邮件合并在毕业设计成绩管理中的应用研究

岳庆英

（桂林电子科技大学信息科技学院，桂林541004）

邮件合并在毕业设计成绩管理中的应用研究

岳庆英

（桂林电子科技大学信息科技学院，桂林541004）

毕业设计成绩管理是高校教学管理工作的一个重要环节，针对传统的毕业设计成绩总评表制作方法存在耗时费力和容易出错等问题，通过分析毕业设计成绩管理的现状以及Word的邮件合并功能，然后将其运用于大学生毕业设计成绩管理中，并对其实现方法和步骤进行实验验证。实践结果表明，该方法可行，可以大大地提高工作效率，对大学生毕业设计成绩管理具有长远的实用意义。

邮件合并；毕业设计；成绩管理；成绩总评表

0 引言

当今时代，随着科学技术的发展和计算机的普及，人们生活和工作的各个领域都离不开具有强大功能的计算机。毕业设计成绩管理作为高校教学管理工作的一个重要环节，这项工作也早已离不开计算机的支持。但很多的管理者仍然只会使用一些简单的计算机操作方法来管理毕业设计成绩，而这些方法需要做大量的重复性劳动，不但耗时、费力，而且容易出错，是否存在一种简单快捷的方法呢？答案是肯定的，通过使用Word的邮件合并功能，就可以让耗时费力的毕业设计成绩管理工作变得轻松而快捷，从而大大地提高工作效率。

1 毕业设计成绩管理现状

毕业设计是高校教学的一个重要环节，也是一个总结性的实践教学环节，它要求学生在毕业之前综合运用整个大学期间所学到的理论知识和实验技能等知识来完成一个全面而系统的小项目或课题。因此，毕业设计成绩在一定程度上可以直接反映出一名毕业生的专业知识水平。正因为毕业设计成绩有着如此重要的评价作用，所以其管理工作也就变得极其重要。由于学生毕业设计考核的内容涉及面很广，既要考核论文的质量，也要考核作品的质量和答辩的效果，所以学生的毕业设计成绩也不能由一个教师来评定，而应由多个教师从多个方面来评定。一般来说学生的毕业设计成绩由三个方面组成：第一，指导教师根据学生的论文和作品质量，并结合学生毕业设计期间的日常表现情况，根据指导教师评分标准评定一个成绩；第二，由论文盲审教师根据论文盲审评分标准对学生的毕业设计论文评定一个成绩；第三，由数名教师组成毕业设计答辩小组，根据学生毕业设计任务书中规定的任务性能指标要求，对学生的毕业设计作品进行验收和答辩，并根据学生的答辩和验收效果评定一个成绩。最后把这三个方面的成绩汇总到教学秘书处，由教学秘书按照预先制定好的比例进行计算，才能得出学生最终的毕业设计总评成绩。

鉴于毕业设计的重要性，学生毕业设计过程中所产生的所有文档资料包括任务书、开题报告、中期检查表、毕业设计（论文）说明书、成绩表等都要求进行毕业设计归档，并进行长期保存。作为毕业设计档案资料的一部分，毕业设计成绩表由四份表格共同组成，即指导教师评价表、论文评阅教师评价表、答辩记录及评价表和毕业设计成绩总评表。前三份表格分别由指导教师、论文评阅教师、答辩秘书填写。由于他们每人所管的学生人数有限，所以各自填写起来不太费时。而毕业设计成绩总评表则由教学秘书一人统一填写制作，教学秘书首先要收集前三份表格，汇总各方面成绩并计算出总评成绩，然后再填写毕业设计成绩总评表。毕业设计成绩总评表上需要将每个学生的毕业设计题目信息、学生个人信息、三个方面的成绩和最终评定的总评成绩等信息全部罗列清楚。由于学生人数众多，每年毕业设计成绩总评表的填写和检查工作都要耗费教学秘书大量的时间。

2 邮件合并功能概述

“邮件合并”这个名称最初是在批量处理邮件文档时提出的，它是Microsoft Office Word的高级应用，具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料数据源（如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档[1]。

对于一些简单而重复性很大的工作，如能巧妙地使用邮件合并功能，就可以让工作人员以超高的效率轻松快捷且准确地完成它，从而避免了因简单而重复地操作所引起的人工失误和时间浪费，大大地提高人们的工作效率。但是，虽然邮件合并是现代办公自动化中一项非常实用的技术，可仍有许多人并不了解它，更不懂得如何运用它，即使是高等院校的教师和学生，若非计算机专业，他们所接触到的计算机基础知识也未必涉及到如邮件合并这样的高级应用[2]。

3 邮件合并批量制作毕业设计成绩总评表

3.1 主文档的设计

由于毕业设计成绩是由指导教师评分、论文评阅教师评分和毕业设计验收答辩小组评分共三个方面的评分按照预先制定好的比例进行计算而成，所以在设计毕业设计成绩总评表时，就要注意将以上三方面的原始分数和按比例换算之后的分数都罗列上去，同时还要列出学生的姓名、学号、专业，以及毕业设计的题目等信息。总之，需要设计出一张能够反映学生个人信息和毕业设计全部考核成绩情况的成绩总评表。虽然毕业设计成绩总评表中的文字内容不多，但它需要归入档案长期保存，为了让它能和配套的指导教师评价表、论文评阅教师评价表和答辩记录及评价表一样都是一页A4纸的大小，兼顾版面的整齐美观，可以打开Word文档，对毕业设计成绩总评表的页边距进行设置，然后绘制毕业设计成绩总评表，使它刚好占用一页A4纸的大小，如表1所示。

表1 本科毕业设计（论文）成绩总评表

在表1中，表格已填写的内容就是每一份毕业设计成绩总评表固有的内容，而表格中空缺的地方则是需要按照每一个学生的具体信息来填写的变动内容。如果以传统的复制、粘贴的方式来填写这个表格，一个人利用一个星期的工作时间也只能做出200～300个学生的毕业设计成绩总评表，而且很可能因为重复性的操作而使操作者眼花造成一些错误。为了避免出错，又需要花费操作者大量的时间来进行校对。而如果使用Word软件的邮件合并功能，则可让操作者避免上述大量重复的劳动，大大提高工作效率，减少时间耗费，而且只要数据源无误，那么批量制作出来的毕业设计成绩总评表就不会出错。因此，操作者首先要在Word中设计出如表1所示的表格，作为主文档储存起来。

3.2 建立数据源

建立数据源，就是建立一个包含所需应用的相关字段和记录内容的数据记录表，这个数据源既可以是Excel表又可以是Access数据表。考虑到通用性和实用性，数据源文件最好是利用现有的文件，并对该文件进行格式的和内容的排列，使它能够满足毕业设计成绩总评表进行邮件合并所需要的内容。在收到毕业设计指导教师评价表、论文评阅教师评价表和答辩记录及评价表之后，教学秘书一般要先制作一个毕业设计成绩汇总表，这个表格中包含学生的姓名、学号、指导教师姓名、毕业设计题目名称和毕业设计各个部分的成绩等信息。教学秘书可以对这个表格进行适当的调整，然后建立数据源文件。下面以Excel为例，建立毕业设计成绩的数据源文件，其内容如图1所示。

在图1中，毕业设计的题目、姓名、学号、专业、每

个部分的原始得分和按照预先制定好的比例计算出来的实际得分以及最终计算出来的总评成绩等内容从左往右依次列出，为了方便查看，让它按照毕业设计成绩总评表中需要变动的内容秩序依次列出。Excel表格整理好后，将其命名为“毕业设计成绩数据源”储存起来，便完成了数据源的建立工作。

3.3 插入合并域，完成邮件合并

准备好主文档模板和数据源之后，下一步工作就是插入合并域，利用邮件合并功能完成批量制作毕业设计成绩总评表的操作，该操作可以分为四个步骤进行，在Word 2007软件中的具体操作方法如下。

第一步，打开设计好的主文档。在邮件下拉菜单中选择“邮件合并”命令，接着选择“邮件合并分步向导”命令，这样就可以在文档的右侧看到邮件合并的操作步骤。然后在邮件合并操作步骤中选择“信函”，接着单击“下一步：正在启用文档”命令，在弹出的界面中选择“使用当前文档”。再单击“下一步：选取邮件接收人”命令，在弹出的界面中选择“使用现有列表”。接着单击“浏览…”命令，在弹出的对话框中找到并打开“毕业设计成绩数据源”文件，最后将邮件合并收件人全部选择，如图2所示。

第二步，在文档右侧的邮件合并操作步骤中，单击“撰写信函”命令，然后把光标移到表格中相应的位置，接着单击“其他项目…”命令，在弹出的对话框中选中并插入相应的合并域，例如在题目名称对应单元格中插入“题目”合并域，在姓名对应单元格中插入“姓名”合并域，以此类推，逐一插入需要的合并域直至全部完成。合并域插入完成后的毕业设计（论文）成绩总评表的效果如图3所示。

第三步，在文档右侧的邮件合并操作步骤中，单击“预览信函”命令，即可看到合并成功的一页毕业设计成绩总评表，如图4所示。单击“完成合并”命令，此时便可以根据实际需要单击文档右侧的“打印…”命令，将毕业设计成绩总评表全部或部分打印出来，也可以继续进行下一步的操作。

第四步，在文档右侧的邮件合并操作步骤中，单击“编辑单个信函…”命令，在弹出的“合并到新的文档”对话框中选择“全部”，接着单击对话框的“确认”命令，即可呈现出全部的学生毕业设计成绩总评表，数据源中的信息有多少条，毕业设计成绩总评表也就会有多少页。在弹出的“合并到新的文档”对话框中，还可以根据需要选择输入需要的页码范围，然后单击对话框的“确认”命令，即可呈现出相应页码范围的毕业设计成绩总评表。这些合并好的毕业设计成绩总评表会以一个新文档的形式出现，不会覆盖主文档，在关闭新文档之前，单击“保存”按钮将其保存，以后还可以方便地进行查看和打印。

图1 毕业设计数据源

图2 选择邮件合并收件人

图3 插入合并域效果图

图4 合并成功的学生毕业设计成绩总评表效果图

4 结语

毕业设计成绩总评表的制作是毕业设计成绩管理工作的一个重要组成部分。毕业设计成绩的整理容易出错却又不能出错，如果采用传统的人工复制粘贴方法来制作毕业设计成绩总评表，不仅制作的过程耗时费力，而且后续还得进行大量的核对工作，工作效率低。而通过使用Word软件中的邮件合并功能，将Word强大的文字处理能力和Excel强大的数据处理能力集于一身[3]，批量地制作毕业设计成绩总评表，能够大大提高制作速度，并能防止人工操作失误，减少审核和校对工作量，从而提高毕业设计成绩管理的工作效率。

[1]孙琦.邮件合并在高校教学管理中的应用[J].时代教育，2014，2:186.

[2]周嘉懿.Word 2010中邮件合并功能在办公室工作中的应用[J].数字技术与应用，2016，3:228.

[3]李超德.邮件合并在定量包装商品净含量检测报告中的应用研究[J].计量与测量技术，2016，43(5):16-19.

Research on the App lication ofMailMerge in Graduation ProjectManagement

YUEQing-ying

（Institute of Information Technology,Guilin University of Electronic Technology,Guilin 541004）

Management of graduation project is an important link of teachingmanagement in colleges and universities.It is time-consum ing and error prone in traditionalmethod for overall results table.Analyzes the status quo of graduation projectmanagement and themailmerge function ofWord,which is applied to the undergraduate projectmanagement.And then carries out the realizationmethod and steps by experiments.Practice results show that,thismethod is feasible,which can greatly enhance the work efficiency and has a long-term practical significance on college students graduation projectmanagement.

MailMerge;Graduation Project;Performance Management;Overall Results Table

1007-1423（2017）03-0045-04

10.3969/j.issn.1007-1423.2017.03.012

岳庆英（1986-），女，广西桂林人，实习研究员，从事领域为高校实践教学方面的管理工作和项目管理研究工作收稿日期：2016-11-18修稿日期：2017-01-12