完善干部人事档案资料的重要性

于洪鑫

(哈尔滨市第三中学校，哈尔滨 150001)

完善干部人事档案资料的重要性

于洪鑫

(哈尔滨市第三中学校，哈尔滨 150001)

人事档案在个人转正定级、工作调动、退休、办理养老保险及开具各种证明时有重要作用。在中学里，人事档案记录着中学人才的主要信息，可以充分反映一个人在不同阶段的行为及经历，科学的管理和完善干部人事档案资料尤为重要。通过分析中学干部人事档案管理工作中存在的问题，提出完善干部人事档案资料的相应对策，并探究其重要性。

完善；人事档案；重要性

1 干部人事档案资料完善管理存在的问题

1.1 对档案管理工作不够重视

当前许多人对干部人事档案管理存在误区，认为只需要对个人资料进行简要整理，然后分类记录并保存就可以，这就导致中学档案管理工作在短时间内未见成效，其本身的重要性也没有体现出来。领导对档案管理工作的重视程度不够，甚至有一些中学在年初工作计划和年终工作总结时都很少提及，使档案管理工作处于一个不被重视的位置，很难完善中学干部人事档案。中学领导应给予中学干部人事档案管理工作的相关人员一定的支持，并重视档案管理的作用，这样才能调动工作人员的积极性，大幅提升工作成效。

1.2 工作人员归档不够及时

许多工作人员对干部人事档案管理工作的了解程度以及自我认知还不够，不及时整理档案并进行归档，这样很容易造成干部的档案资料不完整。许多干部人事档案都散存在各个单位，并且因为工作人员对待工作不够认真，直接严重影响了干部档案资料质量，一定程度上减弱了干部档案的利用率，无法给各中学提供良好的信息。

1.3 档案管理工作的设施装备不足

许多中学普遍存在干部人事档案室的设施装备不够好，硬件软件设施无法与设施装备配套等问题。档案管理是一个单位中的重要工作，其内容信息应具有保密性，但有些中学档案管理的工作人员没有独立的工作室，当档案管理人员和其他办公人员共用一个办公室时，就无法保证档案管理的保密性，最终直接影响档案管理的完整性。还有一些中学甚至没有建立干部人事档案信息系统，并且在档案交接过程中，很多工作人员都没有按规定去做，有时签字有时不签字，导致许多档案信息存在不完整的现象，从另一方面看出管理人员对工作缺少积极性。

1.4 管理人员自身素质有待提高

中学自身进行的改革、内部存在的竞聘上岗现象以及相关人员的岗位调动等各种外界因素都会导致管理干部人事档案的工作人员专业素质不高，由于管理人员对档案管理资料的认知程度不够，认为档案管理资料不重要，也不在意是否有足够的时间去做这项工作，进而影响了档案管理的质量。这反映了工作人员在工作中缺乏认真的态度，因此进行干部档案资料管理的工作人员的自身素质有待提高。

2 加强干部人事档案管理工作的方法

中学必须强化工作人员关于工作重要性的观念，要让他们有一个明确的认知，各级党委以及相关的人事部门更要重视档案管理工作。档案管理工作是干部队伍建设全局的重点，加强干部人事档案工作的管理，委派技术人员对工作人员进行相应培训，并为干部档案资料的工作人员划立一个单独的工作区域，这样能够更好地保证档案的保密性及安全性，彻底杜绝出现忽视档案资料管理的现象。

同时，中学领导还应该按时检查、时时抽查，保证档案管理资料的完整性及质量。尽量减少档案资料不全等问题，建立相关的档案资料管理制度，对管理档案归档的人员作出相应要求，尤其要杜绝虚假资料进入档案，对档案管理资料进行高品质归档。在整理档案的过程中如果出现特殊资料，工作人员要及时联系相关部门，做到不拖延、不累计，保证干部人事档案管理资料的完整性。在档案交接过程中，必须遵守交接流程，严格按照正确程序进行干部人事档案的交接，全面检查交接时间、监督人员、移交人员、接收人员并统计页数，确保干部人事档案资料的完整性。

档案管理是一项长期的、复杂枯燥却十分重要的工作，并且对管理人员有着很高的要求，它将保密性和服务性集于一身，只有提高相应工作管理人员的整体素质，加强中学干部人事档案管理人员的自身认识及自身建设，才能确保档案管理资料的质量。在进行技术培训时，要不断强化工作人员对档案资料完整性的认知，还要不断提高自身素质，做好本职工作，不断拓宽知识层面，提高自身素质和专业知识水平，这样才能推进中学干部人事档案管理工作的发展。在确保档案资料完整性的同时，还应提高干部人事档案管理资料的利用率，已进行整理归档的资料，可以方便工作人员的管理。各中学还可以在资料管理中加入网络管理，这样能够更快捷、方便地实行统一管理，实现资源共享。

传统的管理方法已经不能很好地适应社会发展，因此必须要创新管理方法，改进落后手段，只有顺应时代的发展，才能更好地落实中学干部人事档案管理工作。

3 加强干部人事档案管理工作的重要性

档案在一定程度上是一份历史的见证，可以准确、快捷地反映一个时代所经历及改革的方方面面。由此看来，档案资料的完整性关系到人才的流动，因此要加强工作人员的自身素质及工作能力，确保档案资料的完整性。只有这样，人事档案资料管理工作才能与社会发展相适应，在日新月异的时代，发挥其自身的重要作用。人事档案不仅可以全面客观地反映一个人各阶段的经历，更重要的是可以反映一个人德、能、勤、廉等方面的表现，这对中学及其他单位选拔人才可以起到非常大的作用，直接影响干部的管理工作，所以说加强档案管理资料工作的建设是十分必要的。

同时，要明确干部档案资料收集的范围、各方面要求及相应的处理方法，只有熟练掌握这些内容，工作完成度和工作效率才会不断提高。由于档案管理工作是一项长期且十分枯燥的工作，因此要求工作人员一定要具备认真负责的态度，定期收集材料，这样才能更好地完善中学干部人事档案的管理工作，提高资料的利用率。

有些干部人事档案需要长期保存，所以怎样保存、如何保存成为主要关注的问题。由于纸张材料具有易破损、易损坏的特点，这就使资料保护的难度大大增加。一场火灾或水灾就会使档案资料遭到毁灭性的破坏，并且随着翻阅次数的增多，档案资料也会遭到一定程度的破损。对人事档案进行信息化管理，可以在一定程度上有效地保存好原始文件，并能提高使用效率，给工作人员创造方便、快捷的工作模式。另外，还可以有效杜绝更改档案资料的现象发生，保证档案资料的完整性。干部人事档案管理一般都在库房中进行，因此档案的管理空间十分有限，将计算机技术融合到档案管理中，以数字化的形式加以存储，可以提高档案的利用效率，为使用人员提供便利。通过远程调用的方法，可以使档案从封闭走向开放，网络技术还可以为传统资料管理技术解决成本经费的问题。

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The importance of perfecting cadre personnel archives

YU Hong-xin

(Harbin No. 3 Middle School, Harbin 150001, China)

Personnel files have played an important role in determining the level of individual transfer, job transfer, retirement, pension insurance and issuing various certificates. Personnel records the main information of middle school talents, which can fully reflect the behavior and experience of a person at different stages. It is very important to scientifically manage and perfect cadre personnel file. By analyzing problems in the management of personnel files in middle schools, this paper puts forward countermeasures to improve personnel files.

Perfecting; Personnel file; Importance

2017-04-08

G270.7

B

1674-8646(2017)13-0162-02