医院科研经费流程管理体系探析

黄伟忠

医疗卫生行业的竞争和精细化管理程度日益加深，医疗机构迫切需要改进科研经费管理体系，利用信息化手段改造医院科研经费管理体系。本文以某医院为例进行探讨。

一、医院科研经费流程管理现状

1.会计核算手段落后

某医院为三甲专科医院，科研经费累计已近亿元，但经费管理仍停留在人工操作，采用“科研经费本”手工记账方式，进行经费审核及报销。一个课题项目设置一个经费本，经费本由项目负责人保管，报销时经办人将相关发票及单据依次交科研部门、分管院领导、财务部门审核，最后通过医院办公自动化平台公示审核结果。如审核通过，经办人携带经费本于规定时间至财务部门办理报销。如审核未通过，则由经办人领回报销单重新填写。

2.科研经费管理不严

项目负责人由于专注临床研究工作，对经费疏于管理，登记错误时有发生，甚至还会出现经费本遗失的情况。而审核通过后，经办人未及时到财务部门办理报销，也会导致经费本与财务账的差异，增加财务对账的难度。

3.缺乏信息技术支持

财务报销流程处理环节多、流程重复、内容分散，存在信息传递反馈迟缓，后期数据核对工作复杂等缺点，使有关人员难以获得及时的、准确的信息，更无法从预算和管理角度对科研经费进行全程控制。由于缺乏有力的信息支持，项目负责人不能实时查询各自的科研经费余额，科研部门也无法将经费使用与科研进度进行比较，经费下达、报销也需随经费本的流转进行，工作效率低下。如遇结题、审计及年末对账，项目负责人、科研部门、财务部门需花费大量精力对科研经费本及财务账进行核对整理。不仅浪费精力还经常出错。

二、医院科研经费流程管理体系构建

1.建立管理体系

笔者结合科研经费管理经验，以直线职能制为组织结构类型，以项目负责人、科研部门、财务部门、审计部门、分管院领导为使用主体，以建立覆盖项目立项、管理、实施、考核主体的逐级管理机制为目标，设计新型科研经费流程管理体系，并将其纳入科研经费信息集成化流程改进中。见图（1）。

科研经费流程管理体系包括项目立项、预算管理、经费支出、结题验收四个方面。项目负责人、科研部门、财务部门是直接参与者，而审计部门和分管院领导则对整个体系起监管考核作用。在设计相应科研经费管理信息系统以取代科研经费本时，需严格按照上述体系建立相应模块，明确各部门职能。

（1）项目立项管理。科研项目获批立项后由科研部门通知项目负责人提交项目立项相关材料，同时在科研经费管理信息系统中创建该项目。一般由项目负责人创建，相关项目配套经费及院级以下课题也可由科研部门创建，内容包括项目名称、项目编号、负责人及课题组成员、资金来源等。创建完成后的项目由科研部门审核确认，只有审核通过且经费已下拨的科研项目才可进入预算管理模块。

（2）预算管理。财务人员将所有下拨到医院的科研经费录入科研经费管理信息系统。科研部门根据财务部门提供的到账证明，与系统中已立项项目进行核实。确认无误后，分配给该项目独立的核算账户及财务编号，同时根据立项批复文件给予医院配套资金支持并录入分类项目预算（如会议费、差旅费等），以便之后经费支出时对分类项目逐项审定，更好地监控经费使用。另外，经费到账信息将通过信息系统通知项目负责人，以便及时开展科研工作。

项目负责人需严格执行项目主管部门有关经费使用规定、管理办法及财务管理规定，按照经费预算严格执行，一般不得随意更改。如有特殊情况需要调整预算，必须事先向科研部门提出书面申请，并得到项目主管部门批准，方可更改。

（3）经费支出管理。经办人在系统中填写科研经费报销申请。经办人应详细填写报销申请各栏目（项目名称、财务编号、分类项目报销金额等，其中系统会自动审核是否超出相应的分类项目预算），系统会为填写完成的申请单生成唯一的申请单号。经办人将需要报销的发票、单据妥善粘贴，由项目负责人初步审核通过。系统中报销申请依次流转至科研部门及分管院领导处，审核报销材料与项目内容的相关性、合理性。通过后经办人打印纸质报销单后到财务部门报销相关费用。如项目需购买材料及设备，需事先与设备部门进行沟通，由设备部门审批配置情况，统一采购或调度，合理有效地安排医院设备资源。若在上述审核过程中发现存在不符合报销规范或财务规定的问题，由相关部门联系经办人修改后重新进入报销流程。见图（2）。

（4）结题验收管理。根据立项时录入的结题时间，相关项目负责人应在截止日期前全面清理经费收支和应收应付等款项，暂付款尚未结清的，应在结题前全部报销或歸还。并从科研经费管理信息系统中导出项目结算明细表，完成结题验收报告经科研部门、财务部门审核确认后上报项目主管部门。需要时可根据项目主管部门要求配合提交相关材料，进行经费审计。确认结题的科研项目，结余经费按各类专项经费管理办法执行，取消系统中该项目的报销权限，并冻结有关操作。

2.设计系统功能

（1）实时查询，加强经费使用的监督。项目负责人可根据经费报销申请单号随时追踪报销进程。而科研经费管理信息系统根据不同的使用者，另外设置相应的查询权限和关键字。项目负责人和职能科室可根据时间，金额，摘要等要素查询各自权限范围内所有与上述要素相关的经费支出信息。科研经费管理信息系统实现了实时查询、追踪、监控科研经费的使用情况。

（2）数据汇总，方便科研经费统计。按年、月生成项目收支汇总报表，反映课题及医院配套经费使用情况，并与财务记账相核对，保证科研经费数据的准确性。报表数据可联查细化，根据不同条件或多条件组合统计与分析，生成相应的数据报表，为不同需求提供个性化服务。报表具备导出功能，方便办公软件对数据进行后续处理。

（3）自动对接，完善科室之间的沟通。科研经费管理信息系统应与财务管理、物资管理、药品管理等系统相连接，相关的经费支出信息通过软件程序接口自动传输给上述系统，实现系统之间的无缝衔接，减轻职能科室的工作量，同时保障信息的正确性和关联性，便于管理人员追溯信息来源。

（4）成本归集，为项目评估打下基础。科研经费管理信息系统结合项目预算，在系统中立项时统一规范科研经费的使用范围和标准。医院根据经费使用数据，结合科研项目类型、科研活动特点定期对科研工作进行评估。通过设置相关成本指标，结合项目开展进度，科学考核科研经费使用情况。

三、结语

科研经费管理信息系统可协助医院做好科研经费使用监管工作，但系统的建立只是医院改进科研经费管理体系及流程的一个方面。科研经费管理是医院管理的重点工作，相关科室在科研经费使用与管理中要真正做到各负其责，协调管理、密切配合，通过自查和专项检查，发现问题，分析原因，制定或修订有关制度和办法，建立加强科研经费管理的长效机制，促进科研经费管理的规范化、科学化。