业主单位在抽水蓄能电站工程项目档案管理中应发挥的作用

丁晓霞 董久华

黑龙江荒沟抽水蓄能电站

业主单位在抽水蓄能电站工程项目档案管理中应发挥的作用

丁晓霞 董久华

黑龙江荒沟抽水蓄能电站

工程档案管理是抽水蓄能电站工程安全质量管理的一面镜子，业主单位在工程档案管理中应发挥监督、检查、指导作用。本文从五个方面具体阐述了业主单位的主导地位。只有强化自身档案意识，探索管理模式，并在实际工作中不断完善，才能促进档案管理水平的不断提升。

抽水蓄能电站 项目档案管理

工程档案是一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源，记录和反映了整个工程建设过程和建设成果。是项目建设的真实记录，是工程质量责任追究的重要凭证，也是工程达标创优的前提。工程档案涉及方方面面的工作，贯穿于工程建设全过程。怎样实现工程档案与工程建设同步管理，作为工程项目的主要管理单位，业主单位的作用至关重要。下面就业主单位在抽水蓄能电站工程项目档案管理中应发挥的作用，进行粗浅的探讨。

一、强化档案意识、组织管理到位

抽水蓄能电站工程有其自身特点，建设规模大、时间长、要求严，在施工过程中会创造出许多新工艺、新技术，如不及时记录、收集、归档，将会造成不可弥补的损失。因此必须有强有力的组织保证，以协调各方力量，做到密切配合，相互支持，共同做好工程档案管理。作为抽水蓄能电站工程的业主单位，肩负着组织、协调和指导各参建单位做好档案管理的重任。首先自己要重视档案工作，强化档案意识，加强对档案工作的统一领导，切实将档案工作纳入工程建设管理程序，纳入领导责任制和议事日程，树立“工程档案与工程建设同步管理”的理念，建立完善的管理机构，组织管理到位。

黑龙江荒沟抽水蓄能电站建设初期，黑龙江牡丹江抽水蓄能有限公司结合工程实际，将档案工作纳入公司年度计划，纳入领导议事日程和职责范围。成立了由总经理任组长、总监任副组长，各参建单位项目负责人为成员的档案工作领导小组，负责档案工作的组织领导和统一协调。组建了由参建单位专业工程师和专职档案员组成的档案管理网络，16个参建单位共设专、兼职档案员70余人。使工程档案管理渗透到工程建设的每个层面和环节，形成了齐抓共管的良好氛围。通过这些举措，实现了对各参建单位的垂直指导和横向管控，强化了全体参建人员的档案意识。

二、建章建制、明确责任

抽水蓄能电站工程工期长、参建单位多、建设难度大，没有统一的标准和制度，就失去了管理的基础和开展工作的抓手。因此，从工程项目立项开始，业主单位就应建立完善的制度体系，明确规定工程项目建设各阶段文件资料的收集范围和时间及其责任，同时列入业主单位及参建单位相关人员的职责范围和岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施，使工程档案管理有章可循，有法可依。

荒沟电站工程开工后，黑龙江牡丹江抽水蓄能有限公司依据国家规范和标准制定了《工程档案管理办法》和《工程档案考核、奖惩》等制度。明确规定了工程建设各阶段文件资料的收集范围和时间及其责任，提出了文件资料和竣工图应达到的质量要求及整编规则。并将有关规定分解到日常管理工作中，列入相关人员的工作质量考核范围，每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关资料的程序，使工程档案收集真正成为一项日常性工作，明确责任，规范管理。

三、措施到位、全程管控

第一，前端交底，过程控制。工程项目开工前，业主单位应对设计、监理及施工单位进行档案交底，对工程档案的形成要求、移交范围、质量标准、移交份数和时间、档案载体等提出明确要求。要求各参建单位细化任务、落实责任，使工程建设过程文件材料的形成、积累、整理和归档工作与工程建设同计划、同布置、同检查、同考核，保证其真实可靠。同时，业主档案管理部门应加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节可控、能控、在控。

第二，纳入合同、合同工程结算和质量保证金管理。签订合同时，设置专项条款，明确提出文件资料的归档要求，并增加工程档案保证金条款。未按要求移交档案的合同工程，不予支付工程款，工程档案保证金不能返还，形成有效地闭环管理，保证工程档案的完整和系统。

第三，从源头把关。业主单位应指定专人负责设计文件、图纸、工程项目管理文件、设备技术文件等资料的收发、传阅和管理。从文件资料形成的源头把关，从档案载体、字迹、签署和内容填写上严加管控，保证文件资料质量达到归档要求。

四、重视培训、提高素质

建设工程参建单位档案人员往往都是技术人员兼职或临时聘用人员，而且不稳定，他们缺少档案管理专业知识和工作经验，对相关档案管理规范和标准知之甚少，而且工作繁忙。因此，提高全体参建人员，尤其是领导干部和重要岗位技术人员的归档意识，使他们在实践中掌握并遵循统一的管理标准就显得尤为重要。作为业主单位必须对培训工作常抓不懈，点面结合，层层推进。

荒沟电站工程建设过程中，黑龙江牡丹江抽水蓄能有限公司结合实际，先后3次邀请档案行业专家到现场授课并进行业务指导，讲解项目档案管理的重要性和全员参与档案管理的必要性。工程施工过程中，重视对新进场施工人员的档案业务培训，强化全员档案意识，提升专、兼职档案人员的业务素质。

五、配备专业的档案人员

业主单位的档案员往往是技术人员兼职的，没有专职档案员。而技术人员常常忙于技术业务，无暇顾及档案管理，他们缺乏工程档案管理经验，档案业务又不熟练。这样就无法满足对各参建单位进行监督、检查、指导的要求，无法带领各参建单位完成工程档案收集、整理和归档的艰巨任务。从而导致项目档案工作严重滞后，影响工程档案竣工验收。文件资料收集不齐全，整理不规范，无法满足日后电站生产运行和维护的需要。

抽水蓄能电站工程的业主单位，在工程档案管理工作中占主导地位。业主单位只有强化自身档案管理意识，探索管理模式，并在实际工作中不断完善，才能促进档案管理水平的不断提升。