做好重大活动档案收集工作的对策

文/于洋

做好重大活动档案收集工作的对策

文/于洋

重大活动中形成的档案资料，真实地记录了经济建设和社会发展中的重要历程及重大历史面貌，是珍贵的信息资源和历史财富。一些档案部门对重大活动档案收集、整理不到位的情况时常出现，对于档案部门来说，做好重大活动档案的收集工作，困难、希望、挑战与机遇并存。

一、重大活动档案收集工作中存在的问题

重大活动档案的收集工作，尽管取得了良好的开端，但是还有少数部门对此项工作没有引起足够的重视。主要体现在：

1.重视不够，措施不力。一些单位不关心活动过程中形成的各种档案，所以他们的资料主要只是头或尾，并不十分完整。个别单位领导重视程度不够，行政措施不力，没有落实具体负责的人员对重大活动过程进行拍摄，重大活动缺少照片、录音、录像资料，造成收集的档案资料形式单一，不能全面地反映重大活动的真实面貌。有的单位在移交档案时将普发性上级和本级文件材料移交到了档案馆，涉及到重要的资金、组织、人事等方面的核心档案留在了本单位。

2.独立为战，各自为政。一些单位对重大活动的至始而终的具体活动过程并不关心，重大活动的主办单位与协办单位之间、同单位主要经办人和档案收集管理人之间协调性、衔接性不够，对档案的归纳收集整理缺乏统一性，独立为战，各自为政，使重大活动的档案汇集整理出现残缺。同时档案残缺这种现象在很多机关单位日常档案收集工作中也广泛存在。

3.缺乏整理，工作拖拉。活动过程中形成的大量档案缺乏分类整理、去粗存精，显得杂乱无章。特别是照片档案，由于数码相机的普及，形成庞杂的照片档案，这些照片收集范围广、整理难度大、缺乏统一整理规范。许多单位很少认真整理或根本未加整理。部分单位责任人员责任心不强，工作拖拉，没有落实“活动结束后1个月内向当地档案馆移交”的规定，虽经档案部门多次催交，但多数单位的重大活动档案资料至今仍不能按要求及时移交。

4.责任不清，移交迟缓。在重大活动中形成的档案，有单位形成的文件、具体办事人拍的活动照片等，这些材料大量保存于单位、个人手中。国家的活动、财政的经费、个人的工作，形成的资料应该是国家的，但许多个人的私自占有思想普遍存在，认为档案资料凝聚了个人的劳动心血，就是个人的财产。部分存于单位的档案资料由于单位工作人员不重视，以工作烦忙为理由，迟迟不移交，致使资料散失。

二、做好重大活动档案收集工作的对策

（一）争取领导对重大活动档案的重视。将重大活动档案征集工作列入重大活动组织承办单位领导办公会讨论内容。在重大活动中，领导层会定期召开办公会，总结和部署阶段性工作。档案收集部门要争取重要会议的“一席之地”，争取发言权，让各级领导了解档案工作的重要性及其在整体工作中不可或缺的地位，使我们的工作得到认可和支持。

（二）建立重大活动告知制度。要建立重大活动告知制度，重大活动举行前，组织承办单位要及时通知档案征集部门，并要求档案征集部门派员参加重大活动协调会，及时介入重大活动当中，最终达到全程参与的目的。要将归档制度同行政管理制度、文书工作制度相衔接，将归档制度纳入上述工作管理制度，以保证其顺利实施。此外还可将归档制度同重大活动中的计划管理制度、标准化管理制度等联系起来，并对移交的内容、数量、时间等方面进行规范，从而确保档案资料收集的齐全完整。

（三）加强重大活动档案执法力度。由于多种因素导致档案行政部门出现消极执法、执法不严，甚至违法追究不了的现象。为了做好重大活动档案征集工作，我们必须摈弃错综复杂的人情观念，不怕得罪人，加强执法，对不重视重大活动档案管理，造成有关档案涂改、伪造、损毁、丢失，不按规定归档、汇交、移交档案，擅自提供、抄录、公布、销毁重大活动档案的以及档案工作人员其他渎职行为的单位个人切实依法做出限期改正、通报批评、行政处分、赔偿损失，构成犯罪的追究刑事责任。同时加强对执法行政行为的监督，促进档案执法人员对违法行为的查处。执法与监督双项并举对于有效预防和及时纠正行政执法过错，保证档案执法行为客观、公正，促进档案依法行政十分必要。

（四）拓宽重大活动档案收集渠道。档案收集部门要积极加强与电视台、报社等新闻媒体信息发布部门沟通，建立有效的协作机制，拓宽收集渠道和方式，确保收集归档的重大活动档案资料全面、真实、详尽。要通过信息网络、档案利用、调查走访等途径获取“哪些资料有用”和“哪里有有用资料”的信息，并根据这些信息尽早把随时随地产生的该收集的资料收集进馆；机动灵活地采取接收、订购、购买、征集、代管、复制、索要等多种多样的方式收集资料。

（作者单位：大安市档案局）