“中国开放档案共享平台”历史档案共享调查研究

姚乐野 丁琳玲

（四川大学公共管理学院 成都 610065）

“中国开放档案共享平台”历史档案共享调查研究

姚乐野 丁琳玲

（四川大学公共管理学院 成都 610065）

以中国开放档案共享平台历史档案共享现状为切入点，归纳中国开放档案共享平台历史档案共享中存在的问题，并分析其影响因素，进而探讨如何进一步完善中国开放档案共享平台历史档案共享的建议。

历史档案 共享平台 利用

Yao Leye Ding Linling
（School of Public Administration of Sichuan University,Chengdu 610065,China）

一般认为，依据时间维度，历史档案是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前形成的档案，包括明以前、明清各朝代的档案、民国时期档案以及革命历史档案等。自1980年我国第一次明确提出开放历史档案，历史档案的开放利用得到不断发展。尤其是随着社会信息化程度日益加深，档案走向网络服务，历史档案也顺势而动，通过网络公开和共享。“十二五”时期，为实现全国性档案信息资源共享的目标，国家档案局主导的全国性档案信息资源共享平台——“国家开放档案信息资源共享利用系统”，即“中国开放档案共享平台”正式投入使用，开启了历史档案信息资源“一站式”全国范围共享的格局，为社会提供全方位的历史档案信息服务。目前，学界对于该平台已有一些介绍和研究，鉴于该平台在档案馆集群和档案信息资源共享方面的重要性，本文特对其历史档案信息资源共享中存在的一些问题进行分析，探究影响因素，并有针对性地提出完善对策。

一、中国开放档案共享平台历史档案共享现状

中国开放档案共享平台集合了中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆3个中央级档案馆，除台湾、香港和澳门外的31个省、自治区、直辖市综合档案馆，5个计划单列市档案馆，10个副省级市档案馆，新疆生产建设兵团档案馆，总共50个各级国家档案馆提供的近78万条档案目录及原文数据，具体档案种类及数量见表1。

表1 国开放档案共享平台档案种类及数量情况

从数量上看，目前中国开放档案共享平台内还是以历史档案为绝大多数。平台除了设置50个独立档案馆的数据资源外，还针对一些热点历史问题、重要历史人物、重要历史事件、珍品历史档案、老照片、重要声像等建立了历史档案专题或栏目进行展示。在查询过程中，各档案馆馆内数据资源之间有关联，查询某一人物则其他相关人物或事件也会出现。

这样的“一站式”档案信息资源共享和服务平台实现了档案馆的集群和历史档案信息资源的整合，覆盖面广、数据量大、服务效能高，有利于用户突破时空限制，便捷高效地查询和利用历史档案，也有利于历史档案加快传播速度、扩大影响范围，实现自身价值，充分体现了“以人为本，服务优先”，是一种历史档案公布和共享的创新突破途径。

二、中国开放档案共享平台历史档案共享存在的问题

在充分肯定这个覆盖全国的开放档案共享平台在整合历史档案信息资源、实施历史档案信息共享、提升历史档案服务能力方面价值的同时，我们也要客观地看到其存在的问题。

1.档案馆集群不够。《全国档案事业发展“十二五”规划》中提出要实现全国性公共档案信息资源共享，在这一目标指导下，国家档案局部署实施相关项目，本该获得全国各级国家档案馆的大力支持和积极响应，但实际情况如下：（1）平台内显示的31个省级行政区综合档案馆中，山西省、湖南省和宁夏回族自治区档案馆下没有相关数据资源；（2）平台内地级市综合档案馆只有15个，仅占接近300的中国地级市数量的1/20；（3）平台内没有涉及县级档案馆。

2.历史档案信息资源共享不够。我国数千年历史源远流长，历史档案卷帙浩繁。据国家档案局2007年的统计数据，目前保存在全国各级各类档案馆中的建国前形成的历史档案共3300多万卷（件）[1]84。截至2016年10月7日，平台内历史档案及原文数据还不到78万，不仅与2007年的统计数据相距甚远，甚至与中国开放档案共享平台项目计划2013年一期建设所要达到的100万条目录及原文数据的目标相比都要少[2]64。具体情况如下：（1）典型的是几个档案馆提供开放历史档案信息资源数量仅为个位数，如河北省、上海市、广西壮族自治区、西藏自治区和青海省档案馆提供开放档案分别为2条、5条、1条、4条和2条；（2）很多档案馆仅提供开放历史档案中的某个全宗或者全宗的某一部分，如浙江省档案馆仅提供《黄埔军校同学录》数据库，安徽省档案馆仅提供民国时期（1911—1949）安徽省政府全宗二目——省教育厅档案材料，新疆维吾尔自治区档案馆仅提供民国吐鲁番县档案全宗；（3）还有部分档案馆主要提供目录，以内蒙古自治区档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆为代表。

3.历史档案信息资源整合不到位。已接入中国开放档案共享平台内的50个各级国家综合档案馆共享的历史档案信息资源，呈现的格式、清晰度和利用标准不同，为利用带来不便。仅以省级行政区综合档案馆为例，就格式而言，有数据资源的27个省级行政区综合档案馆历史档案数据格式不一，具体情况见图1；就清晰度而言，虽然没有明确判断标准，但出现江苏省档案馆的19780条数据资源打开是空白页的情况；就是否可复制而言，27个档案馆中只有7个档案馆的数据资源可复制，这7个档案馆并不包括北京市档案馆、浙江省档案馆和中国第二历史档案馆，而这3个档案馆在其官方网站上可提供历史档案资源下载，档案馆或多或少存在与档案馆官方网站数据没有对接的现象。可以说平台内的各档案馆如同一个个相互独立的“信息孤岛”，各自拥有丰富的历史档案信息资源，彼此之间却无法交互，不能实现馆际历史档案信息资源的关联和共享[3]49。

图1 27个省级行政区综合档案馆历史档案数据资源格式情况

另外，平台历史档案信息资源整合不够还体现为检索系统不完善。不仅没有给用户提供必要的平台内档案信息资源数量、范围和检索方式等说明信息，检索中还存在检索项较少、不能限定检索范围（某一档案馆或某几个档案馆）、高级检索功能不全等等问题。

三、中国开放档案共享平台历史档案共享存在问题的原因分析

中国开放档案共享平台在历史档案信息资源共享和服务中存在不尽如人意的地方，档案馆的集群和历史档案信息资源共享和整合存在问题，笔者从主观和客观两个方面分析原因如下。

1.客观原因。

（1）项目为长期性系统工程。国家档案局档案科学技术研究所程春雨在《云计算模式下的开放档案共享利用平台建设》一文中介绍，中国开放档案共享平台分三期建设，每期有相应的建设目标，不论从5个层次和3个体系的架构，还是从云计算基础设施、应用系统开发和标准规范的研制3个方面建设内容，以及50个国家综合档案馆的接入来看，都有大量工作需要完成，需要循序渐进。从2016年6月到10月不同时期的调研数据看，也体现了这一点，平台内目录及原文数据从6月时的66万条左右，到10月增加到了77万条左右，呈现不断增长的趋势。而且，平台设计由国家档案局建立统一平台，各地档案部门建立区域性平台；省档案局可以统领全省各地，建立区域性平台，让地级市参与进来；地级市建立平台，让县级档案馆参与进来，这样一级一级参与最后整合形成一个系统的平台[4]，项目工程浩大。项目虽然建设了3年左右，但与要做的事情和面临的困难相比，呈现与预期目标有一定差距的局面，是可以理解的。而且平台应用的云计算模式，作为信息技术领域中比较新的计算模式，其应用还处于一个实践和不断发展的过程。

（2）地区经济、技术、人才队伍水平不平衡。档案馆历史档案信息资源通过网络在中国开放档案共享平台内共享，从历史档案数字化，到历史档案数字化副本通过网络在平台内共享，再到后期的管理与维护，都需要资金、技术和人才的支持。但各地区发展不平衡，广大中西部地区的档案馆、数量众多的县区一级的档案馆受多种因素制约，想要跟东部发达地区的档案馆、中央或省级档案馆保持步调一致非常困难。同样，因为各档案馆发展的差距，导致数字化采用标准不统一，造成平台内历史档案信息资源呈现出不同的格式和清晰度。

（3）历史档案质量参差不齐。作为不可再生的信息资源，历史档案的价值不言而喻，但历史档案因形成年代比较久远，书写形式和载体材料多种多样，保管条件不尽相同，导致历史档案质量好坏不一。部分历史档案不适合或者不能信息化，部分历史档案在信息化后质量不高。

2.主观原因。

（1）国家档案行政管理部门方面。作为全国性的公共档案信息资源共享服务工程，国家档案行政管理部门在部署实施过程中，虽然分阶段、有规划并不断推进，但受现有档案管理体制影响，工作中难免有所疏漏。①平台建设内容中的应用系统开发部分设计不够完善，在历史档案信息资源的整合、管理和服务方面都有所欠缺；②缺乏评估机制，对档案馆工作执行情况缺乏监管，不能反馈档案馆共享档案信息资源数量和质量，以及用户使用效果；③项目建设内容中的标准规范部分，在建设的各个环节和后期运行维护阶段中表现出执行不到位的现象。

（2）档案馆方面。作为历史档案最主要的保管场所，各级国家综合档案馆是历史档案公开的主体，也是已公开历史档案共享的主体，但不少档案馆没有尽到自己的责任。①过度重视历史档案信息安全。虽然档案信息安全应该高度重视，但很多档案馆或多或少有“保密保险，利用危险”的心态，而数字化和网络共享使得他们对于档案共享带来的安全隐患顾虑更多。②缺乏共享理念。保管好档案一直是档案馆的基本工作之一，但档案馆长期过于注意档案收藏，更多是扮演档案信息资源“看守者”的角色，而没有很好地做到以用户需要为导向来提升自身的服务，促进档案信息资源共享。而对于历史档案，特别是那些本馆特有的历史档案，档案馆更是视其为“独家”、“镇馆之宝”，将其作为馆藏建设的闪光点来小心保藏，不愿轻易示人，更别提共享，使得档案背离了其存在的初衷，影响了信息交流。档案馆关注自身效益，注重自身的知识产权保护无可厚非，但途径很多，将档案收藏起来并不是根本解决之道。③对网络和共享平台功能认识不准确。我国社会信息化发展迅速，公众对互联网的依赖程度不断增强，通过互联网获取所需的信息资源逐渐成为一种习惯，很多档案馆并没有意识到“一站式”的网络共享平台对于提升公共文化服务能力，服务民生，促进档案信息广泛共享的重要意义。

四、进一步完善中国开放档案共享平台历史档案共享的建议

中国开放档案共享平台作为创新的档案共享模式，在执行中确实存在一些问题，但因为这个模式是顺应时代发展，符合各方需求的，并且在国家档案行政管理部门、各级国家综合档案馆和社会公众的共同努力之下是可以进一步完善的。

1.国家档案行政管理部门主导。作为涉及全国范围的档案信息资源共享平台，需要协调诸多方面的关系，国家档案行政管理部门要继续发挥强有力的主导作用。

（1）宏观把握全局。①完善共享平台。作为一个面向全国开放的共享平台，需要完善档案信息资源整合、管理和对外提供利用等功能。落实平台管理和维护的责任，并更新云计算技术，以支持更多数量的档案馆接入，支撑更多历史档案信息资源“存储”，以及提供更加便捷的历史档案信息资源服务，让档案馆和用户均没有后顾之忧。②引入评估机制。国家档案局巡视员王良城在一次专访中提到，要“引进信息化电子政务评估机制，看看一个地方开放了多少档案信息，谁的信息认可度高、参与度好等等，通过设置一系列评估指标，营造积极参与、力争上游的氛围”[4]13。通过对接入平台的各档案馆以及档案馆提供的历史档案的数量、质量等进行评估，对项目建设过程以及平台运行后标准规范的执行进行评估，督促各级档案馆按项目计划完成各阶段建设目标，避免档案馆敷衍应付。③制订标准和制度。在历史档案资源元数据建设各环节及平台运行维护阶段都要制订合理合法的标准规范和规章制度，来保障共享平台规范建设和安全运转。

（2）具体执行策略。①国家档案局提出，逐级实现区域内档案部门的信息共享并共同向社会提供远程服务，进而最终搭建国家档案信息资源共享和服务平台、实施全国范围的档案信息共享，其中很关键的一点是要将各档案馆官方网站历史档案资源和中国开放档案共享平台进行对接[5]64。②要对接入平台的档案馆和档案信息资源进行整合，实现平台内馆际间历史档案的关联，让平台内的历史档案信息资源形成系统化的整体。③历史档案具有分散性特点，据笔者网络和实地调研后得知，历史档案数量庞大，内容丰富，除了集中保存在中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆等专门性历史档案馆外，还有为数不少的历史档案散存于各种组织和个人手中。仅就清代档案而言，据中国第一历史档案馆发布的调查报告《全国各地档案馆所藏清代档案基本情况调查报告》，目前，存世的清代档案约两千万件，除了一千余万件清代中央国家机关档案集中保存于中国第一历史档案馆外，其余部分，尤其是清代地方衙门及民间档案则分藏于国内外数百个档案馆及相关图书馆、博物馆、研究部门的资料室和个人手中[6]。而且，现在社会上已有很多历史档案相关数据库，建议可以开阔视野，将非国家综合档案馆系统，甚至非档案馆系统的各种组织和个人也逐步纳入到这个平台内。整合这些为数不少的历史档案信息资源，对于丰富共享平台历史档案信息资源意义重大。当然，这其中还有许多值得思考的问题，比如知识产权、收益、技术等，这里只是提供了一种设想。

2.档案馆配合。档案馆拥有的历史档案资源储备是历史档案信息资源共享的绝对保障，不论是单纯为响应国家档案局的工作要求，还是深刻认识到中国开放档案共享平台的重要意义，各级国家综合档案馆都应该配合档案行政管理部门，通过中国开放档案共享平台共享已公开的历史档案信息资源。

（1）顺应时代需求，改变传统思想。①改变“重藏轻用”思想，改变档案信息“看守者”角色，积极响应国家档案局服务民生的“中国开放档案共享平台”建设项目，按期完成自己的档案上传任务，并按要求陆续公布。至于档案安全方面的考虑，平台在部署实施过程中，不论是云计算基础设施建设，还是应用系统开发，均考虑到安全等级保护相关要求，整个体系架构中也专门设置了安全体系[2]64，以充分保护档案信息资源的安全，档案馆要给予足够的信任。②对于本馆特有的历史档案，档案馆应以一种博大的胸怀和高尚的情怀，将共享不只是当成自己的工作任务，更加当成自己的使命，除了完好保存历史档案，更希望其能为世人所见，借由共享平台让历史档案得以发挥其价值，特别是有重要意义的珍贵档案，能将档案中的历史和故事告知社会，在政治、经济、文化和学术等领域的社会实践中发挥作用。③在“互联网+”行动计划不断深入发展的背景下，档案馆应该认识到中国开放档案共享平台实现了互联网与档案领域的深度融合，在历史档案信息资源配置中有优化和集成作用，绝对能够创造历史档案新的发展。

（2）以用户需求导向共享档案。因为历史档案数量众多，内容丰富，档案馆在进行历史档案信息资源共享时要有所选择，进行用户需求分析，结合民生热点，提供用户需要的历史档案，可以选择若干专题为突破口，然后再循序渐进，不断扩充，持续分批共享，特别要注意突出本档案馆自身的特色。

3.社会公众参与。社会公众作为用户，在开放共享平台完善过程中也有自己应该或可以做的事情。

（1）通过平台利用历史档案。当中国开放档案共享平台内档案馆集群、历史档案数据完备、历史档案资源整合较好，“一站式”服务的利用方式更加集约，社会公众不需要亲自到各档案馆查询，甚至都不要分别到各档案馆官方网站上去查询，在平台即可便捷地获取和利用历史档案信息资源时，则平台建设的初衷和价值才能得以实现。基于网络的共享平台充分重视社会公众的利用，故而社会公众应改变对档案利用的刻板印象，摒弃对档案这一信息资源的偏见，充分参与到历史档案的利用中。中国开放档案共享平台将帮助公众更好地接受和使用历史档案，公众也应更好地利用历史档案资源，充分发挥其价值

（2）保护历史档案的安全和档案馆的知识产权。通过中国开放档案共享平台使得历史档案信息资源获取更加容易，也导致监管不易受控制，容易带来安全和侵权的隐患，这时候就需要用户严格遵守国家相关法律法规，以高度的自觉性维护历史档案信息的安全，维护档案馆的知识产权，才能形成良性循环，达到双赢的目的。

（3）变历史档案“资源利用者”为“资源建设者”。中国开放档案共享平台也可以考虑让历史档案个人保存者参与，除不宜公布的历史档案需要个人保密外，在自己保存原件的情况下，历史档案个人保存者对于历史档案可以像学者对于其学术论文那样，将历史档案的数字化副本提供给共享平台供社会公众查阅利用。这就需要历史档案个人保存者增强档案意识和社会责任感，积极参与到历史档案的共建共享中，提供历史档案的相关信息。这样的众筹模式在丰富历史档案内容的同时，也扩大了历史档案和中国开放档案共享平台的影响力，繁荣了历史档案的社会研究。当然，在这一过程中，历史档案个人保存者也不是完全自由的，必须接受监督，在合理合法的规范与制度引导和维护下进行。

党的十八届五中全会提出了创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，2016年4月1日，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，提出“十三五”时期档案工作也要树立这五大发展理念，加快完善档案治理体系、提升档案治理能力。面对中国开放档案共享平台中历史档案目前共享中的困境，国家档案行政管理部门、各级国家综合档案馆和社会公众，必须以开放、共享理念，积极完善中国开放档案共享平台，构建历史档案信息资源全国范围“一站式”网络共享的新格局，让百姓走进档案、档案走向社会。

[1]郭莉珠，唐跃进，张美芳，马翀，王宜欣，张建华，李婧.我国濒危历史档案的抢救与保护研究[J].档案学通讯，2009（2）.

[2]程春雨.云计算模式下的开放档案共享利用平台建设[J].中国档案，2013（12）.

[3]王萍，张卫东，李俊蓉，王磊.历史档案网络存取原则及其实现方法[J].档案学研究，2012（1）.

[4]周峰林.全国开放档案和政府公开信息资源共享平台建设：专访国家档案局巡视员王良城[J].浙江档案，2013（1）.

[5]王良城.档案信息资源共享服务机制的战略构建[J].中国档案，2013（1）.

[6]胡忠良.全国各地档案馆所藏清代档案基本情况调查报告[EB/ OL].（中国第一历史档案馆）http://www.lsdag.com/yjbg/709.jhtm l，2016-04-02.）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.04

国家社会科学基金重大项目《清末民国时期图书馆事业档案整理与研究》（15ZDB128）。

姚乐野，四川大学公共管理学院教授，博士生导师，研究方向为公共部门信息资源管理、现代文件管理与电子政务、知识管理、图书馆信息资源建设；丁琳玲，四川大学公共管理学院档案学硕士研究生，方向为电子文件与电子政务。

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2016-11-25