不动产统一登记档案管理研究

文辽宁省不动产登记中心 丁文博

不动产统一登记档案管理研究

文辽宁省不动产登记中心 丁文博

不动产统一登记制度改革工作，已在全国范围内展开。实施不动产统一登记制度，就是要将原来分散在各部门的登记职能整合到国土资源部门，建立权责一致、运转高效、法律保障的不动产统一登记体系。作为不动产登记过程中产生的档案资料管理是实施不动产统一登记制度的重要组成部分。直接关系到不动产统一登记工作能否顺利开展、登记信息能否方便查询、登记结果的社会公信力等问题。较之机构、职责整合工作，登记档案整合、管理工作更加艰巨、繁重。

不动产登记档案基本概念

不动产登记档案是指不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更、注销、更正、异议、预告、查封等工作中形成的具有保存价值的真实记录。其记载形式为不动产登记簿，包含以相关纸质文字、图表描述、网络登记表为主的原始凭证材料。其内容形式包括文字、数据、图表等；其载体形式包括纸张、胶片、磁盘、光盘等；其记录形式包括书写、印刷、光学电子记录等。是依据《宪法》《民法通则》及《物权法》等有关物产权属方面的法律法规，由不动产登记机关制作的不动产物权公示证明载体，主要是以不动产登记簿的形式记载特定不动产自然状况、权属状况、权利限制状况等事项。

不动产登记档案不仅是权利人证明权益的法律凭证，同时在国土资源保护、地籍调查、住房保障、民事诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等方面均发挥重要作用。

不动产登记档案的特点

不动产统一登记制度改革是分散登记过渡到统一登记管理模式的变革，涉及社会各个层面的改革与创新。各部门的不动产登记档案均是日常活动和工作成果的真实记载，它不仅是各部门管理工作的一项重要内容和基础工作，也是全面科学履行职责的重要保证，因此不动产登记档案应具备以下特点：

1.不动产登记档案客观真实地记载了特定物权的自然状况与权利归属状况，是不动产物权公示的主要证明文件，其具备唯一性特点。在一个特定区域内的不动产登记档案只能由不动产登记机关统一形成、积累、保管和开展利用。

2.不动产登记工作是由县级以上行政主管部门负责指导、监督、管理，属行政管理事项。不动产登记档案是由不动产登记机构依法通过特别程序制作的并通过法律手段强制赋予法律推定力和社会公信力，其具备法定性特点。

3.不动产登记档案主要是以簿册的形式记载不动产登记管理过程中形成的具有保存价值的原始凭证，反映了不动产在转移、抵押、变更过程中的权属来源和审核依据，所以其格式应严格统一、内容应具体详实，避免因模糊遗漏而造成权属纠纷，因此其具备规范性特点。

4.在实际的不动产登记过程中需采集权利人个人信息及企业经营行为等隐私信息，档案中包含有个人身份证明、婚姻情况、诉讼、遗嘱、继承关系、抵押借贷关系等证明文件，因此其具备私密性特点。故在档案管理工作中应严格执行保密要求，维护权利人合法权益。

5.不动产登记档案记录着权利的设立、变更、转让、消灭等过程，不动产登记档案记录的信息会随着不动产权利的转让、抵押、注销、继承、赠与等活动不断更新，因此其具备动态性。不动产登记档案作为一种专门档案，为了保护不动产交易的安全，只要不动产客观存在，其权属问题就需要得到不动产登记档案确切的证明,因此其又具有持久性。

不动产登记档案的作用

1.保障社会公信力的基础

不动产登记是对某一特定不动产权属的变更进行准确记载与反映，并以公开透明的方式为相关当事人、利害关系人提供查询与利用。显然，不动产登记档案的作用是需要通过“公示”之后体现出来的。国家法律也赋予了不动产登记档案“公示”后的公信力，当实际权力状况与国家赋予的不动产物权权力状况不相符时。则可以将不动产登记档案的公示原则作为依据，利用国家法律保护交易行为的合法性与有效性。

2.证明不动产物权状况的权威文件

不动产的物权在法律上是唯一的，不动产登记档案是确定不动产物权拥有者的原始材料。在一宗特定不动产上不能有多个物权同时存在，是不动产物权拥有排他效力的原因。在此原则下不动产登记档案具有唯一性。且不动产登记档案管理是国家赋予相关职能部门的权利，受到法律保护，也决定了其具有的权威性。在发生物权纠纷时可作为最有效、最直接的证据。

3.伴随着不动产物权长久存在的

在市场经济条件下，各种商业交易活动频繁进行的进行，致使不动产物权不断更迭和转移。当出现不动产权属交易纠纷时，不动产登记档案就成为明确不动产物权的根本依据，只要不动产实体和档案同时存在就能够确定不动产物权的归属问题。因此，不动产登记档案必须与登记的不动产一同得到保存。

不动产登记档案的管理手段

随着不动产统一登记工作的全面展开，不动产登记档案的种类、数量在不断增多。实现不动产登记档案的集约化管理是对如此庞大信息进行管理的必由之路。要对基础档案进行研究，并利用互联网、云计算等相关技术在档案管理工作中发挥作用，从而实现不动产登记档案管理的信息化发展。

1.加强管理制度建设

建立完善的管理制度体系，是保障不动产登记档案管理工作的顺利开展的前提，首先相关法律法规和规章制度要科学、合理，要结合实际情况以及管理工作的具体特点来制定，这样才能满足不动产登记档案管理工作的实际需求。另外还需要建立双向性的约束机制，在对工作人员进行约束时，也需要对管理人员的行为进行有效约束，并通过完善的奖惩机制，保证管理制度的有效落实。

2.提高档案管理人员综合素质

不动产登记档案管理信息化建设离不开人才的培养。因此不动产登记机构应重视档案管理人才的重要性，要为档案管理人员提供较为系统的培训环境，用最具权威的理论普及促进其自身知识结构的优化，并以此来完善其自身的理论储备。还需要通过实践使档案管理人员在培训环节所形成的知识体系与实践相结合，进而全面促进档案管理人员综合素质的整体发展。另外还需要创造不同机遇，激发工作人员在信息化技术的环境下提高自我创造性，进而提高档案管理信息化建设的工作效率。

3.统一信息化管理标准

现代化档案管理工作的核心是对计算机的应用以及对网络技术的全方位掌握，因此档案管理部门应以计算机及网络信息技术作为载体，运用科学化的手段在不动产登记档案信息的收集、整理、审核、归档、利用等方面实行统一的业务规范、技术标准。统一实施档案信息化管理，保证档案资料信息及时录入电脑；统一进行审核，保证数据真实准确；统一对外提供档案查询服务，保证数据信息和实际信息一致。不动产登记机构要配备专职档案管理人员负责不动产登记簿和相关档案资料的保管工作，对电子介质或是纸质介质的档案，依托计算机和网络技术，进行异质异地安全备份，保证数据安全。初步实现“纸质档案数字化、电子文件档案化、档案工作信息化”的目标。

4.推进不动产登记档案信息化利用

不动产登记档案资源的信息化、网络化，是档案管理工作的一个必然趋势。各级不动产登记机构应改变传统的思想观念，树立创新意识，增加信息化建设的相关投入，充分利用办公系统及云空间技术，促进不动产档案在更大范围内的共享。应建立数字档案室，使不动产登记档案管理方式向多媒体、数字化管理方式转变。充分运用用户注册、技术加密、身份验证、检查权限、系统日志备份等方式，增强数据系统的安全性，提高不动产登记档案信息的利用价值。