河南省高校档案管理信息化建设路径研究

刘建民

（河南大学开封475001）

河南省高校档案管理信息化建设路径研究

刘建民

（河南大学开封475001）

信息化社会的到来，为河南省高校的档案管理工作提出了新的挑战，高校档案管理工作信息化已成大的趋势。目前河南高校档案管理工作中信息化建设存在诸多发展问题，急需转变思想观念，提高认识，加大档案信息化基础硬件投入，建设一支适应对信息化建设的高素质的档案管理队伍，加快推进河南高校档案管理的信息化进程。

河南高校档案管理信息化建设路径

“互联网+”时代的到来，对档案管理工作提出了新的更高的要求。早在2002年，国家档案局出台了《全国档案信息化建设实施纲要》文件，对档案管理中的档案信息化建设提出了新的要求，将档案信息化建设纳入国家电子政务建设和政府信息公开的数据库。作为承担培养和输送高级专业人才的高校，档案信息化建设显得尤为重要。如何充分利用信息技术，提升河南高校档案管理工作的信息化水平和服务水平，更好地推动全省高校各方面工作的科学发展，这是全省高校档案管理面临的新方向和大趋势。

从目前来看，河南省各高校都存在着档案资源信息化建设相对滞后、亟待向前发展等问题。而相对“先天不足”的一些高校，其档案管理信息化建设更有待发展。基于此，本文试从全省高校档案管理信息化建设的发展思路与现实路径方面加以探讨。

一、高校档案管理工作的主要内涵与现实意义

进行高校档案管理信息化建设，首先要明确高校档案管理工作的内涵。作为高校管理工作的重要组成部分之一，档案管理在学校整体发展中发挥着重要的作用。从工作范围来看，高校档案管理主要包括人事档案、学生档案等及学校在工作开展与管理中形成的需有效保存的、有重要参考价值与收藏意义的文献资料、媒体音像制品等。这些档案资料是高等教育事业发展的基础，从档案中我们能够触摸到高校历史发展的昨天和明天，可在档案馆藏资料的借鉴中，有效地解决各高校在发展中遇到的问题。

档案管理系统是一个内容庞大，体系严密的系统性工程，涵盖内容丰富，结构体系明确，全省大多数高校的档案管理信息化建设中主要包括几个方面[1]。

1.档案信息的数字化与网络化。在全省高校档案信息化建设中最基础的组成部分，就是开启档案管理的信息化进程的智慧大门。档案管理信息的数字化，一方面包括纸质档案、文献资料的数字化，照片等图文资料的数字化；另一方面包括录音、录像等媒体档案的数字化，对这些档案资料与文献资料进行数字化的转换。因这些档案的性质不同，管理上难度较大，采用传统的档案管理模式无法满足这些档案查阅的需求。对这些零碎多样的资料，档案管理信息化要做的就是实现其数字化转化，用专业的输入设备与转换器将纸质文件、照片、图纸、音像资料转化为便于查阅与存储的数字化形式[2]。

2.借助专业的管理软件，建立档案信息管理与档案查询利用的互联互通。高校档案管理工作中的重要任务是实现档案资料的数字化转换，而首要的是建立档案信息管理与档案的查询利用之间的互联互通，在建立两者之间联系时需要借助专业的档案管理软件与管理系统。目前河南省高校的档案管理主要包括档案信息的记录、档案信息的检索、档案信息的统计、档案文献资料的有效存储，而在档案管理系统中最为核心的部分是档案资料的查阅与利用，进行档案管理的信息化建设的目的就是形成规范、有效的档案管理系统，为档案的管理与利用提供便利条件，这是档案信息化建设的最终目的。因此，做好档案管理系统与档案的查询、利用之间的联系与协调，是检验档案管理信息化成败的标准[3]。

3.实现档案资源的共享与档案的有效移交。档案管理除了方便检索与查阅外，要做好档案馆之间的档案信息数据资源的有效共享，只有在实现数据资源共享的基础上，广大师生在进行档案管理与检索时才更加方便、快捷，要在档案的管理工作中借助档案资源的共享，才能实现统一综合性的管理。各个高校的档案信息不是孤立存在的，与档案信息的管理、利用是密切相关的，这种资源的共享性贯穿于高校档案管理信息化建设的全过程。在高校档案信息的共享中以数据为核心，根据客户身份的有效确认、档案数据的有效授权等几个方面开展工作。在有效的时间内，客户登记与档案数据进行共享，进行必要的验证后给予查阅的权利，并合理管理用户的查阅记录与查阅范围，真正实现让“信息多跑路、群众少跑腿。”

4.做好档案数据的维护与整理，确保档案信息安全。档案作为一种机密与私人性的文件资料，对于安全性的要求特别高。涉及的安全内容包括身份的保密、身份的确认、用户信息的完整性，如果档案信息被不法分子获取，档案数据的安全岌岌可危。身份认证是通过一定的通讯方式，对进行用户查阅档案时的身份确认，只有确保用户身份信息的准确无误，才可以授予其档案查阅的权利。客用户信息的完整性是指用户个人的信息没有出现被更改的痕迹，是对用户身份的再次安全确认。安全问题是各个高校档案信息化建设必须要保证做到的重要的方面。

二、全省高校档案管理信息化建设的现状与难点

与其他省份高校档案管理相比，我省高校档案管理工作起步较晚，普遍存在专业化程度不够、标准化程度低等问题，这是全省高校档案管理工作的通病。

作为地方高校，其特有属性决定了其各方面发展不能与国家重点高校相媲美。就档案管理任务而言，大都是档案室或基于档案室基础上建立的档案馆承担的。就其建制，往往是以学校的教学辅助部门存在，有的不是独立建制，仅仅是挂靠单位，附属于某个部门。学校往往将经费优先考虑教学、科研第一线，因此就其发展而言，无论是从重视程度，还是扶持力度，大都处于边缘化地位，与其他同类的教学辅助部门不可同日而语。

就目前而言，据笔者调查，河南省高校档案管理工作普遍存在配套硬件不足和档案管理人员编制不足、结构不合理等诸多问题。如基础设施、配套硬件方面，首先是库房不足，很多高校档案室（档案馆）办公、库房合一，没有独立的馆舍，在用房紧张的情况下，只能利用分散保存或定期淘汰等做法；其次，设备配备严重不足，多是电脑、打印机而已，其他专业的信息化设备几乎没有。有的高校，基本的档案管理软件都没有购买安装。再者，就从事档案管理人员而言，往往是人员不足、结构不够合理，面临着人才青黄不接的局面，而档案学专业出身的几乎是凤毛麟角。综上所述，就社会发展总体趋势而言，在今天的互联网+时代，河南省高校档案管理信息化建设亟待探求可行性发展路径[4]。

三、河南省高校档案信息化建设的可行性研究分析

“它山之石，可以攻玉”，地方专业档案馆和重点高校档案管理的经验都可以值得我省学习、借鉴。

1.形成统一标准的档案管理依据。要实现档案管理的信息化，就要为档案的管理制定明确、统一的管理标准，这是实现档案信息化管理的基础和前提。高校这一特殊主体的档案标准化管理与建设是指借助各种规范与标准，进行档案管理，实现档案的科学性与统一性。这是保证高校档案管理其他工作正常开展的基础性工作。但目前全省高校的档案管理中各自为政，管理标准不统一的现象十分严重，在进行高校档案管理信息化建设时，要尽快打破高校档案管理上混乱、分散的状态，整合成统一标准的、规范性的档案管理模式，为档案管理提供管理的科学性依据。在档案管理标准的制定时，要专门召开档案管理全体会议，统一高校档案管理人员的思想与行动，分析档案管理的发展趋势，借鉴先进的档案管理标准，在档案管理标准的制定时要兼顾各方面的利益，综合考虑制定出各方都比较认同的档案管理标准。目前，比较认同的档案管理标准有网络数据库标准、文献检索标准等等，只有形成统一的高校档案管理标准，才能加快推动高校档案管理的信息化建设进程。

2.实现档案资源网络传输与信息共享。高校中最常见的还是以纸质档案为主，前面提到过高校的档案管理首先就是将档案的载体统一起来，即实现由纸质到电子的转化。鉴于纸质文献资料在实际的档案管理中出现的占用空间大、环境要求苛刻及工作量大与查阅不方便等突出的建设问题，在由纸质档案转化为电子档案之后，弥补了纸质档案管理的不足，基本解决传统档案的泛黄与污损，保证档案文献的正常查阅，在完成档案的数字化转换工作后，借助现代的档案管理软件，对电子文档资源进行排序与整理，分门别类的放置到各个文件之中，存储与备份上都方便、快捷，也能更好的实现档案资料的网络传输与信息资源共享。

3.提高思想意识，将档案管理工作纳入学校管理工作之中。在多数人的眼里，档案工作就是一项简单的基础性工作，无非就是简单的保管、存档，这或许是与档案工作很难直接或明显产生社会效益有关。所以，在高校全盘工作中，档案工作不受重视的现象十分普遍。在“互联网+”的时代，档案管理信息化工作的开展，首先要求从思想上转变观念。正如前文所述，高校档案管理信息化工作的有效开展，必将打破纸质的时代，在为学校发展提供可触性历史的基础上，档案馆（室）要充分发挥其自身优势，更好地服务教学和科研。所以，从广大教职工到学校领导，都应该转变观念，提高思想认识，将档案管理工作纳入学校管理工作之中，加大对档案管理信息化工作给予人、财、物等各方面支持力度。如在推动高校档案的信息化建设中，要做好硬件设施的完善，加大对硬件基础设施的投资。在档案管理中常用的硬件设施包括计算机、非线性高速扫描仪、数字化的存储设备、数据资源库、数据网络连接器等等，这些都是进行高校档案信息化管理的硬件基础。在硬件设施完善配备的基础上，也要注意定期更新设备与系统，跟上时代的步伐，不至于淘汰落伍。

4.打造一支高素质的档案管理队伍，推动全省高校档案管理的信息化建设。在全省高校档案管理中，占据主体地位的是档案管理人员，档案管理人员的管理水平与综合管理素质影响着档案的管理效果，也决定着档案管理信息化程度的高低。要想实现高校档案的信息化建设，一要做好高校档案管理人员的培养，从档案管理人员的专业管理技能、职业道德素养、个人品格魅力等方面进行全面的培训与指导，可采取走出去、请进来等多种方式进行；二要在学校内部建立科学、完善的档案管理培训体系，有计划、有针对性的进行培训，培训内容要全面，培训方式要合理，重点培养高校档案管理人员的现代档案管理知识、计算机网络使用技术、档案法的有关规定等等，既有理论知识的教育与指导，又有操作能力的演示与示范；三要在进行高校档案管理的信息化建设时，着力打造一支高素质的档案管理队伍，使档案管理人员在短的时间内，以最佳的工作状态融入到高校的档案管理中，积极投入到高校档案管理的信息化建设进程之中。经过专门培训的档案管理人员必须掌握最先进的档案管理方式，以满足高校档案管理的需要，最终实现档案管理工作的信息化与数字化。

5.在进行高校档案信息化建设的同时，还要注意网络安全建设。高校档案管理的信息化建设在带来管理便捷的同时也带来了一系列的安全隐患问题，加上档案所具有特殊性质，对于网络的安全性要求更高。因此，在高校档案管理信息化建设时要充分保证网络的安全与稳定。在档案管理网络安全建设时可从以下着手：一方面要对高校的档案管理人员进行专门的上岗培训，加强其档案安全管理意识，端正工作态度，避免个人工作失误，认真做好对计算机网络黑客的有效监控与防御，定期检查计算机网络设备，防止因上述原因导致档案销毁或丢失现象发生，做好档案工作的安全性管理；另一方面要做好高校档案的保密工作，学校对于档案的保密有明确的界定，有的档案是没有查阅限制的，有的档案只允许内部人员查阅，有的档案是需要严格保密的，作为高校的档案管理人员要熟知并明确这些档案规定，在实际档案管理的过程中切实做好档案的安全保密工作。在高校档案管理信息化建设时要把档案安全放在档案管理的重要位置，保证档案的保密与安全性。根据各个学校的不同情况，应制定合理的档案管理安全条例，对于违犯条例的行为要给与严厉制裁，同时要加强对档案管理人员的安全保密教育，采取责任到人的策略，每一环节都要分工明确，出现问题全权负责。同时我们可以借鉴并引入国家有关部委制定的有关计算机网络安全防护措施，借鉴兄弟院校先进的网络管理经验，在档案安全管理的过程中，结合物理手段有效的防范网络“黑客”，严防网络“病毒”入侵，认真做好高校档案的安全管理工作，为河南省高校档案管理的信息化建设提供安全的建设环境。

[1]孟世恩，王颖，何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2004（5）.

[2]李连第.构建档案馆数字化设想实现档案信息资源共享[J].济南职业学院学报，2006（5）.

[3]张莉萍，胡杰军.高校档案信息数字化、网络化建设的实践与思考[J].十堰职业技术学院学报，2009（4）.

[4]李海军.档案管理信息化之理念探讨：以高校档案管理信息化建设为背景[J].北京档案，2007（2）.

★该论文荣获2016全国档案工作者优秀论文二等奖。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.12

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2017-02-23