档案信息化建设与档案管理的几点探究

马洪敏

摘 要：随着我国国民经济水平的不断提高，档案信息化已经成为一种普遍的发展趋势，特别是依据当前随着档案管理工作的日益完善，使档案管理工作质量也在大幅度提高。这样就要求相关部门利用新型的管理手段，将管理质量加以提升，从而为档案信息化的建设带来益处。对此，本文主要从档案信息化建设的基本内容、改进档案管理的建议和措施两方面进行分析，提出合理化建议，提供给相关人士，供以借鉴。

关键词：档案管理；信息化建设；改进；建议措施

我国现代化技术以及网络技术的日益发展，在一定程度上推动了档案信息化的脚步。在具体档案管理工作中，工作形式也在发生了质的改变。除此之外，我国经济水平以及科学技术的飞速发展下促使了档案管理模式的不断完善带来了益处。从管理理念的角度出发，将以往档案管理目模式打破，从而推动新型模式的不断发展，从而使企业可以实现可持续发展的目的。

1 档案信息化建设的基本内容

档案信息化从其内容上看比较丰富，但是，具体来说主要可以分成广义和狭义两种。广义上讲，档案信息化主要是以实现各领域信息融合為目的，其中包括经济、政治、社会等方面的信息。将这些信息进行收集和整理，就可以实现信息的共享和信息的融合。狭义上看，档案信息的信息化只是档案内部资料的信息化，随着信息化技术的不断发展，档案资料的全面性和丰富性更加突出。实现档案的信息化，可以为信息利用者提供更加真实的信息。另外，将先进的技术应用到其中，可以实现信息的共享，满足大众对信息的需求，档案信息化进程和社会的发展浑然一体。这样，档案信息的价值得到了高效地提升，同时为信息利用者提供更大的获得信息的平台。可见，信息化建设的主要内容就是从广义和狭义两个方面来进行，只有这种才能档案信息建设的全面性。

2 改进档案管理的建议和措施

在实际的档案信息管理工作中，为了建立健全管理模式，需要以先进的管理技术和管理经验为指导，进而提升档案现代化建设的高效发展。科技的进步和档案管理水平的提升之间存在着密切的关系。另外，为了推进档案管理工作的高效性，就需要提升档案内容的价值，档案部门管理工作人员需要贡献自身的力量。传统的档案管理工作模式已经无法适应社会发展的需要，因此，改进档案管理工作的方式，势在必行。

2.1 提升管理人员的服务意识

在开展档案工作的管理过程中，相关人员的主要工作内容是为了社会的发展而提供高品质的服务，简单的说是档案管理工作的性质从服务角度来说能够和服务行业相媲美。相关人员需要正确的意识到档案工作的主要内容，从而具备大众服务的精神。然而，相关人员在更改工作理念的时候依然会存在一些苦难，由于以往档案管理工作的工作内容都是收集、整理一系列工作，没有对档案的使用引起重视，作为单相的档案管理。从目前的发展形势上看，档案管理工作应当打破以往的管理模式，不断的完善档案管理范围，从而正确的意识到服务性质。因此，相关人员需要依据此类问题加以明确，从理念上加以转变。

现如今，我国的档案管理工作对于档案管理人才的需求量不断提升，但是，对于工作人员来说，其专业知识和技能是一方面，更重要的是管理人员的工作意识。提升档案管理的服务意识，才能够从根本上促进社会发展的进程。

2.2 提高档案信息管理水平

随着我国国民经济水平的不断提高，现代化技术手段已经慢慢融入到档案中，电子档案也是一种普遍的方式。而计算机管理对于现代化管理工作带来了重要的作用，不但将信息管理工作的质量加以提高，而且也促进了档案信息化的脚步。

就档案文件所起到的作用就可以得知，是一种价值较高的信息资源，与此同时也作为社会进步的必不可少的一部分。而档案管理工作即使无法直接带来经济效益，但是它的存在却能够带来一些社会效益。因此，将管理质量加以提高的主要目的是提高档案管理质量的内容，同样也是无法避免的主要问题。

由于档案管理软件主要的服务对象就是电气文件，而恰当的选择管理软件，并采取针对性的方式加以研制和应用，对建设信息化档案有着重要的意义。档案管理软件的实现智能、便捷的特点，通过利用软件的开发使用，从而可以得到相应的有益积累以及发挥出电子文件的作用，最终可以使电子文件实现科学、规范的管理效果。

科学的选择新型的管理软件对于档案管理工作的开展是必要的途径，但是充分的调动员工的积极性以及凝聚力，将管理质量加以提高，是疏通信息化管理的重要方式，与此同时也进一步将工作水平加以提高的必要举措，在某种程度上可以关系到档案信息化的成败。

2.3 加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着档案的建立和形成。从相关工作的立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高了档案管理效率与效益。

相关档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高这些档案岗位人员的业务素质和工作能力。

档案工作人员应当充分的了解信息管理知识，并积极的参与到相应的研制工作中，选择恰当的管理软件，制定出切实可行的管理方案，将不满足当前发展的条理进行完善，打破地域和部门之间的分割情况，将信息共享质量加以提高，研制出可以为更多单位和部门使用档案信息所带来的益处。

合理的使用现代化设备，将档案管理水平加以替身。现代化设备的使用以及网络技术的飞速发展下，同时也为档案管理工作带来了更多的益处，使用现代化色和被以及网络所构件的平台，不但可以使档案实现动态管理的目的，而且还在某种程度上减少了过多的人力物力。确保档案信息化的建设以及社会信息化的一起发展，从而为推动国名经济的不断发展，提供更加优秀的档案信息服务。

结束语

总而言之，随着档案信息化的建设，能够推动档案管理质量的日益进步，采取新型的管理手段，能够将档案的收集以及整理水平加以提升，从而使档案信息可以达到真实的目的。利用档案信息化的管理形式，将档案信息潜在的价值加以提升，为更多的人员带来方便。而相关的工作人员需要熟练掌握档案管理的整个流程，进而可以促进档案信息化的不断进步。

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