浅谈如何有效进行采购成本控制

张耀武

摘要：采购成本作为企业经营管理成本中的最主要的成本项目之一，在市场经济快速发展和市场竞争力日趋剧烈的时代背景下，加强企业等社会经济组织采购成本控制显得越来越重要。文章从探讨采购成本控制的含义、构成、过程及方法等入手，指出了当前采购成本控制中普遍存在的问题，并从企业采购的视角，就如何有效的进行采购成本控制提出了对策建议。

关键词：采购成本；控制；策略；有效性

成本和收益，是现代社会经济组织尤其是企业所考虑的核心和关键要素。降低企业成本和提高企业利润，是企业发展追求的最主要目标。加强成本控制是现代企业管理的核心内容，对于企业健康可持续发展具有重要意义和价值。根据相关学者的调查研究，采购成本在企业各种成本中占据着“半壁江山”的地位，因此通过采购成本控制来降低企业的采购成本是降低企業整体成本的重要诀窍。在经济发展新常态下，如何有效地进行采购成本控制，已成为降低企业整体发展成本、提高企业生产经营效率与效益、增强企业综合发展能力和核心竞争力的重要经济和管理课题。

一、采购成本控制概述

（一）采购成本控制的含义

采购成本，是指企业等社会经济组织为提供社会所需要的各种商品和服务，以便实现生产经营需要，从而需要对机械设备、原材料等进行购置而花费的可用货币形式计量的成本费用。采购成本控制是成本控制的一种，是成本控制在采购工作领域和工作环节中的具体表现。因此，采购成本，是指企业等社会经济组织，结合自身组织机构和管理制度流程，为了实现物资采购过程中成本的最小化，从而采取科学合理的控制措施和办法，进行有效的管理控制行为及其过程。

（二）采购成本控制的构成

狭义的采购成本主要指采购中的交易成本，一般包括物资采购价格、物资运输费用、存储费用、验收检查费用等。而广义上来看，人们常常根据采购流程和具体环节，将采购成本分为交易前成本（也即采购前准备成本）、交易成本（也即物资采购价格及相关费用）、交易后成本（后续维修费用及相关损失等）。采购成本控制是围绕企业所有采购行为进行的管理和控制行为，因此，从广义上来看，采购成本控制由三部分构成：一是交易前成本控制，包括制定采购成本计划、加强企业采购经费预算管理、企业供应商管理等内容；二是交易成本控制，主要包括制定完善采购制度和采购规范化流程、采购成本核算与分析、采购支出控制等；三是交易后成本控制，主要包括预防成本和损失成本控制、采购成本控制绩效考评、采购成本控制制度建设等。

（三）采购成本控制的过程及方法

采购成本控制是伴随采购过程而进行的科学管理和控制，由采购前期控制过程、采购中控制过程、采购后续控制过程等三个过程和环节构成，具体包括编制采购申请计划、进行部门审核或授权审核、信息反馈和采购计划修改完善、比对筛选供应商、签订采购合同书、执行采购合同计划、检查验收采购物资、物资清点登记入库、退货与换货、物资管理分配等。就采购成本控制的方法而言，根据相关研究者的梳理和归纳，既包括招标询价法、成本核算法、规模效应法、国产物资替代法等传统的采购成本控制方法，又包括协同采购成本控制法、第三方采购法、集权与分权相结合采购法、全球网络采购法等现代新兴的成本控制采购方法。

二、当前采购成本控制中存在的问题

（一）采购工作效率有待提高

当前，随着现代管理制度不断朝着从严从实的方向发展，人们对采购工作的管理越来越严格。这就使得当前的采购工作中，存在一个普遍而突出的现象，那就是无论采购物资的数量多少和金额高低，都需要层层审批，由于采购审批涉及到的部门和人员过多，上至企业高管，下至经办人员，有的需要近十个部门和人员审签，使得采购流程太多，采购审批花费的时间和成本过大，采购工作整体效率有待大大提高。

（二）选择供应商的成本居高不下

企业采购的商品和服务由供应商提供，因此在采购工作尤其是招投标采购工作中，需要对大量不特定的供应商“撒大网”，要求供应商来积极投标，以达到招投标采购的相关要求。但是，由于信息不对称，使得采购人员对众多供应商的信息了解不够，难以进行完全准确的综合性分析评价，只能够通过查看供应商资料、简单询问等方式进行，为了确保采购质量，不得不多次、反复地对供应商信息进行评估和筛选，使得选择供应商的成本居高不下。

（三）采购价格大多由单方面决定

由于受传统观念的影响，采购人员在对比选择采购价格时，大多只会注重产品和服务采购价格、运输费用等直接的价格，而忽视采购前后期的差旅费、试验费、考察费等成本，这就使得采购价格大多由供应商单方面提供的报价决定，常常出现在表面上看采购价格很“低”、但实际上的采购成本却远远超出预期的情况发生，从而违背了采购成本控制的初衷。

三、加强企业采购成本控制的对策思考

（一）通过加强采购经费预算来实现采购成本控制

一是要制定科学完善的企业采购成本控制体系，努力从整体战略上提高企业采购管理的整体效率和综合效益；二是要充分利用不同行业、领域采购项目的特殊性，根据随行就市的原则，采取灵活多样的办法，加强对采购方案、采购数量等进行成本控制；三是要坚持“先核算、后采购”的原则，及时将拟采购物资及开支情况弄清楚，明确不同岗位的权、责、利关系，从而通过规范采购成本核算来降低企业的采购成本；四是要积极建立赏罚分明的采购成本控制激励制度，让每一名采购工作人员都成为采购成本控制的“利益相关者”，并在各自的工作中努力争做降低采购成本、提升采购效益的积极分子。

（二）通过节约所要采购物资设备的开支来实现采购成本控制

一是要采取“货比三家”的方式，认真做好价格、产品和服务比选竞价工作，努力降低物资设备采购价格、就近采购降低运输费用、严格把关降低额外浪费等方式和手段来控制物资设备的综合采购成本；二是要通过优化采购组人力资源配置、减少无效劳动、提高采购工作相关人员工作效率等办法来努力降低采购中所需的人工成本；三是要根据所要采购的产品和服务特点及其管理使用规律，选择最适宜、最便利使用者的物资、设备和服务，努力提高采购物品和服务的使用寿命和使用价值；四是要结合采购者所在的行业、领域、岗位等具体特点和所需条件，坚持经济、高效的原则选择和采购所需要的机械设备，并提前做好采购先后工作衔接、采购物资发放等过程中的平衡协调，努力降低采购前后的各种费用。

（三）通过优化采购控制环境来实现采购成本控制

一方面，要结合企业自身情况和采购需要，不断制定完善物资管理制度、招标专利制度、供应商管理制度、物资库存管理制度等采购管理制度，实现采购工作的科学化、制度化、规范化开展；另一方面，要积极优化采购流程，建立严格有序、精简高效、科学适用综合的采购工作规则和相关流程，不断提高采购工作效率和效能。同时，要积极建立奖惩合理的采购绩效考核机制，营造良好的采购成本控制环境和氛围，积极为采购工作人员降低采购成本、提高采购工作效率创造良好条件。

（四）通过加强对供应商和采购人员管理来实现采购成本控制

实施采购成本控制，离不开具有先进效能意识、管理意识、管理经验和管理能力的专业性采购人才。因此，要實现采购成本控制向着更高目标和方向发展，就需要培养一支具有相关学科和专业背景知识、具有较高素质的采购人才队伍。一方面，要积极选聘和吸收具有经济学、会计学、统计学、法学、管理学等专业知识背景的人才从事采购工作；另一方面，更重要的是要注重对现有采购工作人员进行定期或不定期的采购法律法规和相关知识的普及和在职在岗培训，努力提升存量采购人员的整体素质与能力。同时，要加强采购人员的内外部岗位置换和内部审计，科学有效地对采购人员进行监督，这样既能够防止采购人员利用岗位职权谋取私利和胡乱作为，又能够实现科学合理分工和企业人力资源的优化配置，降低采购工作中的矛盾，从而降低企业采购成本。

四、结语

在日益激烈的市场竞争环境下，采购成本的高低，直接关系着企业产品市场份额的大小，关系着企业生产利润水平的高低，关系着企业能否在同行业的市场竞争中发挥自己的优势。因此，加强企业采购成本控制，既有利于企业综合成本的降低和企业生产经营效益的提高，又有利于改革完善企业经营管理绩效；既有利于提高物资设备采购的工作效率和经济效益，还有利于促进企业生产管理水平的稳步提升和市场竞争力的持续增强，必须引起高度重视。

参考文献：

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（作者单位：中国中车长春轨道客车股份有限公司）