施工单位建设工程档案管理的强化策略研究

2017-03-09何杨邹璇

环球市场 2017年31期

关键词：施工单位工程项目资料

何杨邹璇

国网湖北送变电工程有限公司

施工单位建设工程档案管理的强化策略研究

何杨邹璇

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工程档案指的是工程项目建设和管理的相关资料，其资料形式主要包括文件、图纸、表格、影音等。工程档案记录了工程项目开展的相关信息，为后期的工程开展提供了重要的参考信息，同时工程档案也为施工管理水平提供了发展的基础。工程档案对于工程项目的发展来说是极其宝贵的资料和财富，工程档案可以帮助工程项目的开展避免不必要的麻烦，同时还可以显著提高工程项目建设的水平。

施工单位；建设工程；档案管理；强化策略

1 工程档案管理的重要性

工程档案管理指的是将工程相关资料进行整合和分类，进而借助互联网或实体文档将整合的资料上交给工程规划管理人员和决策层的行为。借助工程档案管理，工程规划管理人员和决策层可以很大程度上了解当前工程的发展状况，由此可以看出，对于工程施工建设人员来说，工程档案管理是极其珍贵的参考依据。在我国科技水平不断提高的背景下，工程项目施工和养护中工程档案管理的重要程度与日俱增，工程档案管理可以帮助施工人员了解工程施工和养护信息，从而不断完善工程施工的知识构架，为后期的工程开展提供十分宝贵的参考依据。

2 工程档案管理存在的问题

2.1 重建设，轻管理

工程建设中，对于档案管理方面的意识淡薄，存在重工程建设，重经济效益，档案管理投入不足，尤其是档案的信息化和电子化管理尚未普及，普遍存在档案管理滞后于工程项目建设。工程档案管理属于一项基础性、长期性工作，在整个建设中属于非营利性的，不会直接产生巨大经济效益，因此，工程建设部门和相关管理部门更多的把人力、物力投入项目建设的进度上，忽视了对工程档案的管理，尤其是一些重要的归档资料未能及时收集归档，很多建筑工程项目的档案归档率不足80%，等项目完工后才匆忙收集，容易造成施工图纸、建设单位资质等重要档案的遗失。工程档案基础工作如档案的收集、整理、立卷、著录、检索等未按相应标准规范操作。

2.2 档案管理不规范

许多单位工程档案的立卷、编目、检索等未按国家标准规范操作。内业资料文字篇幅多，而影像图片少，尤其是一些隐蔽工程没有影像图片而仅有文字记录，难以令人信服，使内业资料不能真正反映建设项目的实际情况。部分项目的竣工图归档不完整，竣工图的修改不到位，造成竣工图与工程实际不相符，竣工图中相关项目及技术负责人签名常常漏缺不全，有些竣工图编制不规范、标识不统一，无设计与竣工数量对照表，由于变更执行程序的不规范，极易导致竣工图误差和失真。

2.3 管理人才缺乏

社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。

3 强化施工单位工程档案管理的措施

3.1 加强对工程档案管理的意识

施工单位对工程档案的重要作用有的还是没有得到充分的认识，所以，对于设计档案资料收集管理的人必须提高他们的重视的意识，相关的监督人员也要实行定时或不定期的督导检查。必要的时候，还可以采取一些实际的措施，让档案管理工作与计量支付挂钩，真正保证做好档案管理工作。

3.2 提高对工程档案管理的资金和人才技术的投入

首先要把档案管理的基础建设例如到办公自动化的建设固话，同时建设，同步发展，不能滞后与办公自动化，以避免造成不应有的损失。其次要加大对档案管理现代化的投入。随着科技的不断发展，档案管理也逐渐开始采用一些技术含量高的方式，需要的投资的经费也较多，为此，企业也把这项经费列为专项的投入。最后是要为档案部门配置齐全的先进设备，像计算机、扫描仪、传真机及摄像机等等，同时也要引进先进的人才，加快研制开发档案管理的应用软件，为现代化的档案管理准备充足的物质基础。

3.3 做好档案收集形成过程中的各项工作

第一，施工资料管理。有如下内容：①施工资料管理内容包括：施工质量管理检查记录；特殊工种上岗证书审查表；施工日志；工程停工和复工报告等。②施工技术资料管理内容包括：施工组织设计；施工专项方案；质量交底记录；设计变更；工程洽商记录；图纸会审记录等。③施工物资资料管理内容包括：材料进场检验记录；材料性能检验报告；设备开箱检验记录；出场质量证明；各种构件、成品质量证明文件等。④施工测量记录内容包括：基槽验线记录；建筑沉降观测记录；楼层平面放线记录；建筑物垂直度、标高记录等。⑤施工记录内容包括：交接检查验收记；地基验槽记录；混凝土运输交接记录；混凝土工程施工记录；混凝土拆模申请单等。

第二，竣工档案管理。①在申请档案专项验收基础工作前，按照行业标准的分类大纲，做好建设工程竣工档案技术文件分类、汇总和整理工作。一般来说，按照资料来划分时，应分为建设单位、监理单位和监理单位的文件资料三种。其中，建设单位的文件资料一般分为立项文件、规划用地文件、设计文件、招投标文件、开工文件、竣工验收文件等。②如果发现档案丢失，要提交丢失报告，且停止借阅。对于秘密技术档案和借阅档案，需要填写好借阅单，且要经过相关部门经理签字才能借阅；对于一些特殊情况需要借阅较长时间时，需经过主管部门的批准，但到了年底要将档案交到档案室，以方便对档案文件进行清点和核对，为以后重新借出做准备。③另外，严禁将密级文件资料带回家和在私人通信、通话中泄露内容；同时，不允许管理人员利用工作之便，将公司的客户和业务自行处理。