“互联网+”时代高校文档一体化档案管理建设

吴海燕

（韩山师范学院 潮州 521041）

“互联网+”时代高校文档一体化档案管理建设

吴海燕

（韩山师范学院 潮州 521041）

大数据时代的最显著的特征就是数据无处不在，数据在各行各业中都存在并占据重要的位置。在这样一个数据时代下，高校数据化档案管理建设就是档案管理未来的发展趋势。档案管理中最重要的就是档案的数据完整储存，文档一体化可以保证档案信息的完整收集，可通过建立有效的办公自动化档案系统来实现。本文从时代特征下对高校文档一体化档案管理建设进行研究探讨。

大数据 文档一体化 档案管理 建设

随着计算机技术的不断更新快速发展，短短几十年，计算机除了存储和计算能力大大增强之外，数据的传播速度也光速般加快。数据在这时代下无处不在。数据在各行各业中都存在着并且占据着很多重要的位置。我们在对任何事情下结论之前都需要认真考量各种数据才会获得准确的结论，数据在人们的生活工作中都扮演了重要的角色。记录整理好数据就是档案管理工作的最基本的意义。在”互联网+”时代，高校的档案管理从面对纸张的管理转变成需要对数据进行管理。对数据文档的一体化管理既能够保证数据的完整性、准确性，又能够保证数据的重新利用，提高高校档案管理工作的效率。在当前许多高校在开展校园信息化的建设中，开通了办公自动化的管理系统（简称OA管理系统），从而开启了一个新的文件档案管理模式[1]。如何建设好这样一个新的文件档案管理模式需要我们进行研究和探讨。

一、文档一体化在高校档案管理中的重要性

我们认为文档一体化具体指的就是从文件发生时刻起，计算机和网络技术辅助，系统地收集文档数据，避免了重复记录工作，确保了从文件的建立到馆藏档案管理的高效率和管理的规范化。这种文档一体化的规范管理对高校的档案管理具有积极的意义。高等教育学校由于学术上的权威性、科学性等特点，其产生的文件和档案都能够成为在教学上进行可持续发展的重要理论依据。高校的传统文件和档案的保存方式已经不能够适应大数据时代的数据发展要求。文档一体化作为在“互联网+”时代新型的文件档案管理模式对高校的档案管理就具有重要意义。

1.文档一体化在高校档案管理的理论必要性。文档一体化所依靠的理论基础实际上源于文档的生命周期理论，这个理论起源于20世纪90年代的欧美档案界。西方的档案研究学者也是从思考文档的理论基础起步，逐步地提出了文件生命周期理论。文件生命周期理论具体是指文件从发生时刻起到永久的保存为止，是像生命的轮回过程一样具有自己的生命周期。文档的生命周期理论充分展示了文档从无到保存的整体运动过程和在过程中文档之间的内在联系，理论教育我们必须要尊重这种文档生命的整体性和在过程中文档之间的内在联系。理论强调一个文件和档案是同一个事物在不同阶段的性质不同而已。对高校文档的整体运动过程实施全面和系统的管理，以使处于各个阶段的文件都能够得到准确有效的控制，提高了高校文档在流转过程中的效率，便于档案部门的人员对前期文档的监控[2]。文档的生命周期理论为文档一体化在高校档案管理提供了坚实的理论基础。把高校的办公文件和文件的归档利用计算机和网络系统实现，把文件处理和归档有机地结合起来，保证了文档档案的完成性。在现在高校文档一体化的管理方面具有理论上的必要性。

2.文档一体化是高校档案管理发展的需要。“互联网+”时代，数据呈现出碎片化的发展趋势，我们在新的时代下对于档案管理的要求不仅仅是文件收集、整理、保存这样一个简单的存储过程，而是要求档案在存储之后还能够随时随地调用，档案数据的重复使用并更新，是我们对于档案管理的新要求。随着计算机技术和网络技术的飞速发展，以及通讯技术的广泛提高，这些技术的发展为高等学校校园信息化建设提供了强有力的技术支持。同时各种自动化系统在高校管理上推广和普及，文档一体化在高校的日常工作中开始扮演重要的角色。大部分的文件、公示、办公流程、申请等等都通过办公系统传达到各级存储的终端，不仅提高了办公时效性，还提高了文档传送的准确性和唯一性。高校的教学科研工作进入到了大数据时代，文档一体化的出现使得传统的文档档案管理工作慢慢弱化功能。高等学校建立是为了更好地传播文化，传播知识的文化事业机构，高校档案工作的意义是收集、保管并记录高校发展全过程。这些收集、整理、记录的档案都能够客观地反映高校的真实教学、科研、管理等情况，具有很高的参考价值。所以高校档案工作记录原始数据完整与否对高校的未来发展具有很大的指导意义。高校的档案工作需要应对时代的变化，从改变管理模式、改变管理观念、改变管理手段等方法来适应”互联网+”时代的档案管理新模式[3]。

二、“互联网+”时代高校一体化档案建设的途径

1.文档一体化依靠办公自动化管理系统来实现。随着数字化、信息化高等校园的逐步建立，档案的保存工作从原有的纸张保存进一步发展到多种的保存形态。除了纸质的档案之外，图像、音像、光盘、U盘、移动硬盘等多种保存方式都出现在了档案的保存形态之中。这些保存形态多样，但是同样存在具有不稳定的因素，比如病毒的侵入、设备易损坏等等，这些风险使得档案的保存具有不稳定性。文档一体化的管理可以尽量避免一些不必要的保存风险，可以对从文件的产生到档案的转化过程进行整体的管理和把控。文档一体化的实现现阶段来说更多的是依靠办公自动化管理系统。

办公自动化系统简称OA系统（英文为：Office Automation System），是面向高校日常运作和管理的办公系统。在这个系统中，从普通的老师到学校的管理人员，都可以是文档的创建者，也可以是档案的记录者。办公自动化系统是一个”互联网+”时代，计算机网络技术和档案建设发展的产物，是一种优化的办公模式，也符合社会对于环保办公的要求，办公自动化系统出现也是开启了无纸办公的新型办公模式。通过办公自动化系统在高校的推广运行，避免了许多重复性的劳动工作，提高了工作效率，提高了文档的检索速度，实现了文档档案资源的共享率，对档案的规范管理和标准化管理有很大的促进作用。这种智能化的管理系统可以把高校里的各个部门机构紧密地结合在一起，有秩序、有方向性的进行工作流转，强化了信息传达的准确性，可以精确到每一个教师和管理人员，避免了有人成为信息的孤岛。在文件流转的过程中，节约了纸张和时间，不需要拿着文件各个部门去走手续，查找文件，节省了成本并且有效地提高了办公效率[4]。

高校的档案管理工作人员需要把办公自动化系统和档案信息化系统很好地衔接起来，将文件的收集整理，查阅共享都统一到办公自动化系统平台上面，这样才能实现从文件的建立到转化为档案保存过程一体化。所以说高校现阶段需要进一步加强建设办公自动化系统，加快办公自动化的进程，这是高校建立文档一体化管理的重要途径。

2.从思想上建立文档一体化档案管理的意识。哲学上认为物质决定意识，意识反作用于物质，物质与意识之间相互作用，促进社会的进步和发展。我们说的计算机技术、网络技术等等这些都属于物质基础，物质基础的进步使得我们在管理的思想意识上就需要进行变化，要打破原有的档案管理思想意识，转变到”互联网+”时代新型的档案管理思想仪式上，需要一个转变的过程。

文档一体化管理虽然依靠计算机技术，但是也不能完全依靠仪器设备，还是需要人为的操作和管理。这就需要提高从事档案管理的工作人员提高自己的思想意识，既要熟悉档案管理的业务，还要掌握计算机技术，并且能够熟练应用办公自动化系统去收集、保存、上传、共享档案。人们在思想意识上的改变上远远没有物质的变革快，人们习惯于在一个模式下思考生存，逐渐形成固有的思考问题的模式。文件建立者和文件的归档人往往都工作在各自的模式下，相互配合协作的思想意识较少。文档一体化的档案管理模式在思想意识形态上改变原有的管理方式，从文件建立到归档放置到了一个工作模式下，就需要档案管理人员学习新的技能，掌握新的方法，在新形势下对于档案员的要求更具有复合型的人才需求。高校也应该提升自己的档案管理队伍的管理能力水平，对档案管理人员给予更多的学习和提升的机会，多开展讲座学习的活动，从多个方面加强档案管理人员的思想意识。建立一个完善的文档一体化档案管理制度，规范业务流程，从档案管理部门整理收集文档，转化成为可检索的档案制定制度专人专责，从思想上加强建设明确职能，才能更好地为文档一体化的工作做好服务。能否在高校里全面推行文档一体化的档案管理工作取决于思想上的重视程度。

三、“互联网+”时代高校一体化档案建设面对的挑战

数据渗透到各行各业是大数据时代的重要特征。计算机技术和网络技术的飞速发展，也是电子文档数据保存面对的问题。新的事物总会产生新的问题，新的时代也会面对新的挑战。作为高校的管理工作人员时刻面对问题，时刻面对挑战是工作的一部分，我们有能力也有决心去解决问题、面对挑战。现阶段，高校的一体化档案建设面对以下几个方面的问题。

1.机构设置的问题。目前，大多数高校都设有档案馆作为收集整理学校各类文档的部门。很多时候与其他的职能部门在文档的建立之初并没有直接的业务联系，而是在文档的生命周期快要结束的时候进行文档的档案转化工作。这样就会导致有同一个文档的多个部门都要到档案室进行保存，造成了档案的多次登记，多个编号，不仅浪费档案的存储空间，还造成许多重复劳动[5]。

2.经济条件的制约，对一体化档案建设的意识不足。建立完整的办公自动化系统，需要有强大的网络环境和硬件设备的支持。营造优质、快速的网络环境都需要资金投入去购买先进的硬件设备。高校的资金有限，由于对一体化档案建设意识的不足，往往都会优先考虑教学和科研这两大方面，所以高校里大部分的资金大多用于教学、科研活动上，购买教学、科研用具较多，在一体化档案管理建设上的资金投入上较少，对于一体化档案建设会有一定的经济制约。

3.复合型档案管理人员的缺乏。在高校的档案管理人员大多为教学辅助岗位。不同于一线教师和一线的管理人员，对于档案文件的信息意识不是很敏锐，较少会考虑如何把档案更好的收集、保存并方便再次检索等等。各个高校也都缺乏具有档案管理专业方面的人才。大部分高校从事档案管理工作的人员都非档案管理专业出身，只是接受过短期的培训，普遍缺少专业理论知识和专业素养。档案管理工作岗位实际上是一个对语言、计算机能力等技能要求很高的管理岗位，如果仅仅只是对文件登记保存就失去了档案管理的作用[8]。

这些问题都存在于高校的档案管理之中，面对问题我们考虑的是如何解决问题想出对策，而不是去逃避，档案管理的改革势在必行，需要我们去勇于接受挑战。首先就要从改革档案管理模式上入手，完善文档生命周期，明确档案管理的规章制度，制定负责人，提高工作效率。文档一体化管理就是提高档案管理的最有效率的手段。办公自动化系统里建立的电子文档可以有效地对文档的完整性进行保护。在管理的过程中，要明确各级部门都要始终保障办公自动化系统使用的完整性，确保数据在各级部门完整流畅地传达直至被档案管理整理收录。形成一个良好的运行体系，才能不断发挥出文档一体化的优越性。其次，要改进文档一体化依靠的办公自动化系统。办公自动化系统从开始出现到现在，系统设计已经研发了四代，都在不断地研究改良上一代的系统缺陷。随着计算机技术的进一步发展，办公自动化系统的功能会更加的智能化，在档案的检索以及共享方面的功能会更加的人性化，便于查找服务。再次，文档一体化的建设要顺应时代的潮流，在移动终端上的使用也是未来办公自动化系统的发展方向。随着触屏智能手机的出现，以及无线Wi-Fi网络的普及，通过手机、平板电脑等移动终端进行办公文件的随时随地的处理都成为未来办公自动化系统发展的趋势。利用碎片时间去处理和整理文件的高效性是档案工作今后的新发展方向。

综上所述，高校文档一体化档案建设是在“互联网+”时代档案工作的发展趋势。建立一体化档案体系需要管理者提高档案管理工作重要性的意识，解放思想，从管理模式上入手，建立完善的档案管理制度，依靠先进的办公自动化系统，把一体化档案建设在高校中推广建设起来，这对高校今后的发展具有积极的意义。

[1]刘薇莉.论高校档案管理工作中的文档一体化[J].中国成人教育，2012（17）.

[2]刘建平,范小英.信息时代高校文档一体化管理刍议[J].办公室业务，2012（7）.

[3]徐拥军,周艳华,李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案学通讯,2011（2）.

[4]杨政婷,肖涛.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].凯里学院报，2016（8）.

[5]朱庆华.高校文档一体化管理的现状、问题与对策[J].兰台世界，2014（7）.

[6]唐江玲,吕露.近五年来高校文档一体化研究综述[J].科技咨询，2012（2）.

[7]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报,2007（6）.

[8]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013（6）.

★项目名称：广东省潮州市哲学社会科学“十三五”规划，项目编号：2016-C-01。

★作者介绍：吴海燕，档案馆员，研究方向为档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.11

G271

A

2017-01-11