人事档案在医院人力资源开发中的作用

杜振强

(福建医科大学附属口腔医院，福建 福州 350002)

随着我省医药卫生体制改革的全面深入，建立现代医院管理制度是医院卫生体制改革的重要目标之一。现代医院管理制度的根本核心思想就是要调动人的积极性，强化医院的独立法人地位，落实经营自主权，逐步建立现代医院法人治理结构。人作为第一生产力的作用愈发凸显出来。医院人事、财务、总务、信息、医务等职能部门在现代医院管理制度的建立中将承担越来越多的任务，起着关键作用，其中人事部门的功用将更加重要。作为人力资源管理的有效载体—人事档案将在现代医院管理制度的建立和医药卫生体制改革中发挥着不可比拟的作用。如何在新形势下，研讨加强人事档案的管理，更好地发挥在医院人力资源开发中的作用，是值得我们去深究的。

1 人事档案管理与人力资源开发利用的关系

人事档案管理是医院管理工作的重要组成部分，也是医院发展战略管理不可或缺的重要内容。人事档案是医院人力资源的重要财富，是全院广大干部职工德、勤、绩、能、廉等方面表现的原始材料体现，是医院人力资源开发利用的重要智力源泉和蓄水池。人力资源开发利用指的是在现有的人力资源这个平台上，根据医院的发展目标、组织框架等实际情况，通过调查、分析、研判、规划等方式，对人力资源要素进行重新调整、分配，达到人力资源管理的合理运转，为医院的发展提供更大的价值。

人事档案管理与人力资源开发利用是相辅相成，互相促进的关系。

第一，规范的、完整的人事档案是进行人力资源开发利用的根本前提。一份完整的人事档案应该包括十大类。即第一类是履历材料，包括知青、教师、职工、军人、干部履历表、简历表、党委委员、人大常委、政协委员简历表等；第二类是自传材料，其中包括领导干部个人有关事项发生变化的报告表；第三类是鉴定考核考察材料，包括鉴定材料、干部年度考核表、出国人员鉴定表、经济责任审计结果报告等；第四类是学历学位、专业资格考试及职务、反映个人科研学术水平、培训材料；第五类是政治历史情况，包括有关干部本人历史上重要关节问题的审查材料及入党、团、参军、出国等各类政审表等；第六类是入党入团材料；第七类是奖励材料；第八类是处分材料；第九类是工资、任免、出国及其他材料；第十类是其他重要材料，包括体检表、残疾等级、就业报到证、干部人事档案报送单等材料。没有完整、详细的人事档案，人力资源开发利用将是无泉之水，空中楼阁，无从谈起。

第二，人力资源开发利用的程度一定程度上反过来促进人事档案管理的规范性。人力资源开发的越好，对人事档案管理的要求就越高，要求人事档案管理部门提供更多的信息和材料。这样就推动着人事档案管理部门有意识去收集、整理、分析更多的人事档案材料，从而使得人事档案更加齐全、丰富，有价值性。

2 人事档案管理的现状分析

2.1 人事档案管理人员服务理念有待更新

传统的人事档案管理只是比较机械的、简单的、单纯的将人事档案材料收集，归档，放进档案盒或柜子，这样工作算告一段落。人事档案管理人员的工作就是坐着等，有员工需要的时候，提供查询、检索。人事档案的功能就是提供查阅，没有更多的服务功能，也更谈不上开发利用。现有的人事档案充其量就是提供简单的查阅功能。现有查阅频率比较高的情况大概是三种，第一是干部选拔任用；第二是干部职称晋升评审的时候；第三是退休人员相关证明阅档。人事档案管理人员的工作职责自我认定就是提供查阅，做好人事档案的保密工作，及时收集并归档好人事档案材料。这与新时期的医院发展要求远远不相适应，不能满足医院发展的需要。建立现代医院管理制度，更加重视人、强调人的作用，挖掘出人才资源，这就要求我们的人事档案管理人员要更新理念，改变传统的工作模式，调整工作服务方式，重新审视人事档案管理工作。

2.2 人事档案管理的硬软件有待提升

医院的工作重心向临床一线倾斜，注重门急诊人数、医疗收入指标、科研能力指标等方面，重业务，轻管理。这就不可避免带来了大多数医院行政后勤管理方面工作做得不够到位，不够科学及规范。目前大多数医院的档案室都无法达标，没有办法做到“三室分开”，即档案室、档案工作人员办公室、阅览室。随着门急诊人数的急剧增加，诊疗空间越来越有限，留给行政管理部门的空间就非常少了。要实现人事档案管理工作的规范化、科学性，就要加大对人事档案管理的硬软件投入。要给人事档案管理部门足够的空间，按照档案规章制度要求提供空间和场所。随着社会的发展，医院规模的扩大，医院临床专业分工越来越细，同样对行政管理部门的要求也是一样，分工细化，职责分离，各方面的诉求愈发强烈和多样。这对行政管理部门提出更多的挑战、要求，人事档案管理部门提供的服务也多样化、复杂化。现有的人事档案人工、手工管理模式已远远不能满足医院发展的需要，需引进先进的计算机管理模式，强调数据化时代特点。

2.3 人事档案管理工作目标有待明确

现行的人事档案管理工作属于人事部门的一个工作范畴，属于人事部门日常工作的一部分。从事人事档案管理工作的人员大多是兼职的，一人多岗，没有明确的工作任务和目标，都是抽空，利用业余时间整理人事档案，存在能整理、归档多少就多少，可做可不做的现象。这就一定程度上使得人事档案的功用受限。人事档案管理的工作目标就很空泛，没有具体化、明确化。从事人事档案管理人员只负责做好人事档案材料的归档、收集就算完成任务。人事档案管理部门的工作职责也不明朗，没有具体的量化指标，平时的工作就处于游离状态，没有统一、集中、明确的工作目标要求。这使得人事档案资料的收集与利用开发存在脱节、不相对称的关系。人事档案资料的最大功用还是在于它们的利用方面，为人力资源的挖掘提供素材和依据，服务医院人才发展的需要。

2.4 人事档案管理考核体系有待建立

人事档案管理有一整套的规章制度和要求，有档案管理人员行为准则，库房建设标准规范、档案材料归档范围条例，人事档案工作职责、人事档案管理规定等等制度和要求。人事档案管理只有建立统一的、规范的、科学的管理制度和规定，才能更好地发挥人事档案在医院人力资源开发利用的作用。除了建立完整的人事档案管理制度外，还应建立人事档案管理考核体系。再好的制度，如果没有执行的话，那充其量只能算做是空中楼阁，海市蜃楼，昙花一现，没有多大价值。要把制度执行到位，落实到位，监督到位，责任到人，把关到位，这就需要一定的规约。无规不成方圆，建立人事档案管理考核体系，规约人事档案管理工作的规范、高效就呼之欲出，迫不及待了。这个考核体系也是一个系统工程，需要各方面的密切配合与执行，才能发挥实际作用。

3 加强人事档案管理，发挥人事档案在医院人力资源开发中的功用

3.1 提升人事档案管理人员服务水平

俗语说，态度决定一切。思想的高度决定行动的高度。从事人事档案管理人员的工作理念决定着人事档案的开发利用成效。随着公立医院改革的深入，人员流动，人力资源要素重新配置，强调人的作用，发挥广大医务人员的工作积极性，主动性，创新性，调动优质的医疗资源服务广大患者，保证医疗事业的健康可持续发展，维护人民群众的健康福祉，这一切的最根本来源是医院人力资源的正确配置与开发。实现人力资源的正确配置与开发，又要得益于医院人事档案的规范、高效管理。作为人事档案管理的执行者—人事档案管理人员，其服务能力、服务水平就愈发关键。提升人事档案管理人员服务水平，提供准确、有效的人事档案信息，为医院用人决策及人力资源开发提供强有力的抓手。

3.2 加强医院人力资源开发调研，实现人力资源的动态把控

人作为第一生产力，现代社会的竞争归根结底是人的竞争。不管是一个国家、一个地区或一个企业、一个单位，人才争夺战永无停止。人力资源作为一种重要资产，弥漫在一场场无硝烟的战争中。人力资源这一术语也越来越被广泛提起，并获得非常高的美誉度。人力资源的开发利用就被提上议事日程，谁在人力资源开发利用上下功夫，谁就能获得成功的主动权。调研分析医院人力资源的现状，给予人力资源科学的分类培养(在医疗系统中，人员分类可以分为行政后勤人员、医生、护士、医技人员。每个类别的人员在医院承担的职能和作用是不一样的，这几类人员不能一刀切，要因人而异，根据实际进行培养，制定明确的培养目标和培养措施，才能做到人尽其才，人尽其用)，制定相应的人力资源管理开发利用政策，实现医院人力资源的全面开发利用。人力资源配置要作为一个动态安排，才能满足不断变化的医院发展实际。

3.3 加大人事档案管理的硬软件投入，推动人事档案的规范化建设

人事档案管理工作不只是一项简单的业务工作，而是跟医院发展大局、医院现代化建设息息相关的。人事档案管理工作应纳入医院工作的主要议程，与医院医疗工作、后勤保障工作同研究、同部署、同进步。加大人事档案管理的硬软件投入，比如增加人事档案管理的场所与配备专门的人事档案管理人员，设立人事档案管理专项资金，制定明确的人事档案管理规章、法则，加快人事档案管理的信息化建设，购买计算机、扫描仪等现代设备。按照档案室建设标准，加强各方面的投入与建设。改变传统的人事档案管理面貌，用现代技术、现代理念武装、建设人事档案管理工作，建立高效、快捷、便利的人事档案信息查询系统，用更优质的服务、优质的质量来满足医院人力资源开发利用的要求，推动人事档案的规范化建设，发展规范的、标准的人事档案管理工作。

3.4 加强人事档案的编研工作，更好发挥人事档案的价值功用

现代医院管理制度的建立，需要的是医院各个层面、各个系统的优良组合和良性互动，对各个方面的需求愈发多样和迫切，这里面效率、数据成为工作的常量。人力资源开发利用所需要的数据、资料是多样且又是具体精细的，这就要求，加强人事档案的编研工作。根据人力资源开发利用的要求，多方位、多层面做好专题、专项材料的准备，既要有母项目，又要有子项目，子项目又要再细分成各个模块。人事档案材料的编研工作做得越细，在工作中发挥的作用就越多。只有做到常编研，会编研，懂编研，人事档案材料的价值功用才会用到最大化。这就要求我们的人事档案管理者要在平时的工作中多分析、多动脑、多调研，关注医院发展态势，及时把握医院发展动态，适时做好人事档案的编研工作。

人事档案在医院人力资源开发中有着独特作用，加强人事档案管理工作方式的创新，提升人事档案管理人员的工作水平，完善人事档案管理的各项规章制度，为医院的可持续健康稳定和谐发展添一份力，助一把手，这是公立医院改革的要求，也是人事档案自身价值体现的重要方面。