高校后勤档案管理与利用工作的实践与探讨

翁 佶

（上海电力学院档案馆 上海 200090）

高校后勤档案管理与利用工作的实践与探讨

翁 佶

（上海电力学院档案馆 上海 200090）

高校后勤档案内容丰富，有广义和狭义之分。如何科学管理和有效利用后勤档案，对高校后勤行政部门效率提升以及高校后勤档案工作发展都有着深远意义。本文以上海电力学院后勤档案管理与利用的工作实践为蓝本，探讨如何更好地提升高校后勤档案的管理利用工作，使之更好地服务于高校主体工作。

高校后勤 档案利用 上海电力学院 OA系统

Weng Ji
(Archives of Shanghai University of Electric Power,Shanghai 200090,China)

高校后勤社会化改革后，学校回归教学、科研、育人之本务，将后勤机构、人员与学校分离，实施社会化管理、企业化运作。后勤档案类型多样，可分为文件、行政文书类、技术类、设备类、房地产业务类、账表类等类型[1]135。高校档案实体分类法未实施前，笔者学校的财务类、设备类、校办企业的产学研类、经营类的档案等都属后勤类档案，因此，高校后勤档案有广义和狭义之分。广义的高校后勤档案包含现行分类法中的基建档案（JJ）、产品生产与科技开发类档案（CP）、设备类档案（SB）等，其中产品生产档案即校属企业、物业和校办产业经营管理过程中形成的文件资料。基建档案对于硬件发展建设中的高校而言，其利用率最高，物业工程维修查询利用基建档案的频度也是最高的。狭义的高校后勤档案仅指限于总务或后勤管理部门的文件资料。

一、高校后勤档案的内容和自身价值的挖掘

1.高校后勤档案内容的综合性与多样性。不同高校的后勤管理部门，管理模式和称谓也会有所差异，有称总务处，也有称后勤管理中心或综合管理处等。常见模式为总务或后勤管理集团下辖的多个行政职能部门。狭义的后勤类档案仅指高校后勤部门产生的文件，即依据国家教委《高等学校档案实体分类法》，属十大类中行政类别（XZ）一级类目下的二级类目中之细分。

以笔者就职的上海电力学院为例，后勤管理部门的机构设置分别有综合管理科、后勤保障科、能源信息管理中心和卫生所。这些管理部门的工作中不断产生各种文件，制度、计划总结、国有资产、工程管理、产权文件、教工住房分配、货币化补贴、社会化管理的协议、合同等材料，这些都是我校后勤档案归档范畴，档案的类目代号编制参照上海大学标准编为XZ15。后勤档案植根于各项具体的工作中，涉及很多行政部门和师生工作生活的方方面面。部分后勤档案和学校人事档案、党群类档案、会计类档案形成交集，故高校后勤部门形成的档案具有综合性、多样性等特点。

2.广义上的高校后勤档案较之于有形资产更是一笔无形文化财富。历史存留的后勤基建类档案是学校弥足珍贵的财富。高校建筑往往是高校历史发展过程中具有代表性的文化财富。例如上海电力学院第一教学楼原为二战时期日本商业学校主教学楼，系1932年日本陆军大臣、关东军总司令白川义则殒命之处。2015年获批成为优秀历史建筑和爱国主义教育基地。当年申报过程中，学校档案馆保存近半个世纪以上的该建筑后勤基建档案均成为重要佐证材料。

校属企业和校办产业经营管理过程中形成的档案，是行业特色型院校其产学研应用于社会、服务于社会的重要例证。高校档案实体分类法实施前，校属企业的产学研成果均属后勤类档案，上海电力学院90年代前，以“厂”字编目立卷的档案中记载着各类产学研成果，校档案馆还保存有后勤产业部门收集的我校工程师发明研制的中国首台全自动触电保护器实物档案，以及当年校办企业参与研发生产的各类电子科技领域具有领先意义的仪器设备档案资料。高校后勤档案可以说是间接体现着行业特色高校产学研结合的发展史。

高校后勤社会化改革后，服务机构的竞争性加强，各高校后勤普遍引进社会优质资源为学校服务，降低了运行成本、增强了实体的竞争和发展能力[2]107。依托后勤部门存储的档案文件、信息数据，选择引进最优质的社会资源服务于学校，对于高校后勤行政工作开展、经济管理活动都有着直接或间接的辅助支持作用。每一份文件制度、每一枚奖状照片、每一本证书对于后勤部门自身发展都是一笔无形财富。

3.后勤档案凸显情报、凭证价值特征。高校后勤档案是高校后勤部门在自身职能活动过程中产生的有价值、有意义的各种形式载体的文件材料，其本身蕴含着大量的信息数据。实践表明，高校后勤档案信息的有效、合理管理有利于指导高校中各项工作的顺利开展，有利于提高高校中各项工作的工作质量，有利于改善高校工作者的工作效率[3]141。在校园各个教学、实验、办公、生活建筑的管理工作中，物业维修形成的资料都是后勤档案中常见的文件资料，一旦遇到建筑管道、暖通、线路故障，这些资料便可闪现出价值，犹如暗夜大海中天际的灯塔，虽然数量上不及基建档案，看起来价值和意义不大，但是一旦缺失，就如大海航行中失去航图，待到用时方知其重要价值。

近年来上海电力学院在新校区建设中所形成的施工技术图纸、前期审批文件、后期验收等文件材料具有一定的价值，它们所蕴含的情报、凭证价值在今后很久一段时间都会发挥作用。此外，楼宇各种管道、线路重新规划，需要施工图纸进行参考。若电路、管道等维修后新线路图纸文件未及时归档，则会引起很多隐患。同时，高校后勤部门在工程中与各类公司签订的协议、租赁与承包协议、各项建设项目维修项目合同、劳动用人合同等都是高校维护自身利益的重要保障，因此，高校后勤档案是凸显情报价值与凭证价值的重要信息源，它与高校中其他类别档案一样，对高校科学管理、高效决策有着举足轻重的作用。

二、高校后勤档案利用和办公OA系统衔接的实践

高校行政OA系统的建设是当前办公信息化的代表举措。将广义类后勤档案利用和OA系统衔接是笔者在档案工作中一个新的实践。上海电力学院实施OA系统处理日常行政事务多年，OA无纸化办公管理系统优势也在国家推崇节能环保的大环境下显现。作为高校内部信息发布、交流的平台，各类文件、公告、报告申请能及时公开和在指定范围流通，达到多部门工作协同运作，行政办公流程实时跟踪。

档案的利用过程也是一个档案利用个人或部门，向档案馆与档案立卷部门申请、审核、批复、借阅的行政流程。作为一项程式化的工作，将档案利用工作流程实行网络平台自动化。将后勤类档案的利用服务直接挂接学校OA系统用户，OA系统中立卷部门领导和档案管理者对于利用者的身份和目的进行权限审核。由于笔者学校有多个校区，部门间隔远，教职工上千，人员流动性大，从杨浦校区到浦东临港校区将近一百公里，现实纸质化档案利用中找领导、等领导、签字盖章程序耗时耗力。通过OA系统办理，省去了传统纸质化的领取表格，填写表格，找立卷部门领导、档案馆领导和主管领导的奔波。在OA系统中规范各流程环节，提高了档案利用过程中多校区、多部门协同工作的效率。OA系统就如医院网上预约就诊系统一样，方便了档案利用者，节省了档案利用者时间，从技术上杜绝了假冒签字等违规现象。OA系统还能有效地对利用内容和人员实施统计。

对于部分后勤档案，诸如国有资产产权证书、学校建筑施工图纸等的利用，出于对档案原件保护的原则，一般不外借，确需借出的话，严格按OA申请程序履行借阅登记手续，经后勤档案形成部门负责人和档案馆同意后，留存联系信息、告知责任后，方可外借利用，并在规定时限内催还。笔者学校近几年校园改建投入加大，后勤部门对于基建类档案利用率直线上升。后勤工作社会化后，维修改建工程都由社会机构完成，校内有涉密的教学科研场所，基建类档案涉及学校教学科研安全和保密工作。由于外借是在OA系统上按流程经立卷和档案部门负责人审核，非本校人员或单位由于无系统用户身份，故皆需经具有本校系统用户身份的后勤经办人员通过OA系统实施预约。在系统中完成审核流程，再由后勤申办人员陪同，携校园一卡通和身份证件即可前来办理查询或借阅，真正把档案信息的保密安全责任以OA系统登记落实到校内具体人员。

三、高校后勤档案管理工作中若干问题及解决对策

随着高校后勤改革工作的开展与深入，管理体制和用人方式也在悄无声息地变化。现在的用人方式有合同制、派遣制、临时劳动人员等，流动性增大导致不具备档案理论和实践经验的人员步入档案管理岗位，使得后勤档案工作压力随之增大。笔者以基层档案实践工作的角度，列举高校后勤档案工作中存在的问题和解决对策如下。

1.档案管理规章制度的完善。高校将后勤类档案与教学、行政档案一同纳入高校档案事业发展规划的同时，必须明确一名主管档案工作的后勤管理部门领导进行责任制管理，年底考核时将档案工作开展状况与其考核挂钩。笔者学校以上海大学档案管理制度规章为蓝本，编制了《上海电力学院档案管理手册》，兼职档案员人手一本，档案管理规范、制度、办法在手册中详尽拟定，保管期限表与归档范围、档案管理办法、鉴定办法、整理办法、保管办法、销毁规定等内容一应俱全。归档范围和保管期限表是分类整理鉴定工作的神兵利器，将管理制度手册化，让后勤基层档案工作的效率大大提升，后勤档案工作效率提升的同时，也大大提升了高校后勤部门行政效率。因此，高校后勤档案工作中制度健全、体制完善是后勤行政工作的加速器。

2.基层档案管理人才队伍建设的强化。后勤档案管理人员多属兼职，基本上没有经过正规的业务培训，而且工作岗位不固定，调动频繁，致使很多工作人员对档案概念不清楚，对档案业务不熟悉[4]110。目前我校后勤部门亦存在上述问题。后勤部门的档案工作由办公室行政人员兼职管理，兼职档案人员流动性大，其对收集、整理、鉴定工作无法过多深入了解，造成对收集立卷工作的不熟悉。加上没有集中管理档案的意识，大多档案都分散、遗落在各基层科室中，造成管理、利用工作的不便，容易造成重要档案文件材料的遗散，那会造成不可估量的损失。

基层档案人才队伍建设是关乎档案工作开展到什么高度的关键问题。故而对行政兼职档案员工作职责的明确以及业务培训必须引起后勤部门领导重视和纳入档案管理工作的日程中。档案管理部门介入，每个学期给后勤兼职档案员进行理论、实践培训，并纳入其工作量，为后勤部门兼职档案员提供必要的软硬件设施。

3.档案利用和宣传的开展。档案利用工作做得好坏是评价档案工作开展优劣的重要指标之一。高校后勤部门档案工作现状大多重收藏、轻利用与宣传，基本上就是将档案放入库房，后续工作可谓无从谈起，所以应充分利用好后勤档案，不断加强档案利用工作的宣传力度，了解档案利用者的需求，正确引导使用者合理利用档案资源[5]80。档案部门可以挖掘后勤综合管理、保障供应、能源信息管理中心、卫生等部门的档案信息，针对师生群体，围绕校园生活服务、校园平台软件做一些个性化的小册子、宣传板等，为师生提供一些关于校园软硬件设施的资料，为学生提供校园中各种服务、风景、特色、人文等的情报资料线索。因此，可以针对自身特点编制出有关学校后勤服务特色的各类年鉴、大事记等编研材料，学校建筑功能或历史、餐饮、医疗、住宿、疾控等人文宣传册，让新入职、入学的师生在了解自己学校的学科外，了解更丰富、多元的人文资讯，莫让后勤档案的档案材料沉睡金匮。

高校后勤档案是高校后勤部门在自身职能活动过程中产生的有价值、有意义的各种形式载体的文件材料。在一定程度上，高校后勤档案记录和反映着高校后勤部门的原始工作风貌。做好高校后勤部门的档案管理和利用工作，不仅对工作开展的效率有所帮助，也在不同程度上宣传了各自学校基础服务设施、人文特色，更是对学校历史的负责。因此，加强与提高高校后勤档案管理和利用工作，具有非凡的意义。

[1]许雪雯.加强高校后勤档案管理工作的几点思考[J].黄山学院学报，2009（1）.

[2]郜郑平.关于高校后勤管理模式的探讨[J].致富时代，2009（12）.

[3]路长兰.高校后勤档案管理存在的问题及对策[J].泰山学院学报，2014（5）.

[4]周红莉.加强高校后勤档案管理工作的思考[J].郧阳师范高等专科学校学报，2012（10）.

[5]杨丽萍.如何做好高校后勤档案管理工作[J].郑州牧业工程高等专科学校学报，2013（2）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.10

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2016-11-09