高校档案信息化建设现状与对策探究

胡维维

（淮北师范大学 综合档案室，安徽 淮北 235000）

高校档案信息化建设现状与对策探究

胡维维

（淮北师范大学 综合档案室，安徽 淮北 235000）

随着数字技术和网络技术的不断发展，信息化时代已全面到来，渗透到社会的各个领域，加强高校档案信息化建设是社会信息化发展的必然要求。尽管高校档案信息化建设已经取得了不少进步，但仍存在不少问题。针对当前高校档案管理信息化建设中存在的问题，提出加强硬件设施建设、加强档案信息资源建设、加强档案管理系统的研发、加强电子文件库的管理、做好档案信息化人才建设等举措，全面推进高校档案信息化建设。

高校档案；管理；信息化；建设

档案作为文明的传承载体一直以来服务社会造福人类，在当前信息社会中同样扮演着重要的角色。高等学校作为传播文化、传承文明的文化事业机构，其文化积淀和文化理念是学校办学和发展的重要内涵和支撑。高校档案作为高校发展历史的原始记录，见证了大学成长发展的历史过程和特色形成过程，对学校的发展起着不可忽视的作用。高校档案不仅包含党群、行政类，还包含教学、科研等类别的材料，是学校高品质的物质文化。信息时代重要的特征之一是信息资源共享和利用。面对社会对信息资源共享的需求，高校档案事业必须跟随时代发展的脚步，通过信息技术将沉睡在档案盒中的档案信息唤醒，全面推进高校档案信息化建设的步伐和深度，更好地为学校发展和社会需求提供有效的服务。

一、高校档案信息化建设的内涵与意义

高校以往的档案建设呈现出显著的封闭性管理特征，不仅管理效率低下，而且对于档案资源的价值无法实现充分的利用。随着我国高校办学规模的跃升，档案管理的工作职责与职能均发生了相应的改变，人们对于档案管理的需求呈现出多样化的特征。因此，亟需一种具有科学性与合理性的管理手段来实现高校档案管理的综合发展。“高校档案信息化建设是高校数字化校园建设的重要组成部分，它以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，努力适应高校信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为教学、科研、管理服务，为高校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息。”[1]通过信息化的建设能够转变以往低效的管理模式，使得档案管理工作中的查询、分类以及管理等工作能够在互联网上自动化完成，为人们提供快速、便捷以及精准的档案管理服务。通过计算机信息技术与校园网络的有机融合，能够深入挖掘出高校档案资料中的潜在价值，使得高校的师生都能够自行查找到其权限范围内的档案资料。因此，档案管理信息化建设既能够借助于信息化技术实现高校档案管理工作的科学性以及系统性，还能够将档案管理工作需要花费的人力以及财力降到最低，有效地控制高校档案工作的管理成本，使得高校的经济效益与发展进步得到同步提升。

高校档案信息化建设主要包括三个阶段，第一个阶段是高校档案信息化基础设施建设，包括计算机以及外部设备的购置，网络建设，以及操作系统、数据库、信息安全系统等购置与开发。第二个阶段是高校档案信息资源建设，包括高校档案目录数据库建设、档案全文数据库和多媒体数据库建设、电子文件归档管理。第三个阶段是高校档案管理系统建设，包括高校档案管理软件开发和应用、文档一体化管理系统开发和应用、档案馆参与当地政府上网工程和电子政务建设、建设示范性数字档案馆和电子文件中心。

二、高校档案信息化建设的现状及困境

随着计算机互联网技术的普及与进步，信息化已经成为新形势下高校档案资料管理的明确方向。高校的档案管理部门为了能够便于管理，提升管理的效率，大部分都已经开始档案信息化建设。通过将计算机技术与档案信息管理工作进行有机结合，使得档案转化为数剧资源储存在计算机管理系统中，进而简化了高校档案管理工作的程序与方式，提升了管理效果。大多数高校开始使用专业的档案管理软件进行智能化档案管理，从档案最初的资料搜集到最后的管理利用能够通过专业的管理系统进行智能化处理，一定程度提升了管理的科学性与有效性。但由于档案的保密性，相关人员档案意识的薄弱性，档案管理部门的冷门性，加之我国高校档案信息化建设起步稍晚，导致高校档案管理信息化建设远远滞后于信息化社会的发展步伐。一些高校档案管理还处在传统管理阶段，特别是经济落后地区的高校更是如此。很多高校的档案信息化建设处于初步阶段，并没有实现真正意义上的信息化，真正意义上的信息化应该达到数字档案馆的阶段。要提升信息化建设的可持续能力，实现档案信息化建设的目标，必须认清高校档案信息化建设存在的多重问题。

1.档案信息化基础设施建设投入较低

与同属于以信息为客体服务于公众的图书馆相比，高校档案管理部门无论是在人员的配备上还是在基础设施建设上都落后于图书馆。据调查，现在仍有不少高校没有建立档案馆，只设置了学校档案室，档案室人员配备一般2-3名，无法满足学校档案事业发展需求。长期的备受冷落，经费划拨的不足，阻碍了档案信息化基础设施的建设。“档案信息化建设需要配备容量比较大的服务器、购置计算机、建立数据库以及局域网，具备完善的硬件条件，同时也要对专门用于档案管理的软件进行开发，对网络进行维护与管理，这些工作都要花费大量的费用。”[2]一些高校档案信息化建设基础设施一再从简、一再将就，严重阻碍了档案信息化建设的发展。

2.档案管理软件较落后

以计算机为核心的数字技术和网络技术的发展，高校行政办公越来越追求效率和便捷，使用的管理软件类目众多，如科研、教学、人事、行政、学生、党总支等管理软件，很多高校科研、教学、人事管理软件每隔几年都会完善甚至更新，而档案管理软件很少完善，面对每年剧增的档案量，很多档案软件已经无法满足用户的需求。高校档案管理软件主要存在以下几个问题，第一，外界软件开发公司对高校档案管理软件的开发较少，高校的选择性很小；第二，开发软件的人员对档案工作不熟悉，致使开发的软件并不能满足高校档案事业的需求；第三，软件与软件之间缺乏统一标准，很难相互对接。当前，安徽省高校使用的档案管理软件主要为南京中坦公司和安徽宝葫芦集团开发的档案管理软件，这两款软件存在不少问题，如智能提取性差、运行速度慢、与当下盛行的浏览器相冲突等，这些都是急需解决的问题。

3.文档一体化建设不够理想

“文档一体化是指根据文件运转规律，把文件管理和档案管理纳入一个统一系统之内，按照统一的要求，建立起密切的联系，使之成为一个整体。”[3]近年来，由于高校存档范围的扩展、高校师生的增加，每年的存档量剧增，档案利用率不断提高，很多高校开始对馆藏档案进行数字化处理，把扫描好的档案、图片挂接到档案管理软件，方便查找利用，同时减少了对纸质档案的调阅和损伤，取得了不少进步。目前，相当多高校档案管理部门已完成资源数字化处理，很少涉及文档一体化建设。有的高校已经开始文档一体化建设，也只是部门软件之间的文档一体化，并没有覆盖全校管理软件之间的文档一体化。高校各类管理软件之间不兼容导致文档一体化建设的滞后。

4.高校档案电子文件管理缺乏统一标准体系

中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》明确提出：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。”《电子文件归档与管理规范》（GB∕T18894-2002）要求：“电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。”尽管有相关的标准来规范电子文件的归档，但是在实际工作中，高校档案管理部门把重心放在电子文件的真实性的鉴定上，并没有对后期归档花费较多功夫，很多只是对电子文件进行粗线条的归类，存贮在光盘、移动硬盘上放入消磁柜中，并没有对电子文件进行精细化的目录编排和科学归档。导致以上情况的原因，主要是因为缺乏高校电子文件归档的统一标准，也没有严格的电子文件归档的考核标准。因此，需要针对电子文件档案制定新的标准，促进档案工作的顺利进行。

三、加强高校档案信息化建设的对策

信息化时代的到来，信息已成为国与国、校与校之间竞争的软实力。高校档案部门是以信息为客体的部门，不能再墨守成规，以传统的理念来对待档案工作，高校档案信息化建设迫在眉睫。它是一个系统工程，呈金字塔结构，每一个阶段都十分重要，前期建设是后期的基础。高校档案信息化建设必须有计划、分步骤实施。

1.加强硬件设施建设

经济原因是阻碍高校档案信息化建设的最主要原因，且经济投入的程度与高校领导层对档案信息化建设重视程度之间有着直接的联系，因此要实现档案信息化建设的顺利实施，就需要高校的领导层能够对信息化建设给予大力支持。“高校要从各种渠道，以多种方式来获取财政支持，需要从学校经费中拿出一定比例的经费专款专用用于档案信息化管理的软硬件建设。”[4]硬件设施的建设应与高校的实际情况相符合，高校在进行信息化建设时最好综合考虑学校对档案管理的实际应用需求、经济能力以及发展前景等多个方面的因素，制定出具有操作性的信息化建设方案，分阶段进行并对建设情况进行评估，用以指导后续的信息化建设的发展。高校可以通过给档案信息化建设发放专门的建设资金使得档案管理部门有经济能力购买符合信息化建设需要的激光打印机、光盘刻录机、扫描仪以及使用性能优越的计算机等专业设施，使得高校档案管理具有良好的硬件基础。

2.加强档案信息资源建设

档案信息资源建设是高校档案信息化建设的重要组成部分，对于优化最终的建设成果以及功能的充分发挥至关重要。信息资源建设包括对现有的纸质档案通过扫描等方式将其输入到计算机中使其变成数据资源，对档案数据资源及时合理处理。做好档案信息资源的建设，档案管理工作人员要对现有档案做好机读目录建设工作，与档案管理工作有直接或间接联系的管理部门应当及时通过机读目录的形式将本部门的归档文件目录及时地传递给档案管理工作人员进行处理。

3.加强档案管理系统的研发

档案信息化建设所使用的操作系统应确保其具有良好的网络稳定性，使其能够满足高校对于档案管理工作的实际需要。因此，管理系统建设需要同高校的实际环境与工作性质进行有效结合，重点关注档案管理操作系统的安全性能、保密性能、容错性能以及运行的速度等方面。不仅如此，还需要确保管理系统具有较强的生命力，能够在未来适应高校对档案管理需求的升级，不仅能够与高校的校园网络进行有效连接，还能够实现与本系统、本省甚至更大范围的计算机网络的有效连接。与此同时，高校档案数据信息标准化建设也是信息化建设的重要方面，标准化的程度越高，高校信息化建设的智能化程度也就越高，能够显著地提升单位时间员工的工作效率，进而最大程度地减少不必要的人力以及财力支出。

4.加强电子文件库的管理

以纸质为载体的档案管理规范和流程已经很成熟，随着时代的发展，电子文件的产生，给档案部门带了新的挑战。电子档案的鉴定、安全、归档的规范是难点，但电子档案使用的便捷性是其最大的优势，值得我们去研究和推广。电子文件形成部门应担负起电子文件的鉴定工作，档案部门应担负起电子文件归档的范围、要求、方法、程序等工作。档案部门最好建立电子档案库，与电子文件产生部门的管理系统对接，“通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为‘只读性’文件，即只能读不能写的不可更改文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。”[5]电子档案库的建立，可以大大提高电子档案的利用便捷性，提高高校工作效率。

5.做好档案信息化人才建设

档案信息化建设通过更新管理方法、设备、技术以及观念等以实现优化与完善档案管理的模式与管理步骤等方面。要保证信息化建设的长远性，实现档案信息化建设的目标，需要建立一支具有综合专业素养的档案管理人才队伍，使其具有能力对计算机系统的开发以及维护进行全方位的管理，提高管理人才的专业技能和掌握信息技术的纯熟度，只有这样才能够使得档案信息化建设发挥出最大的功效。高校的档案管理人员要能够及时地更新自身的工作理念，培育信息化思维能力，既能够胜任档案管理工作的实际职责需要，还能够全面地精通计算机技术以及信息化建设技术，延伸自身的知识领域，加强计算机专业知识、数据库管理、信息化技术以及操作技能的训练与学习，成为具有综合素养的信息化档案管理人才。与此同时，学校要对档案管理人员的工作和生活多加关怀，使他们能够集中全部的精力与智慧解决工作中面临的问题，达到理想的建设效果。

结 语

大力推进高校档案信息化建设具有十分显著的现实意义，不仅能够大幅度提升高校档案管理工作的效率，进而提升学校的管理工作质量，而且还能够为高校的全面发展奠定坚实的基础。近年来，高校档案信息化进程正在不断加快，但大多处于信息化建设的第一阶段、第二阶段，第三阶段数字档案馆的目标基本还未实现。因此，高校的管理人员首先需要提高对于档案管理信息化建设工作的思想认识，然后加强档案信息化建设，并做好档案信息化人才队伍建设工作，只有这样才能够促进我国高校档案管理的信息化建设取得应有的实绩。

[1]刘影.谈如何做好高校档案信息化建设[J].黑龙江档案，2014(3):36-36.

[2]李来丽.浅谈新时期档案信息化建设[J].科技创新与应用，2013(3):287-287.

[3]安徽省档案局，编著.安徽省档案专业培训系列教材之一:岗位培训教程[M].合肥：黄山书社,2007:196.

[4]张根连.浅析新形势下高校档案管理的信息化建设策略[J].中国电子商务，2013(24):99-99.

[5]董继红.新时期档案信息化管理与实施策略探讨[J].城建档案，2015(11):15-16.

责任编校 秋晨

G275

A

2095-0683（2017）03-0141-04

2017-05-12

胡维维（1974-），女，安徽淮北人，淮北师范大学综合档案室馆员。