基于文档一体化的数字化档案室建设探索

张建铭 王春晓

（中国工程物理研究院流体物理研究所 绵阳 621900）

基于文档一体化的数字化档案室建设探索

张建铭 王春晓

（中国工程物理研究院流体物理研究所 绵阳 621900）

本文分析了档案信息化进程中，沿用传统机关档案管理工作的企事业单位将面临电子文件和档案管理严重脱节的问题。作为科研单位，在科研管理相关部门及档案管理部门协同进行顶层设计和整体规划下，建设基于文档一体化管理的数字化档案室是连接OA系统与数字化档案馆之间的有效的手段，是档案管理工作发展必然。

档案 电子文件 文档一体化

随着信息化进程的不断发展，从2010年开始，我所在机关及科研室安装部署了办公自动化（OA）系统和科研协同管理系统的建设工作。OA系统与科研生产过程的全面协同管理的目的是实现科研生产任务下达、方案审批、报告（总结）审阅等流程的网上运行，对科研电子档案的在线归档、利用问题产生了迫切需求，依托传统档案室进行档案工作与OA系统、数字化档案馆建设之间的矛盾日益突出，两者之间缺少连接桥梁，传统档案管理方式面临新的变革。建设基于电子文件与档案一体化管理的企业数字化档案室成为科研单位档案管理工作发展的必然趋势。

一、电子文件和档案一体化管理必要性分析

1.大数据时代需要科技文件与档案一体化管理，科技档案管理学是一门新兴的学科，起源于管理学，伴随我国科学技术的发展，是在适应社会主义事业的客观需求的基础上创建并逐步发展起来的[1]4。科技档案的管理经历了科技文件、技术资料和科技档案这三个阶段，在科研单位，这三种“信息载体”分别由不同的科技人员、科研部门或档案管理机构来进行管理。

科技文件和技术资料处于文件生命周期的文件管理阶段，通常由科研部门（产生者）进行管理。归档是文件“突变”为档案的重要阶段，在文件形成者向档案管理部门办理移交手续，双方“签字”后，文件“突变”为档案，科技档案的管理责任主体从科研人员、科研部门转向档案管理机构或部门。

从“文件生命周期理论”来看，“归档”过程既是科技文件生命周期的终结，又是“档案”作为“有价值的文件集合体”即档案管理新一轮生命周期的开始，该阶段主要由档案管理机构进行管理，两个阶段的管理实现了文档一体化管理的闭环和持续提升管理。面对计算机技术和网络技术的发展，大数据时代的来临不仅是对科研管理人员也是对档案管理人员的一项挑战，档案管理需前移，在OA系统设置中将文件和档案管理有机结合起来，实现机关文件处理、档案室工作和档案馆工作“三位一体”、“文档一体”[2]81管理方式是解决这一问题的关键。

文档一体化管理的生命周期标示见图一。

图一文档一体化管理的生命周期图

2.传统机关档案管理模式下电子文件和档案管理存在的问题。伴随OA使用，电子公文在流转过程中，文件和档案管理（归档环节）的明显分界线逐步消失，传统机关文件的管理方式已经导致文件和档案管理严重脱节，大量电子文件在OA系统中处于“有人办，无人管”的状态，办完即失控。而在文件现行和半现行阶段，国家档案馆系统不具备接收管理科技电子文件的职能，传统工作由连接办公自动化和国家档案馆之间的科技管理部门和机关档案室共同承担，但目前相关职能不够明确，作用发挥受限，大量电子数据处于无序状态，不能进行有效管理和利用。作为科研单位，其中间桥梁的作用发挥受限更加的明显。电子文件在管理系统中难以转成有效的电子档案，而档案馆系统需花费大量的人力、物力进行档案的数字化。

在机关信息化建设中，由于计算机系统对文件和档案的界限难以区分，“重文件轻档案、急程序轻结果”等文件管理现象普遍存在，文件管理和档案利用之间的矛盾日益突出。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，明确指出要以加强档案室建设为基础，突出档案室在档案事业发展中的基础地位，要建立新形势下档案室工作新格局。除传统业务外，要把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。建设数字化档案室体现了档案工作和数字化档案馆工作发展的内在需求，对于提高单位的内部知识管理效率具有重要意义。

二、建设数字化档案室是实施“电子文档一体化管理”的有效途径

1.建设数字化档案室是实现电子文件前端控制的重要手段和落实电子文件管理标准、规范的最佳途径建设数字化档案室可以将文件管理提前至电子文件产生之初，从源头开始规范电子文件的元数据管理，管理过程中促使元数据伴随文件生命周期全过程，强调“前段控制与全过程管理理念”[3]14。档案管理工作前移表现在系统设计之初制定与纸质文件基本一致的电子文件归档范围与保管期限表，并将电子文件归档范围及保管期限表纳入管理系统。将业务管理流程纳入系统设计[4]227，按照保管期限表中规定的文件种类（名称），区分不同种类（名称）文件的价值、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。这个过程需要科研管理部门、档案管理部门、信息技术支撑部门和软件开发单位共同协商实现，将科研生产中各信息反馈的功能与数字化档案利用管理要求结合在一起，将规范要求体现在前端。

“前端控制”思想要求贯穿文件鉴定的全过程，文件一旦形成（起草或设计、标准化、审核、签署），系统自动与保管期限表中条款对应进行价值的初步鉴定，文件进入正常处理流程（发送、归档），其存毁、保管时间基本已决定。如果某些文件未纳入保管期限表，导致系统无法识别时，提醒用户作出判断，对于未作出规范化签署、鉴定的文件，用户无法进入下一步操作。

2.文档一体化管理重要意义——通过知识管理体现科技档案的价值。科技档案作为知识的一种载体，具有双元价值。档案作为工具价值，记录方式和行为反映了人类在改造自然、征服自然中科学技术的进步过程。而档案的信息或知识价值，是档案中记录的载体信息所反映出来的价值。这两种价值都需要通过档案使用者来实现，在单位或个体运用的过程中才能得以体现。在科研项目档案集中管理模式下，实现文档一体化管理，可以将档案管理提前到文件产生之初，并贯穿于文件——档案的整个生命周期，在鉴定和利用环节可以帮助管理者和利用者共享信息资源[5]27。档案管理人员必须积极主动去思考单位的知识构架、学科优势、管理需求等，将无序的知识做有序的策划管理，熟悉并掌控单位科技档案的价值，才能在需求时及时整理、提炼有参考价值的材料并及时推送到决策者面前，帮助实现知识价值的共享，减少重复劳动，提高单位的效率和业绩，实现档案的价值。

三、基于文档一体化管理的数字化档案室建设面临的问题

近年，院统一搭建了院级知识管理与信息化管理的框架，各单位也相继建成了OA办公系统、人事、保密、财务、质量、档案等管理平台，这些平台的运行给单位系统带来了便捷，通过近年的实践，面对大数据时代带来的巨大挑战，科研协同管理系统上线运行后，如何将“文件管理”、“归档管理”和“利用管理”有效结合起来是数字化档案管理可能面临的问题，具体到基层单位，数字化档案室建设工作面临如下的一些问题。

1.缺乏顶层设计形成大量的信息孤岛和非结构化数据。在信息化管理的进程中，OA协同办公系统，人事、保密、财务、质量、档案等管理平台在行业部门的要求下安装使用，先后采用了多种管理系统，如CRM、HRM、ERP等[6]2，各自数据被封存在各种不同的系统中。信息间缺乏相互联系的通道，缺乏统一的界面，大量的信息，孤立的数据，多系统的相互独立性也成企业的整体信息管理的障碍，业务管理系统的不一致性造成大量数据的不可兼容性。运行实践显示，不可兼容的数据下线后基本处于无法利用状态，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。

2.电子文件与电子档案管理规范建设滞后。现有标准、规范性文件指导性、针对性不强。我国现行有关档案数字化相关的标准多是二三十年前的标准，已不能满足各种类别的档案管理的需求。近年来，国家档案局和各地、各部门陆续出台了一些电子文件管理的标准、规范，如《数字档案室建设指南》《电子文件管理系统通用功能要求》《数字档案室应用系统要求》等，这些标准和规范多少存在“宏观要求多，具体要求少；原则条文多，明确规定少；涉及单个问题多，综合考虑少”的问题，在指导性、针对性和操作性上还存在不足，同时，没有充分考虑档案人员的实际情况，管理人员在提出电子文件管理系统设计、功能需求或者具体实践时，无法将这些标准、规范的要求贯彻其中，在档案信息化建设中也很难找到着力点，无法充分发挥自身的优势和作用。

四、科研基层单位基于文档一体化的数字化档案室建设探讨

数字档案室建设工作是一项系统工程，除现有档案数字化外，主要是实现各业务管理系统下的电子文件的在线接收，即实现现有的业务管理系统与档案管理系统的电子文件的无缝衔接，将具有归档价值的电子文件按照档案价值鉴定、归档、整理、著录、编目等方式转换为电子档案进行规范化管理。

1.电子文件归档业务权限设置及系统管理工作。OA办公系统、人事、保密、财务、质量等各业务系统内产生的文件按文件归档前文件管理流程中各个环节的责任制进行划分，按照档案管理规范要求和档案管理组织网络设置各级文件管理权限及系统运行审批具体责任人。各单位产生的科技文件办理完毕后按课题进行整理，对电子文件进行组卷，设置集中输出管理平台，统一归档。院内单位输入的文件资料由管理部门审查，使用完成后按课题（项目）归档节点统一归档，便于保持档案的完整性和成套性。

2.档案信息化网络应用体系和档案（文件）数据构建。建设可供所内研究人员、管理人员利用的数字化档案管理网络，对已建立档案目录和已数字化的全文数字化档案进行建库、挂接、权限设置等，将纸质档案整理后及时提供利用服务。

可供档案数字化使用的信息网站有以下任务，分三个层次：一是机关管理层面上的利用；二是档案人员日常的编研管理利用；三是科研人员的查询利用。

按照《电子文件管理系统通用功能要求》设计文档一体化管理的电子文件管理系统，实现电子文件的在线归档，电子档案的在线移交和接收，完成数字档案接收、管理、统计、借阅、鉴定、检索和一张图查询等功能。数据库主要包括如下五种数据：目录数据、实体数据、检索工具数据、背景信息数据和元数据。

3.档案的数字化及共享利用管理。在传统机关档案室管理模式下，档案人员已完成档案的目录数据编制工作。在档案信息化网络应用体系构建可用后，可进行档案目录上传和电子文件挂接工作，工作按照规范入库、利用优先、由近及远的原则，分期分批进行。对电子文件档案进行在线建库归档，纸质文件集中输出归档整理后入库管理。

库存档案数字化，对已数字化的部分科技档案数据检查、读取，建库、权限设置和挂接利用工作。对未数字化部分档案和文书档案进行规范化整理和数字化加工，在规范化整理过程中同步完成数字化扫描加工及数据检查，完成数字化工作。完成扫描、检查、入库整理等，确保扫描质量后重新装订入库管理。

2014年底，国家档案局发布《数字化档案室建设指南》，明确在办公自动化与数字化档案馆之间增加数字化档案室的建设工作。数字档案室是在充分肯定传统机关档案工作的前提下对新形势下机关档案工作提出的新要求。其定位为文档的双套制管理，在传统纸质档案管理基础上，应用现代信息技术，将机关管理和科研活动中形成的档案信息资源以数字化形式存储，并进行高度有序的组织和整理，通过各种网络平台，为机关运作、管理和决策提供档案信息服务和利用的档案信息集成管理系统。数字档案室是连接办公自动化与数字化档案馆的“中继站”，是信息化条件下文档一体化管理的先进形式。建设数字档案室，有利于提高档案室的工作效率和现代化水平，有利于确保科研成果纸质和数字档案永久存储与安全保管，有利于提高查阅的服务能力，满足我所科研生产信息服务的现实需求。

[1]王传宇，张斌.科技档案管理学第三版[M].北京：中国人民大学出版社，2009.

[2]王芳.数字档案馆学[M].北京：中国人民大学出版社，2010.

[3]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[4]张新国.新科学管理[M].北京：机械工业出版社，2011.

[5]徐拥军.档案后管理范式与知识管理[J].档案学通讯，2008（2）.

[6]陈传义.档案信息化网站构建基础与实例[M].武汉：武汉大学出版社，2010.

★作者张建铭为中国工程物理研究院流体物理研究所副研究馆员，研究方向为档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.14

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