关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

孙 杰

烟台市套子湾污水处理有限公司

关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

孙 杰

烟台市套子湾污水处理有限公司

档案信息化建设与档案管理具有重要的意义，有助于转变传统的档案管理方式，使档案资源得到充分的利用，提高档案的管理能力，建设信息化档案已经成为优化档案管理质量的最佳方法，相关管理单位应从实际出发，结合社会需要，构建高效的档案信息化平台，实现档案信息化管理，全面提高档案管理水平。同时也要注重相关管理人员的专业素养，从而更好地推动档案信息化发展进程。基于此本文分析了档案信息化建设与档案管理。

档案；信息化；档案管理

1、档案管理信息化建设的必要性

1.1 促进网络、数字化发展

现阶段，大部门的档案管理部门都处于传统的纸质文件的管理上，在管理档案信息过程中使用手工管理模式，在工作时常常会遇见一些大量的电子文件使工作人们无从下手。因此，档案部门如何在这个现代社会中的数字化与网络化的社会中寻求全新的发展道路，并将档案数据库中的原始档案信息资料作为“参考文献：”并将其发挥出重要的价值是档案部门在发展过程的难题，因此做好档案管理信息化建设成为一种必然趋势

1.2 开发档案管理的价值

档案管理人员在工作时要通过对档案信息资料的收集、开发、应用、管理等来实现档案信息的价值。档案信息管理部门还是一个信息服务结构，因此在工作过程中只有利用计算机才能将档案信息资源更好收集、存储、整理，将档案信息的价值更好的发挥出来。

1.3 促进档案馆发展

在档案管理信息化建设时，要做好档案馆的信息资料库房建设、档案管理馆藏建设、相关规章制度建设等建设工作。档案管理信息化建设的具体工作环境包括了对档案信息资料的收集、开发、整理、存储、统计、利用等。随着社会不断的发展，档案案馆的档案数据也在不断的增加，因此为了更好的跟上社会发展的脚步，需要加强档案馆的自身信息化建设。建设网络数字化档案馆，使用互联网信息技术来管理档案信息资料，并建立对应的计算机体系、档案管理专用软件体系、档案信息获取资料体系等，从而促进档案管理信息化建设的发展，使档案信息在管理过程中走在“潮流”的最前端。

2、档案信息化建设与档案管理

2.1 加强电子文件的管理

随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。

2.2 建立网络档案

建立网络档案能够有效提高档案管理的效率，具有较好的效果，建立网络档案需要做到以下两点：一是建立档案网站，发挥网站的优势，通过建立内部服务网站以及公众服务平台，提高档案管理的服务功能，使网络档案成为档案信息服务的平台，大力宣传网络档案信息，实现档案信息的合理利用；二是采购必要的硬件设备，硬件设备是提高档案管理能力的基础，信息化的档案管理离不开计算机设备的支持，必要的硬件设备是保证网络档案信息交换，共享的基础条件。研究表明建立网络档案有助于提高档案管理的安全性与可靠性，具有重要的价值。

2.3 提升档案管理人员的基本素质

档案管理人员是档案的直接接触者，如果没有将档案管理人员的基本素质提高上去，就无法为前来咨询的人员解答疑难问题。作为档案管理人员要将档案工作的意义和目的理解清楚，将为群众服务做为工作的重点，时刻改变自身的意识，更新自身的理念，打破传统，吸取精华，摒弃糟粕，只有将自身的素质提高，才能更好的为档案管理服务。

2.4 提高档案信息管理水平

在先进科学技术的推动下，通过使用计算机相关软件能够加快信息化档案建设进程。通过相关计算机管理软件能够对信息化档案的管理工作起到积极作用。使得档案管理的核心内容朝档案信息化方向发展，另外应加大档案信息化所用设备的投入，搭建高效的档案信息化平台系统，从而为档案信息化管理活动的开展打下良好基础。建设电子档案是信息化档案建设的主要措施，电子档案虽不能够带来实际效益，但是能够在服务社会的同时发挥其潜在的经济效益。当越来越多的电子档案形成时，如何合理地管理这些电子档案成为了主要问题。通过合理地选择相关计算机管理软件，是电子档案得以有效利用的关键所在，但是也需要强化相关工作人员的专业素养，前后两者均对提高管理质量起到重要作用。

2.5 优化、完善技术支持与资金保障系统

管理技术是档案管理工作中的一项关键因素，而充足的资金是先进设备得以应用的保障。鉴于此，在档案信息化建设过程中，需要科学的技术方法给予支撑，还需要投入足够的资金。在保证档案信息化体系稳步运行的同时，还可以确保档案资源的可靠性。首先，应用相应的对策优化基础设备，将档案信息化建设中的资金纳入财政的预算中，同时融入基本的建设、维护费用。应用服务外包、合作开发的手段，支持相关的档案研究管理技术。其次，对相关的软件、硬件设施进行更新，同时也需要对正在应用的设施进行不断更新，为档案信息化工作创建一个充裕的工作环境。

总之，当前，信息化俨然成为了发展的手段之一，档案信息化建设工作要想和新时期的发展需求相适应，需要对档案资源信息进行充分的挖掘，全面提高事业单位的档案资源利用率，为企业发展奠定坚实的基础。

[1]陈忠海.关于档案信息化建设的几点思考[J].档案管理，2003，04：26-27.

[2]黄赛君.关于档案信息化建设中常见问题的思考[J].兰台世界，2011，S1：141.

[3]战科城.关于档案信息化现代化管理的几点思考[J].才智，2012，16：347.