推进事业单位档案管理规范化措施探析

李 然

(佳木斯市疾病预防控制中心，黑龙江 佳木斯 154002)

推进事业单位档案管理规范化措施探析

李 然

(佳木斯市疾病预防控制中心，黑龙江 佳木斯 154002)

推进事业单位档案管理工作的规范化已成为事业单位内部管理最为重要的内容之一。结合个人从事档案管理工作的实践经验，就推进事业单位档案管理工作的规范化展开粗浅分析与探讨。

事业单位；档案管理；规范化

推进事业单位档案管理工作的规范化，不仅能够有效促进事业单位的科学发展，提高事业单位工作的精准度，还能有效地开展事业单位的各项工作，提高事业单位科学决策的合理性。所以，事业单位档案管理工作的规范化、标准化，已经成为提高事业单位综合竞争力最有效的途径。结合个人多年从事档案管理工作的实践经验与相关文献，对事业单位档案管理工作进行科学剖析，提出推进事业单位档案管理工作规范化的几点建议，以供参考。

1 事业单位档案管理工作的重要性

档案是对历史情况最为客观的记录，也是确凿的原始材料与历史证据。对事业单位而言，档案管理工作在事业管理工作中发挥着十分重要的作用。事业单位的档案材料不仅是事业单位建设、发展的第一手资料，更是评价事业单位职工职业发展的重要参考依据。通过对事业单位信息材料的汇总，促进事业单位健康、稳定的发展；通过对事业单位档案信息的应用，为事业单位的内部管理工作提供重要的参考依据；通过对事业单位职工个人档案的查询，更加准确的判断职工的个人素质与个人能力，帮助事业单位的部门领导更加客观的评价职工，挖掘优秀人才，并对事业单位的各类人员做出科学合理的调整。因此，做好事业单位的档案管理工作对促进事业单位的良好发展，进一步提高事业单位的工作质量，提高事业单位职工的工作积极性有着至关重要的作用。随着我国事业单位档案管理工作数量的不断加大，工作难度的不断提高，为了更好的适应经济社会的现代化发展需求，应该持续推进事业单位档案管理工作的规范化，只有如此，才能确保事业单位稳定、健康的发展。

2 事业单位档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理方式相对落后

虽然大多数事业单位已经采取了电子化档案管理，但是，仍有个别单位采取传统的纸质档案管理方法，在档案查询过程中要前往特定的地点，在查阅过程中浪费大量的时间，纸质资料又容易丢失、破坏，致使档案资料残缺不全，增加了档案管理人员的工作负担，影响了档案管理人员的工作效率。

2.2 档案管理制度不健全

虽然档案管理人员都是由事业单位安排的专业人员，但是，仍有部分事业单位在档案管理工作上缺乏健全的管理制度，致使整个档案管理工作效率低下，档案信息录入错乱、不完整等情况更是屡屡出现，难以保证后期档案查询、应用工作的顺利开展。

2.3 对档案管理工作缺乏正确的认识

无论是事业单位领导，还是事业单位档案管理人员，仍有一部分人对档案管理工作的重视缺乏正确的认识，没有认识到档案管理工作在事业单位建设发展中的重要意义，对事业单位档案管理工作的投入力度不足，信息化水平过于低下，档案管理工作流于形式，不利于档案管理工作的规范化。

3 推进事业单位档案管理工作规范化的具体措施

3.1 升级档案管理方式

事业单位在实施档案管理工作时应该充分利用现代化信息保存方式，存储文字资料、照片、录像等数据，在进一步提高档案管理工作效率的同时，使档案管理、信息查阅更加便捷、省力。此外，在档案管理过程中，还要做好档案资源的维护工作，进行数字化扫描，对重要的档案进行备份，并且要严格执行国家档案管理工作的相关技术标准，最大限度的统一并且规范数字档案资源，促进档案资源的共享。目前，我国档案局针对档案管理工作，出台了相应的档案管理行业准则，这为规范档案管理工作，促进档案信息化建设作出了巨大的贡献。因此，事业单位的档案管理部门在前期开发档案办公自动化系统时，应该以此标准作为依据，从数据的最前端进行规范，让事业单位的档案管理人员参与到OA系统的开发中，结合档案管理工作的实际特点与具体需求，打造出与档案管理软件无缝对接的办公自动化系统，实现对事业单位档案文档的一体化管理。

3.2 完善档案管理制度

事业单位的管理人员应该充分认识到档案管理工作的重要性，挑选责任心强、业务能力强，做事严谨的档案管理工作者实施档案管理工作，并对其进行岗前培训，定期业务培训，增强档案管理人员自身的业务能力，确保档案管理工作向规范化方向不断发展。在完善档案管理制度时，还应该结合自身的发展情况构建档案库馆，并做好事业单位内各部门的配合工作，合理划分档案管理人员的职责，严格按照档案管理制度执行各项档案管理工作。根据国家档案局出台的档案管理工作的相应规定与技术标准，在制定符合档案管理工作业务和管理情况制度时，明确要求档案管理工作的归档立卷、收集、整理等工作，通过对档案业务文件的管理，确保整个档案管理工作的规范化、科学化，使档案管理人员切实掌握并了解档案管理制度的相应规范，确保档案管理制度的顺利执行。

3.3 增强档案管理意识

事业单位的相关领导应该加强对事业单位档案管理重要性的宣传与引导，充分运用信息传播手段与多媒体技术，普及事业单位档案管理工作的重要性，强化事业单位职工的档案意识，真正重视起档案管理工作，使档案管理工作逐步走向规范化、标准化。

3.4 去粗取精，重新组合

在事业单位档案管理工作中，存在着许多无用档案或制作较为粗糙的档案，这些档案不仅增加了档案管理人员的工作数量，还占据了大量的档案管理资源。因此，必须对这些档案进行清理，只保留那些有价值的档案，并对档案资料进行重新组卷。这是推进事业档案管理工作规范化的第一步。第一，要对档案进行分门别类的清查，将有相互联系的文件组合到一起，重新进行编码，制作目录，确保重新组合之后的档案更加规范化、标准化。第二，运用计算机检索档案资料是根据档案分类号进行的，要做好分类号的制作工作，加强对分类的审查力度，及时纠正不合理的分类，做到前后标引一致，最大限度的实现档案规范化管理。

4 结语

档案管理工作的规范化，已经成为事业单位内部管理工作最为重要的内容之一，它对进一步促进事业单位高效运转有着至关重要的作用。因此，事业单位档案管理工作的规范化已成为事业单位建设与发展的必然趋势。

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[6] 陈平. 浅谈事业单位档案管理工作现状及对策研究[C]//决策论坛——决策理论与方法研究学术研讨会，2016.

[7] 李丹. 优化事业单位档案管理工作途径的探讨[C]//决策论坛——管理科学与经营决策学术研讨会，2016.

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[10] 晋爱萍. 积极开展档案业务指导 提高企业档案工作整体水平[C]//耕耘之道—2010兰台探索，2010.

Probe into the standardization of archives management in public institutions

LI Ran

(Center for Disease Control and Prevention of Jiamusi, Jiamusi 154002, China)

It is one of the most important contents of the internal management of public institutions to promote the standardization of archives management. Combined with the individual experience of archives management, the standardization of archives management in institutions was analyzed and discussed.

Public institutions; Archives management; Standardization

2017-05-10

李然(1982-)，男，本科，馆员。

D630.1

A

1674-8646(2017)14-0120-02