新时期高校学籍管理现状及策略研究

2017-02-25伍爱霞

湖北科技学院学报 2017年3期

关键词：学籍管理人员管理工作

伍爱霞

(湖北科技学院学工处，湖北咸宁 437100)

新时期高校学籍管理现状及策略研究

伍爱霞

(湖北科技学院学工处，湖北咸宁 437100)

高校学生学籍管理是对学生在校期间的学籍数据进行动态跟踪管理，随着教育信息化进程的不断深入，传统学籍管理会存在多头管理等诸多弊端，不能做到学籍数据快速更新和协调统一，给学生和学籍管理部门及人员带来了一些不必要的麻烦。本文首先介绍新时期高校学籍管理的内涵、功能和原则，然后分析新时期高校学籍管理的现状及存在的问题，接着分析问题产生的原因及对学籍管理工作的影响，最后根据新时期学籍管理的要求提出对策和建议。

学籍管理；高等教育；策略

随着社会经济不断发展，我国高等教育规模越来越大，高校学生数量不断增大，每年新入学大学生达到700余万，高等教育总规模已超过3 600万，传统的高校学生管理工作模式已经不能适应大规模的学生管理工作需要。而作为高校学生管理工作重要组成部分的学籍管理工作，其工作的成效是高校教育管理水平的直接反应，做好学籍管理工作对保证学生在校期间享有教育公平、公正、公开的权利和建设良好校风、师风、学风有着至关重要的作用[1]。由于高等教育总规模的不断扩大，而人员和经费限制，学籍管理的难度不断加大，地方高校尤为明显，建设适应地方高校发展的新时期学籍管理制度就显得非常重要。因此，本文首先介绍新时期高校学籍管理的内涵、功能和原则，然后在分析新时期高校学籍管理的现状及存在的问题及对学籍管理工作的影响基础上，根据新时期学籍管理的要求提出以生为本，加强制度建设，不断完善学籍管理工作。

一、新时期高校学籍管理的内涵、功能和原则

1.学籍管理的内涵

学籍是一种资格，是学生成为学校一员的标志，当前高校学生学籍一般是指经过高考择优录取的学生取得在校学习的一种资格，简单来说，可以理解为学生在校期间的学生身份的证明。高校学籍管理是指高等学校按照教育部和省市教育主管部门制定的法规，同时结合各学校自身实际而制定的规章制度和实施办法，对学生从报到入学到毕业离校及回校办理学籍相关证明的全过程进行监督、考核和管理[2]。学籍管理主要包括入学报道、资格审查、学籍注册、学业考核与记载、学籍异动(学生在校期间的转专业、留级、转学、退学、休学、复学、专升本、学生出国、校际间学生的交流、联合培养等)、毕业资格和学位资格审核、毕业证、学位证的发放以及毕业后的学业信息勘误、学业证书管理等学生培养的全过程，涵盖学生从入学到毕业整个在校阶段及毕业后的学业证书管理等，是高校对学生管理的重要手段，管理的好坏直接影响高校的教育教学质量和人才培养质量。

自1977年恢复高考后，我国高校学籍制度正式出台，从1978 年12月31日国家教育部颁布《高等学校学生学籍管理的暂行规定》到1983 年1 月20 日教育部颁布《全日制普通高等学校学生学籍管理办法》，1990 年1 月20 日原国家教育委员会颁布《普通高等学校学生管理规定》，2005 年3月25 日教育部又修订并颁布《普通高等学校学生管理规定》，2016年12月16日教育部再次修订通过《普通高等学校学生管理规定》(自2017年9月1日起施行)，该规定已成为我国现阶段各高校进行学生学籍管理的指导性文件和依据。[3]

2.学籍管理的功能

从2016年12月16日教育部颁布的《普通高等学校学生管理规定》和学籍管理工作本身实际来看，目前高等学校学籍管理工作，主要包括以下几方面内容：

(1)入学与注册。对入学报到并通过资格审查的具有高等学校正式学籍的学生基础信息进行采集和维护，并在教育部学信网学籍学历平台上注册学籍；

(2)考核与成绩记载。对学生在校期间的学习过程和学习结果进行管理和审核；

(3)转专业与转学。办理在校学生在学习期间符合政策要求的转专业和转学申请；

(4)休学与复学。学生可以分阶段完成学业，在学校规定的最长学习年限(含休学和保留学籍)内因身体疾病、创业、入伍、跨校联合培养、出国交流等原因可申请休学和保留学籍，学生休学期满前应当在学校规定的期限内提出复学申请；

(5)退学。为达到退学规定要求的学生办理退学离校手续；

(6)毕业与结业。对学生毕业进行审核并发放毕业证及学位证；

(7)学业证书管理。对已毕业生进行学业信息勘误和学历认证等。

3.学籍管理的原则

对于学籍管理人员来说，学籍管理的总原则是，牢固树立“一切为了学生、为了一切学生、为了学生的一切”的理念，坚持“以生为本”，突出学生的主体性，真正做到“一个不能多、一个不能少、一个不能错”。

高校学籍管理首先要坚持科学准确的原则，在教育部颁布的《普通高等学校学生管理规定》和各高校学籍管理规定的科学指导下建立学生学籍档案，充分尊重学生个人的档案资料信息，保证学籍管理信息的准确无误，真实而准确的记录学生在校期间的学习情况；其次，要坚持理论与实践结合的原则，在实际工作中，加强学籍管理，让学生主动参与高校学籍管理，有利于形成管理工作的科学化、规范化，更好地为高校培养合格人才服务；最后，还要坚持公开公平的原则，高校学籍管理人员在学籍管理的过程中，坚持公开公平原则以增强学籍管理的透明度，以公开公平方式对待学生提出的相关需求。高校通过规范化的学籍管理充分体现对学生的关心和尊重，培养学生良好的思想作风和学风，形成正确的世界观、人生观、价值观[3]。

二、新时期高校学籍管理的现状

学籍管理就是对大学生从入学到毕业整个大学期间的学习过程进行记录和管理，是审核学生获取资格注册入学和完成学业顺利毕业的管理机构，是高等学校人才培养的重要组成部分。

1.学校学籍管理工作的重视程度

在1999年全国高校扩招之前，我国绝大多数地方高校在校生人数规模都不是很大，学籍管理工作相对简单，主要就是学籍注册、成绩管理和毕业证书、学位证书管理等几项工作，靠手工基本上就可以完成[4]。因此，学籍管理工作往往被忽视，也没有引起领导的足够重视，一般由其他工作人员兼职完成，更谈不上配备专业能力过硬、管理素质强的专职管理学籍人员。

2.学校学籍管理工作的投入大小

学籍管理工作的总要求是必须做到“一个不能多、一个不能少、一个不能错”，当前我国大多数高校学生规模在15 000-20 000人之间，每年招生和毕业生人数合计在7 500-10 000人左右，因此，学籍管理人员每年需要审核新生和毕业生共上万条的学生信息量。同时，每年因转学、转专业、跨校交流、出国交流、应征入伍、因病休学、创业休学等多种原因导致的学生学籍异动频繁，使学籍管理工作的难度和强度进一步加大，而大多数高校学籍管理工作一般都只由一人进行管理，有的学校学籍管理人员还要完成一定教学任务和组织学生考试等工作，造成人员投入严重不足的局面。[5]

3.学校学籍管理工作的职能定位

学籍管理包含了学生入学报道、资格审查、学籍注册、学业考核与记载、学籍异动、毕业资格和学位资格审核、毕业证、学位证的发放以及毕业后的学业信息勘误、学业证书管理等一些方面的职能，涉及到高校招生部门、学工部门、教务部门和就业部门等几个职能部门，学籍管理的职能如何归口相应职能部门，不同学校方式不一样，基本上是一个部门完成1-2个职能，多个部门共同参与学籍管理工作，但由于部门间的信息交流不畅、管理方式方法不同会导致学籍管理工作混乱现象，同时这种现象也很难得到有效解决。[6]

4.学校学籍管理工作的制度建设

国家教育部《普通高等学校学生管理规定》颁布后，各省教育主管部门也对各省高校学生学籍管理提出明确的意见和办法，上级主管部门的意见和办法，各高校也会根据自身实际情况都出台了一系列的学籍管理规定，但这种管理制度的制定并没有真正体现“以人为本、以生为本”的学籍管理理念，缺乏人性化，不利于个性发展。例如，学生填报高考志愿时为了能够先入学都会选择服从调剂，但是由于管理制度的不健全，会严重影响这些学生的发展，甚至影响其顺利毕业，所以，这种不健全的、缺乏人性化的管理制度可能会影响学生的一生，同时还可能会对学校的稳定带来隐患。[7]

三、新时期高校学籍管理存在的问题

1.学籍管理制度宣传不到位，学籍管理规定执行不严格

在学校日常教学生活中，不少学生、教师认为学籍管理是学校学籍管理部门的事情，新生在入学教育时会组织学习学籍管理，由于时间紧且又对学籍管理不够重视，学习不深入，对学籍管理理解不深。有的学生对自己的学籍信息重视不够，经常出现错误，为自己和学籍管理人员带来很多不必要的麻烦；还有的学生只有在自己违反了相关学籍规定受到相应处分时才知道学籍管理的重要性。究其原因就是他们对学籍管理规定的学习不够，同时还有重要的一点就是学校对学籍管理制度宣传不到位[8]。我国高校学籍制度1978 年到2016年出台多部相关规定，在《普通高等学校学生管理规定》下指导高校根据自身实际制定各自的学籍管理办法，但在具体管理操作过程中，人为因素较多，随意性较大，制度并没有严格执行，造成学籍管理混乱和一些不公平公正现象，严重影响了高校的正常教学和管理秩序。

2.学籍管理重要性认识不够，学籍管理相关各职能部门责权不清

在许多高校中专职学籍管理人员很少，学籍管理人员一般同时兼职教务管理甚至科研等方面的工作，工作繁琐艰巨，但很多工作平时又看不见得不到领导的认可，参加业务培训，提升管理服务水平的机会极少。现行的学籍管理工作涉及面很广，一般高校有招生部门、学工部门、教务部门、就业部门等几个职能部门和教学院部共同参与学籍管理工作，但由于各自管理模式管理方法不同，学籍管理工作权责不清，分工不明，经常会出现信息交流不通畅、出现错误与混乱，不利于学生发展，增大了学籍管理人员的工作压力，降低了学籍管理人员的工作效率[9]。

3.学籍管理信息化协同程度低，学籍信息更新滞后

随着国家经济不断发展，教育信息化的程度也不断提高，各高校也建立起自己的信息化系统，但由于各高校各类信息化系统彼此独立，除了教育部学信网平台为每个在校生建立自己的学籍信息系统外，一般高校有学籍注册系统、宿舍管理系统、成绩管理系统、选排课系统、收费系统、毕业离校系统等众多管理信息系统，但彼此独立，并没集成为完整的学籍管理信息系统，各系统之间共融性协同性差，学籍信息不能及时更新到各个子系统，导致各系统学生信息不一致，不利于教师及学生对各类学籍管理信息的查询，严重阻碍了学校相关职能部门对学生的正常管理[10]。

4.学籍管理人员专业化程度低，学籍管理人员压力大

目前学籍管理工作信息化程度相对较高，除了学习政策、制度等各级文件规定外，必要的专业知识和计算机操作技能必不可少，但是当前各高校学籍管理工作领导重视程度不够，普遍存在学籍管理人员人数少、学历不高、专业不对口，大多数学籍管理人员从未参加学籍管理专业培训、也不具备学籍管理专业知识和计算机数据库操作技能，加之大多数学籍管理人员一般同时兼职教务管理甚至科研等方面的工作，工作繁琐艰巨，同时学籍管理工作责任重大，学籍管理人员压力大[11]。

四、新时期高校学籍管理的应对策略

按照国家教育部最新颁布的《普通高等学校学生管理规定》要求，完善各高校学籍管理制度，以学籍管理公开、公正、公平为基础核心，根据大数据背景下信息化的特点，合理规范高校学籍管理工作，从以下几个方面不断完善，使学籍管理工作有序、高效、合法。

1.加大宣传，把学籍管理工作落到实处

学籍管理工作贯穿大学学习生活的全程，必须加强学籍管理制度的学习，要利用学校广播、新生入学教育、海报、校园网、官方微博、微信公众号、QQ公众号、班级活动等多种形式做好学籍管理的宣传工作，在新生入学教育中，各个院部要组织学生进行学籍管理制度学习，要求每位新生必须登录学信网注册建立学信档案，学信网是国家高等教育学生学籍学历电子注册唯一网站，学信档案信息将伴随终生，确保学信网学生的考号、姓名、专业、层次、学制、身份证号等信息与学生本人实际情况一致，这些信息将和学业证书保持一致。同时，学校应加强学籍管理规定及信息的更新和公告，对最新的文件及相关规定要通过校园宣传栏或者校园网、官方微博、微信公众号、QQ公众号等方式进行公布，使学生和教师都能及时了解，只有学校师生的共同配合与努力，才能保证学籍管理工作高效运行，才能将学籍管理工作落到实处[12～14]。

2.领导重视，建设一支有担当的高素质学籍管理队伍

各高校应坚持“以生为本”原则，牢固树立“一切为了学生、为了一切学生、为了学生的一切”的理念，高度重视学生学籍管理工作，必须配备专职学籍管理人员，建设一支有担当的高素质学籍管理队伍，并根据学籍管理人员的资历和实际工作能力，确定学籍管理人员的职员级别，给予相应的工作待遇，保证学籍管理队伍的相对稳定。同时，由于学籍管理工作具有很强的政策性和专业技术性，学籍管理人员必须具备较好的综合管理素质和熟练计算机业务操作能力[15]。学籍管理部门要负责对全校各部门、各二级学院相关人员进行有针对性的、分层次、分类型的专题培训，对国家教育政策法规和学校学生管理条例进行系统的学习、了解，并要求熟练掌握，运用自如，达到能胜任学籍管理相关工作并指导学生的目的，建设一支有担当的高素质学籍管理队伍[16]。

3.加强协同，建设完善的学籍管理信息化系统

为了配合数字化校园建设，推进教育信息化，以学籍管理为中心建立信息化系统，实现现有众多信息化系统的有机统一，将学籍注册系统、宿舍管理系统、成绩管理系统、选排课系统、收费系统、毕业离校系统等众多管理信息系统集成，建立完善的学籍管理信息系统，真正实现各子系统之间的协同工作，形成科学规范的学籍管理信息系统，保证数据的一致性，学生、教师与管理人员通过校园网可以实现数据的快速更新与共享，方便学生查询学业信息，极大提高教师与管理人员工作效率[17,18]。

4.建立预警、强化学籍管理的教育功能

建立“学籍预警”机制，该机制是基于学籍信息管理系统的智能分析机制，当学生成绩达不到学校规定学分要求或违纪受到处分时，系统会给出预警，学籍管理部门会根据系统预警，给学院、学生及家长下发“学业预警”通知书，形成“ 学生、家长、学院、学校”四位一体的信息沟通反馈体系，高校思想教育与管理工作应该是相辅相成的，管理是手段，教育是目的[19]。严格有效的学籍管理与思想教育工作是密不可分的，在学籍管理中必须强化其教育功能，根据系统预警情况，学籍管理人员要不定期地与各学院学生辅导员加强沟通，加强学生的教育管理，帮助学生顺利完成大学学业[20]。

五、结语

高校学籍管理是学校教育管理工作的重要组成部分，学籍管理必须坚持“以生为本”的原则，牢固树立“一切为了学生、为了一切学生、为了学生的一切”的理念，要尊重学生的主体地位，针对当前学籍管理中存在的问题，通过加强学籍管理制度宣传，努力提高学籍管理人员的综合素质，不断完善学籍管理信息系统，建立科学合理的学籍预警机制，强化学籍的教育功能，形成科学规范、公平公正的学籍管理体系，使学籍管理工作真正做到“一个不能多、一个不能少、一个不能错”，为我国高等教育事业的不断发展贡献应有力量。

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