网络环境下档案编纂的传播与推广

刘鸿臣

（辽宁省临床检验中心 沈阳 110016）

研究探索

网络环境下档案编纂的传播与推广

刘鸿臣

（辽宁省临床检验中心 沈阳 110016）

根据中国互联网信息中心（CNNIC）发布的《第39次中国互联网络发展状况统计报告》最新统计数据，截至2016年12月，中国网民7.31亿，互联网普及率53.2%，网络已成为我国居民获得信息资源的重要途径。本文以网络为大背景，对网络环境下档案编纂工作及档案编纂成果传播情况进行分析，指出当今档案编纂材料应积极为社会、人民所利用，充分发挥其作用，不断拓展传播途径，扩大传播范围，使档案编纂成果得到进一步推广。

网络 档案编纂 传播推广 手段

在信息技术高速发展的今天，网络显得日益重要，各行各业都受到网络技术浪潮的强烈冲击。在这种大背景下，档案编纂工作也不例外，同样受到了较大的影响。传统的档案编纂工作也在悄悄地发生着变化，而这种变化是必然的，档案编纂工作必将向着网络化的方向发展。可以说网络环境下的档案编纂工作是计算机网络发展与档案编纂工作相结合的产物。

我国档案编纂历史悠久，档案编纂工作源远流长。“我国档案编纂实践活动起源于原始社会末期，《左传》记载有三坟、五典、八索、九丘之书。春秋末，孔子编订‘六经’开创了私人编纂档案的先河。”[1]经过2500多年的发展和近代国际档案编纂领域的影响，我国已经拥有一套相当完备的档案编纂理论和实践体系。

档案编纂工作在档案工作中有着重要的位置，是提高档案室服务质量的重要手段之一。编纂能够解决档案文件数量繁多、保存分散与用户集中、专题利用之间的矛盾。通过档案编纂来完善档案基础工作，从而更好地向社会提供利用，增强社会的档案意识，宣传档案编纂的成果。在档案工作人员与利用者之间建立起一种沟通的途径，打开了信息资源的宝库，为用户提供高质量、高时效的利用和服务。

一般来说，编纂过程就是指将某一部分相关档案的信息经过编纂者的劳动转化成档案文献出版物的过程。有人这样定义档案编纂：“档案文献编纂就是编纂者按照一定的题目要求，对档案信息进行收集、筛选、审核、加工、整序、评介，以档案文献出版物的形式向社会用户提供档案文献信息的工作。”[2]其实，向用户提供利用不一定仅局限于档案编纂出版物，传统的方法还有制作内部参考等。而如今网络也正成为用户利用档案编纂出版物的重要途径之一，而且地位日益突出，作用日益明显。

一、网络环境下档案编纂传播推广的优势

档案文献编纂作为以传播档案文献为目的的工作就必须体现这种传播的功能。传统的出版发行无法保证发行数量与发行范围充足与广泛，这包括资金与宣传力度的影响。另外，像内部参考这类的编纂形式因其发行范围的关系又不能保证档案编纂成果的广泛传播与利用，这类传统的方法具有很大的局限性。而利用网络形式传播则不会受到以上因素的影响，而且还具有很多其他的优势。

1.档案编纂成果的表现形式。传统档案编纂与网络环境下档案编纂在表现形式上存在着较大差异，传统档案编纂一般分档案编纂公开出版物和内部参考，其载体均为纸制书本，是固定、不可变更的；而在网络环境下其载体有了根本性的变化，它以数字信息的形式存储且可以自由地转移传送，而内容却没有改变，使其更加灵活、方便，更利于档案编纂的传播与推广。

2.档案编纂成果的成本。传统档案编纂模式往往要耗费巨大的财力，这就使得很多档案机构无法承担档案编纂出版物的高额费用，也是一般档案机构内部参考较多而出版物较少的重要原因。这种现象造成的直接后果是档案编纂成果的传播范围明显缩水，使其不能得到广泛的传播与应用，这样档案编纂工作也就失去了它应有的存在意义。在这一点上，网络环境下的档案编纂就占尽了优势，它的成本甚至比内部参考物还要低得多，不需要很大的投入却可得到成倍的宣传效果。

3.对档案原件的保护。孤本档案的利用难免使其磨损严重，影响到档案的完好保存，甚至缩短其寿命。传统档案编纂工作可以在一定程度上避免这种现象的发生，但在编纂过程中不可避免地要对这些孤本档案经常翻阅并造成一定损害。不过对于网络来说这可能根本算不上问题，因为数字化后对档案编纂成果进行网上利用根本不涉及对档案原件的影响，从根本上解决了档案因磨损而影响其寿命的问题，使更多人能够接触到这些珍贵档案的编纂成果。

4.突破时间与空间的限制。网络环境下的档案编纂传播可以突破时间、空间以及范围的限制。在传统的档案编纂工作中，需要这些编纂信息的人们中，只有一部分人能最后接触到这些他们所需要的档案编纂材料。而在网络环境下，人们可以随时随地对档案编纂成果进行访问，并且避免了平时按照档案馆、室复杂的规定程序和开馆时间、地域等问题的困扰，随时随地提供利用。再者，在传统环境下同一种档案编纂材料的发行量是有一定限定的且上限较小，同一份材料同一时间利用者的数量被限定在一个很小的范围内。而在网络环境下，档案编纂材料在同一时间可以被许多人同时利用，同时关注、同时研究。因此，网络环境下档案编纂材料的传播突破了时间与空间的限制，使档案上的信息能被需要它的人们普遍地获得，使档案编纂信息得以广泛地传播与利用。

5.新技术吸引更多的利用者。利用先进网络技术，各种多媒体信息将成为档案编纂的新亮点。它将声像档案、图片档案、文字档案等整合起来，以更加丰富多彩的编纂形式呈现给读者，从而突破传统单一的纸制档案编纂表现形式，提高了档案信息传播的生动性、形象性，使编纂成果更具有吸引力、感染力。可以满足人们对档案信息更多的个性化要求，满足利用者的特殊需要，从而吸引更多的利用者，使档案编纂成果得到进一步传播。

二、网络环境下促进档案编纂成果广泛传播和推广的手段

这种新兴的档案编纂方法的传播要依附于网络，以档案网站作为档案工作者对外交流合作和互动的工具和平台。在互联网上，每天都有大大小小的网站如雨后春笋般涌现出来，要想让档案网站为人知晓并访问，就要有一定的方法。档案编纂工作的最终目的是为了利用，所以其传播的广泛性就显得非常重要。为了使档案编纂成果得到广泛利用，就要提高档案网站的浏览率。我认为有以下几种方法比较有效。

1.在搜索引擎网站注册。在搜索引擎网站注册是档案网站在线推广的各种方式中最重要的一种。因为搜索引擎的网络搜索作用已经成为通向互联网的必经之路，利用搜索引擎是上网用户获取他们不熟悉的网站或内容最常用的方法。因此，在百度、谷歌、搜狗等有影响力的搜索引擎注册可以提高档案网站被访问的机会，从而扩大档案网站的影响力，提高档案编纂成果的利用率。

2.经常更新网站内容。档案网站上的内容要经常更新，能给用户带来新鲜感。这就要求不断将新的档案编纂成果及时发布到网络上，也是对档案编纂工作的一种促进。根据用户的需要开展编纂工作，从而使档案编纂成果更广泛地传播。

3.和其他网站建立友情链接。链接是因特网在信息组织上的本质优势和功能。因特网之所以成为网状，就在于它利用超文本链接把各个站点关联在一起。在某种程度上，网站链接相对于搜索引擎注册来说，能够更迅速、有效地吸引访问者，并扩大影响力。在利用网站链接方式推广档案网站时，应优先选择那些档案网站及与档案网站相关的站点，如博物馆网站、文化馆网站、图书馆网站等，从而进一步提高档案网站的利用率。

4.在网页开辟档案编纂论坛。档案学者和利用者可以通过这个网络窗口，就档案编纂工作中的问题进行讨论，对利用者的需求进行收集，与利用者建立联系渠道，利用者也可以随时发表意见或提出建议。借助于网络，档案编纂工作从传统的半封闭系统转变为全面的开放系统。编者可以避免选题的盲目性，利用者也能获得前所未有的主动性。利用网络，档案编纂工作成为一个全面的开放的系统。在开放系统中原来相对独立的编者和利用者两个系统通过网络可以较好地结合在一起。利用者将不再只是被动地接受，编者也可避免工作的盲目性，在网络环境中，利用者获得了主动权。这样档案馆可以及时吸取各种合理化建议，可以更有针对性地进行编纂。交流的方式更具体、直接、形象、易于理解，从而不断改进和完善档案编纂成果，提高业务水平，吸引更多的利用者。在论坛设立讨论区、答疑区等版块，使之成为聚拢档案工作者和利用者学习交流的良好平台。

5.建立专业的移动终端APP平台。随着智能总管设备的普及，例如智能手机、平板电脑等一批新兴科技产品成为人们生活中不可缺少的一部分，也是日常学习和阅读的重要窗口。通过建立档案专业的APP平台，对档案编纂内容进行推广，扩大受众面的同时与用户建立稳固的联系，提高平台用户的粘性程度，更利于用户的反馈和相互的沟通，通过用户查考利用频率等大数据信息对用户需求进行更真实的分析，从而调整档案编纂工作的方向，进一步促进档案编纂工作的发展。

总而言之，档案编纂的最终目的是为了向用户提供利用，使档案编纂成果得到广泛的传播。可见，扩大档案编纂成果的传播范围是档案编纂工作的重中之重，也是日后发展的方向。而网络环境下的档案编纂工作恰恰在这方面有着较大的优势。

网络等新技术的发展及在档案编纂中的应用，使档案编纂工作形式趋于多样化，进而使档案编纂工作效率提高，工作强度降低，信息传输速度加快，使档案编纂工作的社会服务效能得到大大提高。网络环境下的档案编纂工作在传播档案信息方面具有独特的功能，它是档案部门扩大对外宣传、提高社会档案意识的重要手段，是档案部门文化建设的重要组成部分。随着网络信息技术在档案编纂工作中的广泛应用，我们有理由相信网络环境下的档案编纂工作将成为档案编纂新的工作重心和工作亮点。

[1]潘玉民.论档案编纂理论的中国特色[J].档案学研究，2003（2）.

[2]韩宝华.论档案文献编纂的基本要素及运行机理[J].浙江档案，1997（9）.

[3]王心裁.论文献的选择性传播[J].中国图书馆学报，2001（5）.

[4]冯惠玲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2012.

[5]徐绍敏.档案文献编纂学[M].浙江大学出版社，2007.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.15

刘鸿臣，辽宁省临床检验中心行政综合办公室馆员。

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2017-03-01