全员全程自觉参与档案工作[3]223。通过强化“两全”意识，充分调动了全校教职员工，尤其是各级各类档案管理人员的工作积极性和主观能动性，部门立卷的效率和质量大幅提升。这一提法得到广东省档案局监督指导处领导的充分肯定和表扬。

2.创新工作机制。高校档案管理工作是学校建设和发展的重要组成部分，是衡量学校管理工作质量和水平的重要标志。教育部第27号令《高等学校档案管理办法》第三条明确规定：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”[4]我校将档案综合管理工作作为整体建设的重要组成部分，加强组织管理，在档案工作年度评估时，学校分管领导及二级单位主管领导全部参加评估大会，第一时间听取评估检查小组反馈的意见与建议，这一做法得到广东省直单位档案工作协作组专家的充分肯定，并受到广东省档案局通报表扬。

3.创新队伍建设。在档案管理队伍建设方面，我校创新性地构建了三级档案管理网络，并按照各级人员的职责分工，对每级档案管理人员的任职条件进行了明确，经各部门各单位逐级遴选推荐，学校统一审核把关，及时配齐全校档案管理队伍。通过构建三级档案管理网络，有效地开展了全校档案综合管理的层级管理，从而使档案馆的专职档案管理人员能够将更多的时间和精力投入到对档案信息资源的深层次开发利用以及为学校中心工作提供创新服务中去[3]223。

4.创新保管内涵。在档案安全防护工作上，我校首次创新性地提出了“十防”，即在上级有关档案保管“八防”要求的基础上，结合我校实际，创造性地增设了“防超荷载”和“防失泄密”，将档案库房承重能力和保密安全管理列入档案安全防护内容之中，并按学校机关现有职责分工，将“十防”落实到各有关机关部门。这样，使得档案安全防护工作得以更全面、更系统、更有效地开展。

5.创新服务模式。近年来，我校在对广东省档案局科研立项的相关课题开展研究的过程中，创新性地对档案利用服务模式进行了探索，并对具体的运作机制进行了实践。在实现档案管理系统与办公自动化系统无缝对接、功能互动的基础上，创新性地实现了增量档案的在线部门立卷，提高了部门立卷的时效性，进一步增强了文档一体化管理；实现了存量档案的在线主动服务以及远程档案利用服务功能，从而实现了档案利用服务的转型升级[5]38。

我校的档案综合管理工作在创新理念的引领下，经过近十年的努力实践和深入探索，在顺利实现由机关职能部门分散管理向集中统管转变的基础上，档案管理工作年度评估从基本合格到合格再到连续八年优秀，于2011年通过广东省教育厅组织的高等学校档案工作水平评估试点检查，并被广东省教育厅、广东省档案局联合评定为档案工作“省特级”单位，实现了跨越式大发展，迈上了标准化、规范化、信息化建设的良性循环发展轨道。

三、创新高校档案管理工作的思考

1.创新思想观念是关键。思想是一切行动的先导。要想做好新时期高校的档案管理工作，首先就是要解决思想认识问题。要引导全校教职员工，特别是各级领导充分认识到，高校档案作为学校人才培养、学科建设、党政管理以及其它各项活动的原始记录，是学校教学、科研、学科人才建设、党政管理等工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。高校档案管理工作者一定要用发展的眼光、创新的思想来武装自己的头脑，并多形式多渠道做好档案在学校的重要地位和作用的宣传工作。

2.创新管理模式是手段。要创新开展高校档案管理工作，最根本的还是要从管理模式进行创新。随着教育信息化工作的推进和电子档案的日益广泛使用，高校档案管理工作正在由传统的档案实体保管逐步向档案数字化信息利用方式转变，原有的纯手工管理正在逐渐被自动化、网络化的现代化管理方式所取代，档案工作的内容也从单纯地管理档案信息本身，向实现与信息活动有关资源的综合管理方向发展，传统的档案管理模式已经无法满足新时期信息化社会的要求，因此，创新档案管理的模式迫在眉睫。在全面推进智慧校园建设及高水平大学建设的新的历史条件下，高校档案管理工作者要将工作重心从原来对档案实体的管理转移到对档案数字化资源的管理上来；从原来的纯手工管理方式转移到现代化智能化管理方式上来。

3.创新利用服务是目标。无数历史实践证明：有为才能有位。国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》要求“坚持以人为本、服务为先。把以人为本作为档案工作的核心，努力满足社会各方面对档案信息的利用需求，更好地为党和国家各项事业发展服务。”[2]1989年颁布的《普通高等学校档案管理办法》第六条规定：“高等学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。”[6]据此，高校档案馆的工作职责主要有两个方面。一是组织协调、指导监督机关各部门完成收集整理立卷工作；二是提供档案的保管利用，特别是为校领导和机关各部门提供档案利用服务。在新的历史条件下，档案的服务利用方式必将从分散、孤立、局部的被动的实体服务，转向系统、整体、全局的主动的信息服务。所以，高校档案管理的终极目标应该是实现档案服务的多元化、智能化,最大限度地凸显档案的社会价值及经济价值,从而实现高校档案利用服务的转型升级。

[1]中共中央办公厅国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N].中国档案报,2014-05-05.

[2]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要[EB/OL].（2016-04-07）[2016-04-19].http://www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.

[3]张根水.以学习贯彻“27号令”为抓手全面推动高校档案部门立卷制度的实践与探索[J].北方文学（下半月）,2012（7）.

[4]中华人民共和国中央人民政府.高等学校档案管理办法[EB/OL]（2008-09-12）[2016-03-28]. http://www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[5]徐建军.基于部门立卷和信息化条件的档案管理队伍建设[J].兰台世界,2016（13）.

[6]中华人民共和国国家教育委员会令第6号.普通高等学校档案管理办法[Z],1989-10-10．

朱培芳，南方医科大学档案馆副研究馆员，研究方向为图书馆学文献计算机处理方向。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.17

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2017-04-04