民族地区高校毕业生就业档案管理的思考

梁 莉

(和田师范专科学校党政办，新疆 和田 848000)

民族地区高校毕业生就业档案管理的思考

梁 莉

(和田师范专科学校党政办，新疆 和田 848000)

高校毕业生档案影响着毕业生的就业率，为此，加强高校特别是民族地区高校档案工作建设，有着重要的意义。本文以新疆南疆地区高校为例，揭示出存在的及原因，进而提出几点解决问题的路径。

民族地区高校；档案工作；建议

民族地区高校要适应信息时代的发展，为人才市场提供信息服务，转变就业档案观念，改变就业档案的管理模式，完善和建全毕业生就业档案制度，就显得十分必要和紧迫。也将有助于提升民族地区高校的社会影响力。

1.民族地区高校毕业生就业建档管理的现状

目前民族地区高校档案管理工作内容单一、工作对象静态化、工作媒介相对落后，导致其难以发挥自身的信息服务功能，无法为人才市场提供客观、真实、参考价值较高的毕业生信息，更无法参与到高校教学、科研、管理等重大决策发挥作用。

1.1 就业档案内容单一，无法满足就业参考需求

根据教育部和国家档案局于2010年实施的《高等学校档案管理办法》，高校学生类档案主要由高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案，毕业生登记表等构成。而这些档案也是毕业生档案的重要组成部分。显然，此类档案作为大学生就业档案，内容略显单一，无法满足用人单位对毕业生进行全面考察的需求。近十年来，我国普通高校毕业生就业实现了劳资双方的互相选择。当前人力资源市场对毕业生的考察，只能凭借学校的推荐信和学生自己制作的应聘简历。招聘过程中，用人单位为了深度了解考察毕业生的成绩、能力、素质、特长等诸多方面的因素,加大了笔试面试的比重。同时，作为劳务方的毕业生也需要向用人单位展示自我的优势、特长、爱好、经历、职业价值观、职业认知等，以达到双方深度了解。而绝大部分毕业生的个人简历千篇一律、内容繁杂、少部分的还存在夸大其辞。因此，人力资源市场急需由毕业生所在的学校提供的、全方位展示毕业生能力、职业价值观、职业经历的信息记录，而这正是就业档案中需要补充的部分。

1.2纸质档案逐步转换成电子档案，与电子档案对接不力

目前纸质档案使用广泛。在很多高校毕业生的学籍卡、录取表、成绩单、毕业生审批登记表等档案资料多以纸质版归档、保存。这些资料，在经过无数次地查阅、复印后磨损现象严重。虽然部分学校针对这些档案资料，也以电子文件的形式保存，但是仍然存在纸质档案文件转换成电子文件时，没有建立起准确可靠地标识关系，没能充分发挥电子档案高度共享性、不受限制性等特性。

1.3采用信息技术有限，无法实现线上线下的服务对接

在当今信息时代，档案管理主体多元化，服务对象“更加广泛，答案内容更加丰富的情况下，档案管理的方式和手段面临着新的挑战。”[1]由于档案管理部门资金不足，档案人员现代信息技术水平有限，对采用新技术从事档案管理的敏锐性不高，导致档案管理和方式手段依旧被动落后，根本无法实现线上线下的沟通与互动。

2.档案管理存在的主要问题的原因

1.档案管理工作没有制度化的氛围

档案工作制度化是一个单位管理工作整体化的一部分，没有管理工作一体化，档案工作制度化很难推进。特别是少数民族地区，经济社会管理本身就落后内地省市区，档案工作难免跟不上时代的变化。如内部管理制度不健全或落实不好，各单位之间协调不力，就会出现学生档案不能按时收集，不能按国家有关档案工作的要求进行管理，档案工作制度不能落实。

2.档案人员专业水平有待提高

好的档案制度建立后，需要档案专业人员认真落实，目前少数没民族地区高校的档案工作者大多是非专业档案专业的，甚至部分人员从没有参加过档案工作培训，加之学生档案意识不强，学生档案工作的琐碎、麻烦和枯燥，对档案工作没有兴趣、信心不足，缺少责任意识。

另外学生档案正从纸质档案向电子档案发展，部分档案人员不适应这种角色的转变，仍停留在过去的档案保存的“思维定式”中，也是业务工作的具体表现。

3. 学生档案管理各方协调有待改进

由于制度不健全，管理不规范，存在较多问题。就业档案的内容和收集、整理、归档的要求缺乏统一的标准；档案整理、归档不规范。在档案立卷过程中，排序组卷不规范，卷内资料漏失现象比较普遍，不利于查找利用；档案综合管理力度不够。就业档案涉及学生入学资格审查材料、在校期间表现材料、实习实践材料等，而只有分管这些事务的学生处、教务处、各院系，加强合作，实现信息共享，才能提高就业档案的管理工作效率。

2 提高就业档案管理的对策

2.1转变观念，建立就业档案观

要适应社会发展，提高学校的影响力，满足人才市场的需求，高校档案管理人员和毕业生都必须转变观念，确立就业档案观。首先高校档案管理者要转变观念，认识到学生就业档案的重要性，规范学生就业档案的管理和操作，切实为广大师生及用人单位提供优质服务。其次，高校应该加强宣传，让用人单位和社会公众了解就业档案，为其提供真实、可靠的信息和优质便捷的服务，赢得用人机构和社会公众的认可。另外，高校对学生开展档案教育，培养学生自觉、主动地积累个人档案资料的意识。

2.2 加大投入，提供相应政策支持

要建立规范完整的毕业生就业档案，不仅需要提高管理人员的素质和专业水平，也要加大财力和物质的相关投入。为此，高校应该设立毕业生就业档案专项基金，专款专用，解决毕业生就业档案管理的相关费用开支。另外，毕业生就业档案管理工作，应明确职责，建立规章制度，由学校毕业生管理机构牵头，联合档案馆、各学院、教务处职能机构负责就业档案资料的采集、甄别、序化和对外服务。

2.3 规范管理，提高工作效能

2.3.1加强电子文件的管理。就业档案管理部门在将纸质档案文件转换为电子文件时，为确保电子文件不会非正常使用和改动，必须“建立其准确可靠的标识关系，采取严格的加密认证措施；对有档案价值的电子文件制作成纸质版或微缩胶片拷贝、保留；收集、使用电子文件时，应注明文件的存储格式和属性，而收集图形、视频电子文件应注意压缩算法和相关软件”[2]。

2.3.2为用户提供检索方便。目前广泛使用的二维码在就业管理系统中也可以进行利用、开发。比如毕业生的身份识别方面，由于学号是一一对应，可以作为学生的唯一标识管理系统，可以将学号作为索引检索学生就业档案的数据库。学生所输入的提示信息，如果与数据库的信息完全一致就能生成一个属于该学生的唯一二维码。

2.4 利用新技术，提高服务效率

随着各高校内部局域网的建立，档案管理部门要改变传统工作模式。首先，档案管理部门充分利用信息技术，与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”， “使档案管理服务系统联上企事业单位网站， 实现档案信息的网上传送、检索，更新上网数据和信息，为用户提供更好的服务。”[3]其次，开展在线服务。到档案馆参阅的传统档案利用方式，已无法适应时代的发展。在信息化时代里，利用网络和现代信息技术开展线上服务，已经越来越受到查阅档案者的青睐，尤其是可以为用人单位节约部分面试的资金。

总之，档案信息的开发利用是档案管理的一项重要内容，这就要求档案工作者要充分利用多媒体高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化现代建设，实现档案信息资源共享。

[1][2]田甜.信息技术在高校学籍档案管理中的应用[J].中国高新技术企业， 2015(13)：41、41.

[3]党景丽.科技档案的标准化管理[J]. 甘肃科技,2010(24):119.

2017-04-10

梁莉(1974- )，女，和田师范专科学校助理馆员。研究方向：档案管理。