文档信息资源服务政府部门和企业发展的基本策略

高 峰

(黑龙江鸡东县安全生产监督和煤炭管理局，黑龙江 鸡东158200)



文档信息资源服务政府部门和企业发展的基本策略

高 峰

(黑龙江鸡东县安全生产监督和煤炭管理局，黑龙江 鸡东158200)

文档信息资源是政府信息资源的核心，而政府行政也离不开信息资源的有效管理和利用，文档信息资源建设对于一个企业来说至关重要。一个现代企业的文档信息资源建设水平往往直接关系到它的生存与发展。本文主要研究了文档信息资源建设服务政府行政的策略和服务企业发展的策略。

文档；信息资源；政府；企业；策略

1 文档信息资源建设服务政府行政的基本策略

第一，档案部门在信息资源建设实践中必须树立明确的“管理就是服务”的新理念。档案部门在进行文档信息资源建设过程中必须树立为政府的“服务行政”提供核心信息资源保障的价值理念。服务理念之所以在文档管理实践中重要，原因在于文档信息服务与政府行政管理密不可分，二者血脉相连。失去了政府服务行政的引领，档案信息资源建设就会失去前进的“航标”；同时，如若没有文档信息资源的支撑，任何政府的服务行政都会丧失存在的“基石”，所以必须强化档案信息资源建设为政府行政服务的理念。目前，有一种倾向性的意见值得我们注意，即有的同志强调档案部门的社会化服务，并认为这是档案部门在社会转型变革时期唯一正确的选择。这种思想虽然具有一定的可取之处，但如果仔细分析后就会发现，它实际上犯了一个错误，即忽视了档案部门为政府行政服务的重要性。其实，档案部门通过有效的文档信息资源建设来实现为政府行政服务的目标与为社会公众服务的目标之间，并不存在矛盾之处，因为政府行政的终极目的依然是为社会公众服务。如果政府部门能够按照“三个代表”的要求开展有效的服务行政，那么档案部门就应该积极主动地为政府各个组织部门提供有效的文档信息服务。有人认为，档案部门的社会服务实际上是一种“政府主导型的多元化服务”，这种观点有一定道理。我国政府是代表广大人民群众管理社会公共事务，维护社会秩序，进而维护整个社会利益的行为主体。政府管理的实质，就是利用人民赋予的权力为社会公众利益服务。因此，从本质上讲，为政府行政管理提供文档信息资源服务，符合广大人民群众的根本利益。

第二，文档信息资源建设要同政府职能的转变相适应。进入21世纪以来，我国政府加速了职能转变的步伐。档案部门的文档信息资源建设必须与政府职能的转变相适应，即必须为政府的社会服务工作提供必要的信息支持，除了注意收集、整合好政府活动中所形成的各种有价值的信息资源外，还必须注意为政府采集来自社会公众的“民意信息”，并将两种信息进行集成后分类“打包”，适时地提供给政府，为政府更好地开展社会服务及政府决策服务。政府的服务行政行为，如果没有必要的信息资源保证，就会造成巨大的社会公共资源浪费与空耗。因此，档案部门在制定其信息化发展战略的过程中，必须把文档信息资源建设作为一项核心工作看待，并注意与政府主要行政职能的转变相适应。从另外一个角度来考察，政府部门的服务行政职能能够在其行政管理实践中得到充分且有效的实现，关键性的因素之一就是档案部门所提供文档信息资源的价值和质量。

第三，档案部门的文档信息资源建设要想更好地为政府行政服务，还必须注意装备现代化的信息技术和设备，只有如此才能有效地提升档案部门的信息服务能力和水平。因此，档案部门应当强化信息化工程建设意识，努力使自己融入电子政府的建设工作中去。

第四，档案部门的文档信息资源建设还必须积极地为电子政府的建设服务。电子政府建设的核心和实质就是构建电子政务，推动政府上网，包括制定适应网络时代特点和要求的开放式、原则性的法规，统一相关技术标准及规范，将现有及未来要建设的纵横向的各级政府网络和应用系统联结起来，使之成为有总体规划的互联互通国家政务服务平台，为国家机关、地方政府、企事业单位、社会公众等各类用户提供个性化的智能服务。我国电子政府的建设是一项巨大的社会系统工程，政府服务职能的实现，离不开文档信息资源的有效保障。有些政府网站在网站评价中得分为“零”，就是因为文档信息资源及相关信息资源贫乏造成的。如果档案部门能够积极参与政府网站的建设和管理工作，那么电子政府的建设就会卓有成效。

2 文档信息资源建设为现代企业服务策略

对于一个现代企业来说，目前应当以量力而行、积极发展的思想来规划自身的信息化发展道路，并逐步完成网络平台建设、信息资源建设、应用系统建设三大部分的工作。其中，网络平台建设和应用系统建设在目前的技术条件下，只要有一定的资金和人员投入，便比较容易实现。但是，信息资源建设却是一个需要较长时间的艰苦努力才能实现的目标。从某种意义上讲，文档信息资源是企业信息资源的核心组成部分。

2.1 企业文档信息资源建设必须经历的发展阶段

第一，建立自动化系统下的文档信息管理系统。在这个阶段，企业应当突破传统物理层面的文档管理模式，即从传统的企业档案室或企业档案馆的模式中解脱出来，积极利用企业的现代信息设备，开展文档信息的采集、鉴别、著录标引、整合等方面的工作，努力提高企业文档信息的组织化和系统化程度，实现快速有效的检索服务并着手根据国家及地方的有关标准，结合国际上先进的企业信息管理标准，编制适合于本企业的文档信息管理标准和规范，建立和健全符合文档全程管理需要的制度保障体系。

第二，建立符合文档信息生命周期的管理系统。在这个阶段，企业要根据文档信息生命周期的管理理论，以提高经济效益为主要内容，建立符合企业长远发展需要的信息管理系统。这个阶段企业文档信息资源建设的重点就是根据“资源”本身的价值，对文档信息实施分级管理，将那些使用频率不高的文档信息存储在管理成本较低的“数据仓库”中。文档信息的留存，不仅仅是满足现实企业运转任务的需要，也是满足企业日后生产决策及规律分析、趋势分析的需要。所以对于那些不经常利用的文档信息，相关工作人员就没有必要保存在日常操作系统中，而应当及时移入数据仓库中。同时，对移入数据仓库中的文档信息也不能盲目存放，应当对它们实行分类存储，以便为将来的决策分析奠定良好的信息基础。

第三，建立以电子商务为核心的文档信息集成管理系统。这是企业文档信息资源管理的最高阶段，也可以称为企业文档信息资源的“知识管理阶段”。

2.2 企业文档信息资源建设的策略

为了使企业文档信息资源建设能够更好地为现代企业发展服务，企业在信息资源建设过程中，必须对文档信息资源的建设给予足够的重视。

2.2.1 企业文档信息资源建设要有助于克服企业信息化中存在的问题

目前，我国的企业信息化建设还存在一些亟待解决的问题，如:企业管理者对信息资源和相应的信息技术缺乏足够的了解，对如何实施信息化无明确的战略目标；重视硬件投入，不重视应用系统开发和信息资源建设；企业实施信息化缺乏科学的信息资源保障。针对上述存在的问题，企业管理者或决策者必须首先在思想观念上充分认识文档信息资源对企业生存和发展所具有的重要意义，并通过建立和完善企业文档信息采集、鉴选、加工整合、集成应用等系统及管理制度，形成良好的企业文档信息资源管理机制。

2.2.2 企业文档信息资源建设必须为提升企业的市场生存能力和竞争力服务

企业通过实施信息化，实现文档信息资源的共享，不仅可以提高企业内部各个部门之间的沟通效率，消除“信息孤岛”，填平部门之间的“信息鸿沟”，改变传统的管理方式和架构，从而有效地改善企业机体适应环境的能力，提升企业的市场竞争力，因此，企业管理者们必须充分认识到企业文档信息资源建设的重要性。

[1] 潘玉民. 新契机:转型中的档案工作研究[M].上海:上海世界图书出版社，2010.

[2] 高金宇，唐明瑶. 档案管理实务[M].北京:科学出版社，2010.

Basic strategies on the service of document information resources for government departments and enterprise development

GAO Feng

(Jidong Safety Production Supervision and Coal Administration Bureau of Heilongjiang Province, Jidong 158200, China)

Document information resources are the core of government information resources, and government administration can not be separated from the effective management and utilization of information resources. Document information resources construction is very important for enterprises. Document information resources construction level of a modern enterprise is often directly related to its survival and development. This paper mainly studies strategy of document information resource construction to serve government administration and enterprise development.

Document; Information resource; Government; Enterprise; Strategy

2016-12-06

高峰(1973-)，男，中级馆员。

G273.5

B

1674-8646(2017)03-0020-02