简述档案管理和公文处理衔接问题

2017-03-10燕丽

环球市场 2017年34期

燕丽

青海省档案局

1 公文处理及档案管理衔接的重要意义

在公文管理中，档案通常是公文在一定条件下的转化形态。在档案管理及公文处理的接续环节，不仅是进行“来料加工”即可，还需要借助公文处理，加强档案管理及公文处理间的衔接，以有效提升档案管理的水平，为单位工作提供便利，让档案更好地服务于实际工作，最终促进政府职能的转变，提高行政工作效率与管理水平。

2 公文处理与档案管理衔接方面存在的主要问题

档案的前身就是公文，是由公文转化而来的。因此，公文在制发阶段就要考虑到公文的质量，要尽量做到规范化、标准化和科学化。在公文处理和档案管理上实行的是分块管理，从管理科学来看，这样比较科学有效。但也有不足之处，那就是拉大了公文处理工作和档案管理工作的距离，文秘人员对档案管理意识淡薄，档案管理者对公文处理也很少考虑。这样就使得公文处理和档案管理在衔接中出现脱节现象。主要有以下问题：

2.1 公文用纸不达标

国家规定要用每平方米达到60～80克的胶版纸或者复印纸，型号为国际通用的A4 型。但我国目前的公文用纸不注意克数，纸张质量差、耐折度低。在装订时，不按规定装订，漏页、错页现象时有发生，影响了公文和档案的质量。

2.2 公文印发时有漏项

公文在印发时应力求全面完整，但在实际工作中，由于文秘人员的疏忽，公文上常有缺少主题词、缺少抄送单位、没有标明印发单位和印发日期的公文。

2.3 公文附件不符合要求

由于一些文秘人员的疏忽，常常出现公文正文和附件的标示不一致，名称和序号不一致，单独装订的附件没有注明正文名称和排列序号，严重影响了文件归档和立卷。

2.4 公文文种使用混乱

一些公文将“通知”“通告”“请示”“报告”混用、错用的情况也时有发生。一方面给公文受理机关带来不便，影响公文效率；另一方面也给档案管理带来不便。

2.5 公文缺少原稿

公文原稿收集是公文处理的一个重要环节，有些公文在流通环节中很规范，但到了归档时，公文只有定稿，缺少原稿。还有的公文是传真原稿，没有复印就当作档案存档，短期内就出现字迹模糊现象，严重影响了案卷质量。

2.6 公文上出现圆珠笔、铅笔等字迹

一些容易褪色的笔迹不应该在公文上运用，像圆珠笔、铅笔都不符合公文处理的要求。还有一些墨水和纸张，时间一长就容易出现字迹模糊、纸张变形的现象，也不适合用在公文处理上，这样都会给档案管理带来影响。

3 公文处理与档案管理工作有效衔接的对策

3.1 公文处理规范化

公文是具有规范格式的文书，在日常工作中，要树立公文规范化、标准化和科学化的指导思想，维护公文的权威，确保公文的严肃性，这样才能达到档案管理科学化、标准化和规范化。要达到这个目标，就要从公文用纸、装订等细节开始，严格按照国家规范的行文规则、行文关系、公文种类及格式标准执行。公文的标准格式内容主要有：公文版头排列及字体、字号，文号，标题排布的注意事项，正文具体格式及一些称谓表述方式，落款及印章的使用，主题词的用法，抄报、报送要注意的问题等，在版记、附件上也要严格按照规定进行，这不仅能够端正文秘工作人员的工作态度，也能够避免重复劳动，给档案管理工作带来便利。在公文文种的选择上也要按照《党政机关公文处理工作条例》要求拟题，避免出现一些文种混用的现象，给公文处理和档案管理带来不便。对于原件的保护，要从档案管理的工作实质上考虑，设立这个部门，就是为了以后在人事变动方面能够有迹可循、有证可查，所以对于公文处理，应将原件、改正稿和定稿都要保存好，让这些作为历史见证。当然为了保护这些资料，就要从纸张、笔迹这些细节出发，不能因一时之便误了大事。

3.2 强化“全过程管理”工作

1)要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是“全过程管理”的前提。2)要严格遵循《档案法》、《格式》和《办法》等法规。这是“全过程管理”的根本法，公文处理的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文法管理要求及公文归档工作均在这些根本法中作了明确规定，全体档案工作人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。3)要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是“全过程管理”的基础。此外，还必须建立一支过硬的、相对稳定的工作队伍。文秘工作和档案工作都具有较强的专业性和技术性，不能设想一个人员素质小高、更换频繁的工作队伍能创造出优秀的工作业绩。

3.3 强化“文书部门立卷”工作

“文书部门立卷”是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责，及时整理(立卷)、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写案卷类目，将其及时对号入座，使文件的立卷工作日常化。