浅析医院档案归档工作要点

2017-03-07赵继业

临床医药文献杂志(电子版) 2017年14期

关键词：档案管理医疗医院

赵继业

（驻马店市中心医院，河南驻马店 463000）

浅析医院档案归档工作要点

赵继业

（驻马店市中心医院，河南驻马店 463000）

本篇文章针对医院档案的归档工作管理一题展开了较为深入的研究，同时结合医院档案归档工作中所存在的问题与笔者的自身经验总结出了几点可行性较高的管理创新措施，其中包括完善档案归档管理制度，创新归档方法、全面提高医院科研人员的归档意识、进一步完善奖惩机制以及加大信息化建设力度等等，以期能够对各位业界同仁带来一些具有参考性的意见。

医院档案；档案管理；档案归档

1 前言

医院档案的种类主要包括财务档案、科研档案、文书档案、设备档案、基建档案、病历档案等等，这些档案信息不仅记载了医院历年来的发展与进步过程，而且还会为医院日后经营方案的制定打好基础。如今，绝大多数的医院在进行文件收集与文件归档的工作当中，都因各种各样的因素而出现了短缺或残缺的现象，此外，还有一部分重要的科研资料与医疗设备合同仍然存留在个人的手中，有关于医院基建发展与医务工作者的先进事迹也仍然没有完全归档。基于此，在日后的医院档案归档工作当中，档案管理人员务必要进一步完善原有的档案归档工作，为医院日后的可持续发展打下夯实基础。

2 医院档案归档工作中所存在的问题

2.1 科研档案归档困难

医院每年都会产出大量的科研成果、专业书籍以及学术论文等，其中尤其重要的是由国家所批准立项的临床研究课题，由于这些课题从开始研究到成功立项往往需要经历数年之久，因此势必会在研究的过程当中产生大量的档案资料。由于这部分档案信息都保存在医疗工作者或研究科室的手中，并且大多都被用于个人职称评定、参与学术研讨扥等，因此在归档过程中存在着比较大的难度。

2.2 设备档案资料不全

在医院的固定资产当中，医疗设备占据了非常大的比重。如今，伴随着我国医疗事业发展速度的不断加快，绝大多数的医院为了增加自身的竞争实力，每年都会购置大量的先进医疗设备，在此过程当中会形成大量的资料信息，其中包括大中型医疗设备的购买申请、设备检验报告、设备安装、性能报告、检测报告以及维修报告等。在正常情况下，这些资料均应进行归档处理，但由于部分医疗设备管理部门害怕工作麻烦，并没有将这些资料信息主动的移交到档案部门中，长此以往会出现丢失或破损现象，为医院档案管理部门的归档工作带来了较大的难度。

2.3 电子档案归档管理不到位

在医院的档案管理部门中，有一部分年龄较大的档案管理工作人员并不能够熟练掌握电子档案业务，并且由于长时间的的受到了传统档案管理观念的影响，从而导致了医院中存在着重纸质档案、轻电子档案的情况。例如，在医院内部所传阅的公文、表格、会计电算化等电子档案信息理应进行归档处理，但由于缺少一套完善的档案归档管理制度，从而导致这部分信息被忽略。此外，还有一部分地方上的基层医院甚至没有制定专门的归档管理部门。

3 医院档案归档管理对策

3.1 完善档案归档管理制度，创新归档方法

科学合理化的档案管理制度才是提高归档工作效率的基础力量支持，如果想要解决档案归档难的相关问题，就必须要针对档案搜集、档案归档、档案保存、档案利用等各个环节均制定出明确的管理方案。例如，医院的档案管理部门应当专门设置档案盒，将不同科研项目的申请书、合同书、科研成果证书、学术论文、申请专利书等资料进行集中存放，同时还要制作出清晰完善的归档目录，以便于档案管理人员的查找操作。此外，医院中的档案管理部门应当将归档工作任务下派至每位工作人员的身上，让他们可以明确自身的工作职责与工作内容，以此来达到提高档案归档管理水平的作用。

医院的档案管理部门要充分考虑到现有的科研实际水平，在此基础之上创新档案管理手段，积极运用现代化的管理理念与管理方法，通过对科研成果展开信息化管理，不仅可以让档案使用者更加精准的检索到自己想要的档案信息，而且还能够进一步实现档案归档工作的规范化、智能化以及现代化要求标准，将医院档案资源的实用性价值淋漓尽致的发挥出来。

3.2 全面提高医院科研人员的归档意识

3.2.1 加大对档案归档的宣传力度，强化归档意识

各个医院的管理者应当充分利用微信、QQ、短信等信息交流平台来将《档案法》中的相关内容告知给院内的所有医务人员，让他们可以充分认识到科研档案资源是属于医院的公共资产而并非是个人的私有财产。此外，还应让医务人员了解到，科研档案的形成过程是需要耗费大量的人力与物力资源的，并且能够对医疗事业的稳步发展提供强大的力量支持。以此来让医务人员了解到档案管理同医疗工作之间所存在的重要合作关系，自觉完成档案搜集与档案归档工作，同时还要承担起记录科研过程的工作责任。

3.2.2 加大度档案归档管理的培训力度

医院管理者应当在现有的基础之上加大对院内技术人员的档案管理培训力度，将更多先进的归档管理理念与管理方法告知给科研管理人员，让他们可以在开展科学研究活动的过程当中做好档案收集、档案归档以及档案保存工作。除此之外，医院管理者还要专门聘请档案管理技术专家来为院内的档案管理人员与医务人员进行业务指导，结合科研成果与科研课题来向他们系统化的传授档案资源的存档要求，从根本上培养出医务人员的归档意识，全面提升档案资源的质量水平。

3.3 进一步完善奖惩机制

为了进一步提高医院档案管理人员的工作积极性，医院管理者应当经常性的开展归档工作的评优活动，针对在工作岗位中表现优秀且能够认真执行档案归档管理制度的人员给予一定的物质与精神奖励，同时还要给他们优先的职务晋升机会。此外，针对医院内部的科研工作者来说，在科研项目正式启动后，医院管理者可以将科研经费中的一小部分预留下来，将这部分资金作为档案归档的保证金。当科研项目正式完成以后，课题研究小组如果能够在规定的时间内将所有资料都如数移交，那么保证金将全部归还，如果不能够在规定期限内完成资料上交工作，那么就要扣除相对应的保证金。通过此种方式不仅可以较好的控制档案资源的归档速度，而且还能够为医院内的科研工作者带来紧迫感，让他们充分的认识到档案归档工作的重要性。

3.4 加大信息化建设力度

通过上文中的介绍可知，如果只是通过手工操作的方式来管理医学科研档案，那么势必会对档案归档效率与档案信息质量带来一定的影响。在最近几年来，伴随着我国信息技术水平的不断提高，医院的档案归档工作也必须要紧跟住时代的发展脚步来不断的创新。医院一方面要进一步加大对信息化建设的投入力度，拿出更多的资金来用于购置先进设备，其中包括计算机、打印机、刻录机以及扫描机等，另一方面还要促进的信息化档案管理系统的顺利构建，加大对档案归档工作的监管力度，确保归档文件内容的完整性与准确性。除此之外，医院档案管理部门还应规范制作档案管理系统的检索表示，确保档案使用者可以快速精准的搜索到自己所需要的档案信息。