利用ACCESS实现银行对账自动化

杨妮娜

摘 要：银行对账是医院内部控制的重要措施，及时准确的对账可以保障医院的资金安全。医院每天的门诊、住院收费业务十分频繁，也就意味着银行存款发生笔数多，当财务软件无法实现自动对账的功能，如何能够实现银行对账自动化，可以利用ACCESS实现银行对账自动化。

关键词：银行对账 ACCESS 自动化

中图分类号：F230

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2017）01-121-02

一、财务软件银行对账模块的局限性

一般来讲，财务软件中都含银行对账的模块，但是财务软件的对账功能有时无法满足特殊用户的需求，因其局限性无法使用，只能采取耗费人力且易出错的手工对账模式。

财务软件只能实现在一个账套中进行银行对账，如果存在一个银行账户在两个账套中做账，则无法使用。

在现实中，就存在这样的情况。有的医院存在分院，采取的是分账套的模式进行财务核算；由于资金是统一管理，银行账户发生业务要分别做到不同的账套，实现账套独立核算的目的，则存在一个银行账户在两个账套中做账的情况。这样就无法使用财务软件自动对账，采取原始的手工对账模式，手工对账存在对账不及时，容易被人为操作利用的缺点。

二、什么是ACCESS及如何实现对账

存在这种问题的医院迫切的需要解决燃眉之急，其可以利用ACCESS实现银行对账自动化。Microsoft Office Access是由微软发布的关联式数据库管理系统。它结合了Microsoft Jet Database Engine和图形用户界面两项特点，因为它的易学易用的特点正逐步取代传统的VFP成为受欢迎的数据库语言。

ACCESS可以将两个有共同项的EXECEL表格进行比对，找出二者的差异，然后通过EXECEL表格形式导出，供操作者使用。

首先，要确定比较的顺序，就是需要对比的EXECEL表格，表格1与表格2谁作为基准的问题。这就需要弄清表格的所属关系，如果是包含关系，则以包含方作为基准，被包含方主动与包含方对比，形成差异就是两者之间的差异。而银行对账单和银行存款明细账不存在包含的关系，而是各自都有对方不包含的数据，这就需要通过两次对比才能找出所有的差异数据。这两次操作从逻辑上来讲是不分先后的，不影响最后的结论，可以任意确定。就以表格1作为基准进行举例。

其次，为了做到心中有数，方便事后核对，应记录表格中包含多少条数据。将多个账套的同一个银行账户的医院银行存款明细账导出，合并为一个完整的EXECEL表格，然后在导入前先把电子表格规划，EXECEL表格的第一行作为列标题，应当与Access中表的字段名称一致（ID字段及不需要导入数据的字段可以忽略），否则导入的数据将包含电子表格的第一行的标题数据，而且很可能会使导入的数据与数据的库中的字段错开，导致导入失败。表格规划好之后，然后打开导入向导，按照向导一步步按提示做，将表格1、表格2依次导入ACCESS数据库中，以原有的文件名命名，因为ACCESS的操作需要思路清晰，而操作者的每个操作都将形成新的EXECEL表格，只有通过清晰的文件命名，操作者才可以理顺自己的操作顺序。

再次，在导入的表格1和表格2之间建立联系，具体操作为在ACCESS中用查询功能，在查询窗口，点“新建”，跳出窗口向导，选择“查找不匹配项查询向导”，用鼠标将表格1与表格2的共同项连接，屏幕会显示一根连接两项的黑线，按照向导点击“下一步”直至确定即可。此操作完成，出现的结果为表格2有而表格1没有的数据，可命名为“表格2有表格1没有”。

然后，在以表格2作为基准表格，重复以上的步骤，得到表格1有而表格2没有的差异数据，将其命名为“表格1有表格2没有”。至此，表格1与表格2的所有差异都找出来了。此时应履行复核程序，即拿出记录的原表格1和原表格2的数据总条数，分别减去差异的条数，两者的差额应该相等，也就是说找出的相同数据条数是一致的。

最后，将“表格2有表格1没有”和“表格1有表格2没有”的数据以EXECEL表格的形式导出到电脑桌面。將原手工对账形成的银行存款余额调节表做成电子表格，将两方的差异分别粘贴到对应的电子表格中。因为银行对账单和银行存款明细账都只是显示当期的发生额，还要借助手工对账将不在同一期间的可以对勾的数据进行对勾。

在电子表格中将可以对勾的数据删除，手工录入当期的银行对账单余额和医院银行存款明细账余额；将余额调节表的“银行已收企业未收”、“银行已付企业未付”、“企业已收银行未收”和“企业已付银行未付”四项每一页都设置“SUM”公式，用鼠标点击要计算汇总数的方格，然后点击“公式”项下的“自动求和”，将需要加总的数据都用鼠标拉倒黑色框内，最后点击表格最顶端的绿色对勾，则汇总数就自动显示了；如果未达账项较多，则可以手工计算最终的银行对账单和医院银行存款日记账的调整数，二者一致才正确。

由此可见，ACCESS只是一个简便的工具，医院负责对账工作的人员要有想法，有思路，在实际操作的过程中思考如何能将自动化水平提高。

三、实际操作中可以提高自动化水平的途径

提高自动化水平的核心就是在银行对账单和医院银行存款明细账之间寻找一个唯一的相同的关联点，直接代替金额的对比。单一按照金额对勾的话，如果出现相同的金额，就不能保证一一对应。如果当期所有金额相同的业务在银行对账单和医院银行存款明细账之间数量相同，才可以保证一一对应了。

首先，就是与银行进行协商，要求银行在医院的对账单中加设结算单据流水号，此流水号是唯一的且按照顺序排列，医院拿到银行单据在做账的时候要准确无误的输入此流水号，这样就能确保在实际对账中按照结算单据流水号进行关联，直接对勾的准确性。

其次，医院可以自行控制的是住院和门诊的现金收入，现金复核人员可以将门诊当天的现金收入按照扎账时间汇总为一张现金缴款单，代替收费员各自填写的现金缴款单，收费员各自填写的现金缴款单可以留存作为备查。住院的现金收入也如此，这样可以有效减少二级复核人员、对账人员的工作量，提高工作效率。

最后，医院要设立扎账日，每月末提前几天扎账，停止付款业务，给银行预留足够的时间进行账务处理，使付款业务银行与企业都发生在同一期间，避免此类原因导致的未达账项的产生。

值得一提的是，电子对账完成后的未达账项形成原因是无法用ACCESS来完成的，这一重要环节就需要对账人员来完成。最终，形成一份完整、准确、及时的《银行存款余额调节表》。

参考文献：

[1] 黄金玉，姜月华.基于GIS的东南沿海及重要经济区环境地质信息管理系统的建设.测绘与空间地理信息，2013（1）

[2] 吴正国.数据库技术在机车清洗中的应用.现代电子技术，2011（6）

（作者单位：新疆医科大学第二附属医院 新疆乌鲁木齐 830028）

（责编：贾伟）