浅谈提高企业档案管理归档率的措施方法

徐 燕 吴 婧

国网湖北送变电工程有限公司

浅谈提高企业档案管理归档率的措施方法

徐 燕 吴 婧

国网湖北送变电工程有限公司

企业档案是企业活动中形成的作为原始记录保存起来以备查阅的信息材料，是企业档案管理的重要组成部分，对于企业的生产经营和发展有着重要的作用。那么如何保持企业档案的完整性与准确性，就涉及档案管理归档率的问题，本文试图通过对企业档案管理归档率存在问题以及解决的措施方法进行分析，以期达到提高企业档案管理水平的效果。

提高；企业；档案管理；归档率；措施方法

1、企业档案管理归档率中存在的问题

1.1 各级领导对档案管理工作不够重视

档案意识也就是人们对档案和档案管理工作这一客观事物的反映和认识程度。一个企业档案管理工作做得好与坏，与人们拥有的档案意识有很大关系，它直接影响到档案工作的每一个环节。俗话说，万事开头难，档案管理工作也面临着这个问题。如果第一步的档案收集工作做不好，就会直接影响到档案管理目标的实现。事实上这第一道工序却因为各个层级领导档案意识的淡薄，导致企业归档不及时、不准确、不完整。同时，我们还发现，各部门领导对档案管理工作也不够重视。在我们的日常管理工作中就有一些领导对日后有查考价值的图纸、资料，要么据为己有，要么随意乱放，造成了资料的损坏和丢失。过后一旦出现了问题，就只得“现打锣鼓，现开张”。这样既浪费时间、延误工期，又对人力、物力、财力造成了浪费。所以，各部门领导是否对档案管理工作足够重视，将直接关系到技术资料的形成、积累、整理和归档，决定着归档资料的质量。

1.2 各类工程技术人员档案意识不强，归档率效率低

我们企业的各类专业工程技术人员是企业科研、生产、建设的直接参与者，他们对每一阶段的工程进展以及所产生的文件资料都了如指掌。以我公司为例，把科技材料据为己有的人有；不愿把关键部分、核心资料完整、准确、系统的归档的人有；办完一件事什么资料也不留下的人有；没有把一些珍贵的资料作为形成档案的内容的人有。这些技术人员只顾眼前，不够今后，更有私心者将档案资料留作他用。这种现象的发生，也反映出我们的工程技术人员档案意识不强，不能按照档案管理的相关规定执行，影响到了企业档案资料的归档率。

1.3 档案管理工作人员的素质有待加强

档案管理人员的素质问题也是影响到企业档案管理归档工作的一个因素。档案管理工作是一项专业性、技术性都比较高的工作，对档案管理人员的要求也是比较严格的，但是目前大多数企业的档案管理人员素质普遍偏低，加之领导对档案工作不够重视，档案知识的更新缓慢，人员的培训交流不够，致使档案管理工作人员知识迟滞，一定程度上已经不适应新时期档案管理工作的要求。在日常管理中他们也不能及时催促工程技术人员进行资料归档，对归档回来的资料也缺乏系统的计算机应用能力进行分析归纳，导致企业档案管理工作出现停滞不前的局面。

2、提高企业档案管理归档率措施方法

2.1 加强以法治档，增强技术人员和各级领导的档案意识

《中华人民共和国档案法》的颁布实施为促进档案管理事业的发展提供了法律保证，也是新时期开展档案工作的行为准则。要做好档案管理工作，就需要大力宣传贯彻《档案法》，在企业内部开展不同层次的宣传，让人人学法、懂法、用法，尤其是要向各级领导进行宣传，促进他们学习，并认真贯彻执行，切实加强对档案工作的指导，真正把档案管理工作纳入领导的议事日程，制定一些规章制度，做到有法可依，有章可循，把档案工作列入岗位责任制中，并作为主要项目进行年终考核，对归档过程中一些技术人员不及时整理归档的情况进行通报批评，对将企业核心机密资料占为己有的人员进行依法处理，对资料归档工作中做得较好的同志进行表扬，切实提高档案资料的归档率。其次还要定期向领导汇报工作，真正使领导们提高档案意识，积极支持档案管理部门进行各种有益的改革创新，把企业的档案管理工作做得更好。

2.2 加强档案从业人员档案知识继续教育，不断提高业务素质

新形势下，新的任务要求档案从业者不但要有较高的政治素质，而且还必须有较强的业务素质。面对当前档案种类繁多，档案管理载体多样化，形成档案的渠道也在发生着变化，就要求我们要不断学习业务知识和相关学科知识。同时各部门领导也必须重视档案管理从业人员的继续教育工作，加大对他们的培训学习，定期安排他们和同行业人员进行交流，从中不断汲取新的知识，学会新的技能，博采众长。在接收技术人员归档材料时，要运用自身所学的专业知识分析所归档的材料是否全面准确，是否缺失损毁，把好档案管理的入门关，提高归档材料的质量。及时对完结的工程项目催要归档材料，以免因时间过长资料丢失，切实负起档案管理的责任。

2.3 强化档案管理网络建设，进一步提高业务指导水平

企业档案管理要想提高归档率，单靠档案部门唱独角戏是不行的。它需要各部门的紧密配合，充分发挥网络作用，稳定档案管理人员队伍，加强对他们的业务指导和培训，定期举办档案知识培训班，对专职档案管理人员进行培训，同时要密切同各部门档案员、文书人员联系，相互帮助相互配合，决不能采取坐、等、靠的收集方法，对他们要进行材料收集、分类、归档等工作的指导，让他们提供线索或者代为收集，保证档案的归档率。

总而言之，企业运行最关注经济效益，往往对档案管理重视程度不够高加上还有旗下众多的分公司、项目部且分散在不同地点档案种类繁多六员流动性大档案归档率常常不高进而对企业的正常有序运行带来了负面影响。各类档案的及时归档完整归档，既是规范档案管理的要求池是提高经营效率的必要保证，笔者就如何提高企业档案管理归档率，结合实践作初步的思考与探讨。

[1]付启明.浅谈如何提升企业档案资源的完整度[J].档案天地，2016，(10)：46-48.

[2]陈水湖，宋锐.论全程管理在企业档案管理中的运用[J].机电兵船档案，2016，(05)：17-18.

[3]张付华.工程建设企业档案管理和归档的探讨[J].城建档案，2016，(02)：43-44.

[4]黄韵梅.加强企业档案工作的若干思考[J].浙江档案，2016，(01)：56-57.