用友U8供应链模块业务处理

2017-03-08魏奇慧

环渤海经济瞭望 2017年7期

关键词：收款凭证入库

◆魏奇慧

用友U8供应链模块业务处理

◆魏奇慧

供应链模块是用友U8系列财务软件的重要组成部分。主要分为采购业务、销售业库存业务、存货业务。本文通过总结供应链中特殊的业务操作方法，希望能够帮助软件使用者解决实际工作中的问题。

采购管理；销售管理；特殊业务

供应链系统主要是解决企业业务数据的传递问题，如何帮助企业将业务数据按照业务本身发展的顺序和速度同步传递，在此期间顺便梳理和优化企业内部业务展开的工作程序，最终帮助企业实现降低成本、提高管理效率的目的。它是财务工作的重要依据，也是整个企业管理的重点。

一、供应链模块普通业务流程

采购业务和销售业务是供应链管理业务中常见的业务形式。因为涉及的部门较多，业务流程复杂以及多种特殊业务的处理，所以操作起来难免会遇到一些问题。笔者认为想要熟练操作采购业务和销售业务流程，对于普通采购业务和普通销售业务的基本业务逻辑一定要烂熟于心。

采购业务一般会涉及到采购管理模块、应付管理模块、库存管理模块、存货核算模块。业务流程为：采购请购单（在采购管理模块中完成）——采购订单（在采购管理模块中完成）——采购到货单（在采购管理模块中完成）——采购入库单（在库存管理模块中完成）——采购发票（在采购管理模块中完成）——采购结算（在采购管理模块中完成）——确认应付账款（在应付管理模块中完成）和存货成本（在存货核算模块中完成）——确认付款（在应付管理模块中完成），共8个步骤。如企业内控没有特殊要求，前三个步骤可以省略。这里需要强调的是，采购管理模块中有采购入库单功能，库存管理模块中也有采购入库单功能。前者是用来录入采购期初数据的，录入完毕后必须要做采购期初记账处理；后者是用来录入采购日常业务的入库单数据的，录入完毕后作为采购结算的前置数据。采购结算是整个采购业务中最关键的一步，采购结算就是采购报账，是指采购人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本。采购结算生成采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。采购结算分为自动结算和手工结算。如果前期缺少采购入库单或者采购发票数据，采购结算都无法完成。我们将缺少采购发票的业务称为暂估业务。确认应付账款后会在应付管理系统中生成一张凭证；确认存货成本后会在存货核算系统中生成一张凭证；最后确认付款会在应付管理系统中生成一张凭证。生成会计凭证也是企业业务数据流转到财务部门，形成财务数据的关键步骤。

销售业务一般会涉及到销售管理模块、应收管理模块、库存管理模块、存货核算模块。业务流程为：销售报价单（在销售管理模块中完成）——销售订单（在销售管理模块中完成）——销售发货单（在销售管理模块中完成）——销售出库单（在库存管理模块中完成）——销售发票（在销售管理模块中完成）——确认应收账款（在应收管理模块中完成）和存货成本（在存货核算模块中完成）——确认收款（在应收管理模块中完成），共7个步骤。如企业内控没有特殊要求，前二个步骤可以省略（前提是销售自动生成出库单）。销售业务涉及到销售发票开具，由于增值税是价外税，所以销售专用发票上的报价都是无税报价。确认应收账款后会在应收管理系统中生成一张凭证；确认存货成本后会在存货核算系统中生成一张凭证；最后确认收款会在应收管理系统中生成一张凭证。生成会计凭证也是企业业务数据流转到财务部门，形成财务数据的关键步骤。

二、供应链模块特殊业务处理

2.1 暂估采购业务处理。因为某种原因，在采购业务发生的当期没有收到对方的采购发票，只有采购入库单，便不能完成采购结算的工作。到了月底为了满足账实相符的会计核算原则，会按照入库单的金额或者市场公允价格登记存货账簿，我们称之为暂估入库业务。等到收到供应商开出的采购发票，要将暂估金额用红字凭证回冲，同时按发票金额进行采购结算等操作。

具体操作：

收到采购发票前的会计期末处理：填制采购入库单（在库存管理模块中进行）——对采购入库单进行正常单据记账（在存货核算模块中进行）——根据采购入库单的暂估记账生成凭证（在存货核算模块中进行），

收到采购发票后的业务处理：填制采购发票（在采购管理模块中进行）——审核采购发票并确认应付账款（在应付管理模块中进行）——进行采购结算（在采购管理模块中进行）——根据采购入库单的报销记账生成凭证（在存货核算模块中进行）。此时会同时生成两张凭证，红字凭证回冲上期暂估数据，蓝字凭证记录发票金额业务。

2.2 采购途中合理损耗业务处理。在采购业务中采购到货后需要检查清理，符合要求的商品才能做入库处理。如果出现采购发票的数量大于入库单的数量，有两种可能：一种是运输途中发生损耗，一种是到货不能全部符合入库的质量要求。而运输途中的损耗又分成两种情况：一种是合理损耗，一种是非合理损耗。

合理损耗的业务处理操作：

填制入库单时，总金额按销售发票数据录入，数量按实际入库数量录入票——填制采购发票时，按实际发票数据录入——做采购结算时，录入合理损耗数量。系统会自动将采购发票的全部金额重新分摊到实际入库的商品，形成新的商品入库成本。

非合理损耗的业务处理操作：

填制入库单时，总金额按销售发票数据录入，数量按实际入库数量录入票——填制采购发票时，按实际发票数据录入——做采购结算时，录入非合理损耗数量和应该分摊的非合理损耗金额，同时删除系统自动生成的进项税额转出金额——在存货核算系统中做正常单据记账，生成凭证时勾选：以结算采购入库单自动选择全部结算单上单据（包括入库单、发票、付款单），依据采购结算单生成凭证。将损耗部分计入待处理财产损益科目，明确责任人后再转入其他应收款科目。

2.3 分期收款销业务处理。分期收款销售业务是将货物提前一次发给客户，按事先协议好的方式分次开具销售发票并确认应收账款。其特点是一次发货，分次收款。因为属于特殊销售业务类型，所以需设置“有分期收款业务”选项。

具体操作：

在销售选项设置中设置“有分期收款业务”选项及“销售生成出库单”选项；在存货核算选项设置中设置“发出商品”会计科目。

填制分期收款发货单（在销售管理模块中进行），注意业务类型的选择——审核分期收款入库单（在库存管理模块中进行）——对分期收款入库单进行发出商品记账（在存货核算模块中进行）——生成发出商品成本记账凭证（在存货核算模块中进行），生成的会计分录为“借：发出商品贷：库存商品”，因为暂时无法开出销售发票，不能据此确认销售收入，但是仓库的存货减少，必须进行相应的账务处理，满足账实相符的会计原则。所以用“发出商品”这个会计科目表示已发出但尚不能确认收入的库存商品。

按照事先约定可以进行部分收入确认时的操作：填制销售发票（在销售管理模块中进行）——对销售发票进行审核确认应收账款生成相应记账凭证（在应收管理模块中进行），会计分录为“借：应收账款贷：主营业务收入贷：应交税费--应交增值税（销项税）”——对销售发票进行发出商品记账（在存货核算模块中进行）——生成销售商品成本结转记账凭证（在存货核算模块中进行），生成会计分录“借：主营业务成本贷：发出商品”，确认销售收入的同时结转销售成本，将前期转入发出商品会计科目的部分金额转入主营业务收入会计科目。