新建本科高校教学秘书的工作特性及素质要求

徐新丽，杨江帆

（武夷学院 茶与食品学院，福建 武夷山 354300）

新建本科高校教学秘书的工作特性及素质要求

徐新丽，杨江帆

（武夷学院 茶与食品学院，福建 武夷山 354300）

教学秘书是高校教学管理队伍中重要的组成部分，在提高新建本科院校的教学质量起着不可忽略的作用。教学秘书的工作具有服务性、规律性、协调性、辅助性、责任性，这些都要求教学秘书具备乐于助人和甘于奉献的思想素质、扎实的业务素质、良好的心理素质以及创新的能力。客观认识教学秘书工作特性及对其素质要求，加强教学秘书队伍的建设，对提高教学秘书的工作效率和质量，保证教学工作顺利运行有着非常重要的意义。

新建本科高校；教学秘书；工作特性；素质要求

高等学校的基本职能和根本任务决定了教学在学校的工作中的中心地位，明确了高等学校教学管理在管理中的重要地位。2011年，教育部在《教育部普通高等学校本科教学工作合格评估指标和基本要求》文件中提出新建普通高校必须要拥有一支结构较为合理，人员基本稳定，服务意识较强，注重教学管理队伍培训，积极开展教学管理研究，有一定数量的研究实践成果的队伍。而教学秘书作为高校教学管理队伍的重要一员，是奋斗在最前线的教学管理工作人员，在促进新建地方本科院校的教学质量的提高起着莫大的作用。客观地认识教学秘书的工作特性，了解教学秘书工作对其素质要求，对做好教学秘书工作有着重要的意义。[1]

一、教学秘书的工作特性

教学秘书作为基层的教学管理人员，接受院系和教务处的双重领导，不仅需要完成院系领导交予的各项工作，同时要按照教务处的要求，完成教务处布置的任务。教学秘书同时扮演着教学工作的管理者和服务师生的服务者双重角色，既要对日常的教学工作进行管理，又要为院系师生提供教学相关的服务。从教学秘书的工作任务和工作内容可以总结出教学秘书的五个工作特性，分别为：服务性、规律性、协调性、辅助性、责任性。[2]

（一）服务性

教学秘书工作的最终属性就是服务性，为教学服务、为院系师生服务、为教学主管部门服务、为院系领导决策服务。[3]要提高工作主动性，当师生在学习上或者生活上遇到困难时，要及时伸出援助之手，尽己所能地为他们提供帮助。教学秘书的服务性体现在日常的教学运行过程中，以课表编排工作为例，课表是高校教学正常运行的组成部分，是教学秩序稳定维持的保证，编排出一份科学、合理的课表显得尤为重要。首先要掌握学生学习规律，一般来说，学生上午精力较充沛，学习效果较好，适宜安排一些主干课程和难度较大的课程；下午学生较易疲劳，学习效果一般，适宜安排一些次要课程或者较易被理解的课程，或者体育、实验及一些实践性课程。为了方便学生更好地消化吸收知识点，必须保证一门课连上节次最多不能超过三节，对于平均周课时超过三节的课程，需要分两次或多次授课。同时，在维护教学规律的同时，应尽可能地满足任课教师对于排课所提出的特殊性要求。针对在外进修、学习的教师，可采取集中授课的方式，将课程集中安排在上半学期或者下半学期；针对外聘教师同时在其他行政部门或者企业任职的情况，其担任的课程应尽量安排在晚上或者周末，以维持课表的稳定性；其他如年轻女教师怀孕、休产假、需要接送小孩上下学以及教师身体原因等情况也应酌情考虑，根据其需要进行排课。教学秘书在编排课表的过程中要一直秉承“以人为本”的理念，兼顾效益和人文关怀，要肯动脑筋、花时间，编排出让学生满意、教师满意的课表。

（二）规律性

教学秘书工作主要是协助分管教学的院长处理学院日常的教学管理方面的大小事务，内容主要包括落实开课计划、编制安排课程表、教师资源管理、教学场地资源管理、学籍管理、期末、等级考试考务安排、学生成绩管理、教学材料收集整理与归档、教材征订与管理、教研与教改项目的组织申报与管理、实践教学管理、教师教学工作量及津贴的核算、教学质量监控以及突发事件的处理等。虽然教学秘书工作的工作量大且牵涉的范围广，但是大部分工作都可以划归为常规工作，都是可以从中探索出一定规律来遵循的。教学秘书在工作过程中要擅于总结规律，合理规划和安排每个阶段应该要做的事情，不要坐等教学管理部门或者院系领导安排、指令、下达任务，要积极决主动地去开展工作，将工作做在任务前面，从而有效保证教学管理工作的质量和效率。以学期为周期，教学秘书工作可集中划分为期初、期中、期末三个时间段，期初的工作重点是保证课表、教材、教学用具等到位；保证学生的补考工作和重修安排顺利进行；保证教学材料的收集完整。期中时段要按照教学管理部门的要求，准备期中教学检查的材料，确定下一学期的开课计划，征订教材，安排教学任务，编排课表。期末时，工作最为繁琐，要保证期末考试工作顺利开展；保证成绩登记及时准确并将成绩通知到相关学生和教师；为下学期开课进行相关准备工作。教学秘书工作的规律性也体现在以学年为周期，每个学年的春学期，主要需要安排毕业生相关的工作，如：毕业论文答辩，毕业生补考，毕业资格审核，毕业证发放等；每个学年的秋学期，主要需要做好新生工作，如新生入学注册，新生入学教育等。只要掌握了上述规律，教学秘书在教学管理工作中合理计划、提前部署，便不会临阵手忙脚乱。

（三）协调性

教学秘书作为工作在基层的教学管理人员，在教学主管部门、院系领导、教师、学生、其他院系及部门之间起着上传下达，沟通信息的作用，在教学管理队伍中事务最具体，是其中最活跃的因素，其协调功能贯穿于整个教学管理运行工作。教学秘书积极主动地与工作对象建立融洽的关系，是提升工作质量，提高工作效率的保障。以期末考试安排为例，考试安排表涉及到的信息诸多，包括课程考核方式、考试试卷的确认以及参加考试学生名单、考试时间、考试地点、监考老师、巡考人员等的安排，需要沟通协调的事务繁多，稍有不慎就可能造成严重的教学事故。教学秘书在编排考表时需要与相关人员沟通：（1）课程考核方式确认：部分课程的性质决定了适宜采取实践操作或者开卷笔试等考核方式，需要提前跟任课老师确认。（2）考试试卷的确认：本院系承担的课程由分管教学领导选取期末考试时间，由其他院系承担的课程要与其确认该课程是否在多院系多专业开设，是否使用相同试卷，以及是否需要统一时间等信息，以免试卷泄露。（3）考试学生名单确认：除了本学期正常参加考核的学生，还有部分学生申请重修或者缓考，需要予以安排。（4）考试时间安排：事先征求学生和老师的意见，合理安排考试时间间隔，同时避免有重修考试的学生的时间冲突。（5）考试地点调度：尽量使用分划到本院系管理的教室，若需使用其他院系管理的教室应事先与其沟通、协调，以免冲突而造成教学事故。（6）监考安排：排除教师有其他工作任务或个人事务后，优先安排任课教师、班主任、辅导员，尽量平均监考任务。巡考一般安排院系领导和教务管理人员。考试安排表确定后，要及时准确地通知到学生、教师以及其他相关人员。一份合理的期末考试安排表，从根本上保证了期末考试的顺利进行，这其中需要教学秘书的多方协调，统筹安排，做好各方之间的纽带与桥梁。

（四）辅助性

教学秘书的主要工作职责就是按照教学主管部门、院系领导的要求，协助完成院系的各项教学管理工作任务，保证教学工作顺利开展。教学秘书在工作过程中要注意及时收集、整理各类教学相关信息、调查教学中存在的问题，研究新的解决方案，将各类信息呈报给相关领导和部门，为他们做出相应决策提供依据，以保证教学秩序，促进教学改革，提高教学质量。同时要协助院系领导做好本院系的日常教学管理工作和有关教学管理文件的贯彻执行工作，维持教学高效的正常运行。教学秘书可以从进行教学检查、开展教学信息调查、规范各种教学管理规定等方面开展工作。（1）教学检查：除了通过集中性的期初、期中、期末教学检查，平时可采取日查、抽查的方式进行教学检查，了解教师和学生的上课情况，将检查过程中发现的问题及时向院系领导汇报。（2）教学信息调查：以三种形式开展，一是向学生发放问卷有针对性地调查教师上课的各项指标；二是定期召开学习信息员会议，全方位征集学生的学习需求和亟待解决的问题信息；三是召开教师座谈会，了解教师对所担任课程的班级学生的评价和建议，以及他们对院系教学管理工作的意见或建议。（3）贯彻执行教学管理规章制度：教学管理规章制度教学活动组织实施的依据，只有严格执行教学管理规章制度才能保证教学管理的规范和教学质量的提高。教学秘书要正确定位，当好参谋，起到教学辅助的作用，在工作中要明确工作职责，做到“到位不越位，参与不干预，出谋不决策”。

（五）责任性

教学秘书的工作琐碎、繁琐，平常，无可量化，看起来很平凡，没有什么光辉业绩可言，却是教学事故多发地带，教学秘书的工作有着非常强的责任性。在高校扩招的大环境下，很多高校每个院系四个年级上千学生却还是只配备一名教学秘书，需要负责整个院系的所有教学、教务管理的具体工作，特别是在期初和期末，各项工作纷至沓来，教学秘书疲于应付，很容易出现差错，导致严重的教学事故。因此，教学秘书在工作中时刻秉着“教学无小事”的原则做事。以期末考试的通知为例，期末考试安排表经院系、教务处审核确认后，教学秘书需要及时将考表发布出去，保证学生、监考老师、任课教师、巡考老师能够按照要求准时参加考试和完成各自的任务。笔者在采用诸多渠道如院系公开张贴、QQ群、飞信的方式通知后仍然有个别教师反映因为没有接到通知而未能准时参加监考。考虑到确实存在考试安排表发布与监考时间间隔较长，导致教师容易忘记的情况，对此，笔者单独编制了一份监考安排表，以一个场次为单位，将所有有监考任务的老师用颜色标注，每个场次哪些老师有监考任务或者每位老师哪个场次有监考任务都可以做到一目了然。此外，加强通知力度，每场考试前半天在QQ、飞信中列出考试科目、任课教师、监考老师等相关信息。通过此举，保证了期末考试工作的顺利进行。教学秘书要热爱教育事业，保持高度的责任感意识和教育树人的使命感，爱岗敬业，全身心地投入到教学管理事业中，发挥自身的能量，贡献自己的力量。

二、教学秘书的素质要求

随着高等教育的普及化程度不断深入和高校院系二级管理程度的不断强化，随着办学层次和办学模式不断增加，高校教学管理工作专业性更强，复杂性更大，对教学秘书的能力和素质要求也越来越高。为了更好地配合院系领导维护教学工作的正常运行，教学秘书应当不断学习，努力提高综合素质，适应新形势下教学管理工作的需要，成为一名合格的教学秘书。

（一）思想政治素质

高校教学秘书要加强学习和研究马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，以及高等学校教育理论知识。坚持我国社会主义大学的办学方向，贯彻执行党的教育方针和政策，忠诚党的教育事业。教学秘书的工作繁杂琐碎，工作量大，并且具有很强的时效性，时常需要加班加点，下班后仍然需要处理一些工作上的事情。结合教学秘书工作，要保持良好的敬业精神和主动的服务意识，具备高度的责任感和助人为乐的精神。以教学工作的顺利运行作为目标，全心全意地为教学服务，为师生服务。[4]

（二）业务素质

教学秘书从字面上分为“教学”和“秘书”，应当至少掌握两方面的知识结构。[5]1.教学秘书应掌握高等教育管理学、心理学相关理论，熟悉学校的各项教学管理规章制度，了解本学院的专业设置、人才培养方案、课程设置及教学内容、教学环节及各项教学工作的实施流程。2.教学秘书需要掌握基本的秘书专业的知识，包括秘书学、公共关系学、行政管理学、应用文写作、档案学等。此外，教学秘书应熟练掌握计算机应用操作技能，利用现代教务网络管理系统处理教学管理事务，提高工作质量和效率。

（三）心理素质

教学秘书处于教学主管部门和院系的双重领导，需要打交道的部门、对象较多，经常会遇到挫折和困难，有时还会被误解。责任和权利严重不对等使得教学秘书诸多工作难以更有力开展。教学秘书工作繁杂，稍有不慎就会导致教学事故，引起多方责难。很多高校对教学秘书的作用认识不够，把教学秘书当成专职打杂跑腿的，干的就是一些简单的不需要动脑筋的事情，加之教学秘书与教师、科研人员在身份、地位、待遇、职称评定等方面有一定的差距，给教学秘书在心理上造成一定的落差。对此，教学秘书要学会心理调适，提高心理素质，保持高尚的人格，乐观向上，积极进取，把平凡的工作做的不平凡。

（四）创新能力

在高校改革的新形势下，教学秘书需要转变观念，在完成工作的基础上发挥主观能动性，努力实践，提出新观点、新方法，开拓创新。[6]不能因循守旧，完全凭经验做事，拒绝接受新事物，针对教学管理工作中不合理的部分能够大胆地进行改革，有创造性地去开展工作，要学习先进的教学管理理念和方法，并运用到工作中去，解决在工作中遇到的问题，提高教学管理水平。

总之，客观地认识教学秘书的工作特性，正确理解其在教学管理过程中所起的重要作用，同时了解教学秘书工作对其素质要求，可以更好地发挥其在教学管理工作中的作用，保证教学工作的顺利开展，提高教学质量和教学水平都有着十分重要的意义。

[1]李中琴,周雪玲.加强地方新建本科院校教学秘书队伍建设刍议[J].保定学院学报,2015(2)：103-105.

[2]徐新丽.浅谈如何提高教学秘书工作质量[J].教育教学论坛, 2014(42)：32-34.

[3]武丽丽,蒋洪瑞.掌握工作特点做好教学秘书[J].山西财经大学学报(高等教育版),2009(1)：80-82.

[4]刘丹.浅谈如何做好高校教学秘书工作[J].桂林师范高等专科学校学报,2008(2)：146-148.

[5]徐东.教学在高校教学管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报(高等教育版)2009(3)：58-60.

[6]马丽云.对做好高校教学秘书工作的认识与思考[J].玉林师范学院学报(哲学社会科学),2014(6)：120-123.

（责任编辑：陈 虹）

TheW ork Characteristic and Quality Requirement of the Teaching Secretary in New ly Established University

XU Xinli,YANG Jiangfan
(School of Food and Tea,WuyiUniversity,Wuyishan,Fujian 354300)

Teaching secretary is an important part of the teachingmanagement in Colleges and universities.It plays a non-negligible role in improving the quality of teaching the new undergraduate college.Teaching secretarialwork has the following features such as service,regularity,coordination,subsidiarity,responsibility，which would require teaching secretary have thought quality of helpfulness and dedication,excellent service quality,good psychological quality and creativity.Objective to know the working characteristics of the teaching secretary,understand the teaching secretary work of the quality requirements,strengthen the teaching secretary team building to improve the efficiency and quality of teaching secretary work to ensure the teachingwork smoothly has a very important significance.

newly established university;teaching secretary;working characteristic;quality requirement

G647

A

1674－2109(2017)01－0088－04

2015-06-18

福建省省级人才培养创新实验区(SJ2010008）。

徐新丽（1984-），女，汉族，研究实习员，主要从事高等教育教学管理研究。