基于知识管理的企业文档管理模型研究

肖 乾

(中国船舶重工集团公司，北京 100097)

基于知识管理的企业文档管理模型研究

肖 乾

(中国船舶重工集团公司，北京 100097)

文档管理和知识管理有着紧密的联系，企业文档的管理过程中需要对知识进行获取，然后对企业知识进行应用、共享与创新。本文针对的知识管理系统和企业实际业务联系紧密的问题，根据企业的实际文档需求，提出了一个基于知识管理的企业文档管理模型，实现了对知识进行获取和利用的功能，最后构建了一个基于知识管理的企业文档管理的框架结构。

知识管理；文档管理；知识获取；知识利用

0 引 言

随着知识已成为经济的快速发展的强大动力，如何将企业文档数据库中的知识碎片有效的整理和表示出来，对于企业文档管理，有着重要的意义。因为现实的市场经济，企业面临的竞争环境是瞬息万变的，随着市场信息的变化就会不断产生新的企业文档。我们需要转换文档管理的视角，将文档管理应用于知识服务，快速并且正确有效地抽取相关知识数据支持企业相关决策研究。因此如何通过高效地发掘和利用包含企业文档在内的一切知识资源，是企业管理不可忽视的关键环节。

1 企业管理中的知识要素

知识是信息经过加工整理、挑选、解释和改造而形成的，是信息、经验、价值观与洞察力的组合。在知识管理领域，野中郁次郎先生按照知识利用取得性的不同将知识分为显性知识与隐性知识两种，这也是如今最常被引用的分类[1]。

显性知识，指易于定义与存取，可用文字、逻辑程序或数字表达的知识只要其它人获得纪录显性知识的媒介，便能够看到学到，显性知识具有系统化、规范化的特点。隐性知识，指存在于个人心中的没有完整条理且较为抽象的主观经验、思考模式、信仰认知等，隐性知识无法直接传达给其它人，必须经过观察、模仿等方式间接学习，相对于显性知识，隐形知识较难规范化、具体化，且不易传递给他人。

企业在生产经营活动中，会产生大量的知识与信息，这些知识一部分是以显性的形式存在，然而相对于企业的所有知识来说，显性知识只是冰山中浮出水面的一角，占企业总知识量的 10% 左右，大量的知识是以隐性知识的形式存在于企业核心员工头脑与组织团队的集体智慧之中。而对于 10% 的显性知识，企业如果能够最佳利用，也可以从中挖掘出冰山下面的隐性知识，因为企业知识的内在都是相联系的。

2 基于知识管理的企业文档管理的工具和技术

2.1 知识管理工具

知识管理的一些工具方法能够解决上述问题。知识管理工具能够为使用者提供各种信息之间的相互关系，它既面向显性知识，同时也服务于隐性知识。知识管理工具包含的范围很广泛，按照知识管理概念模型，潘旭伟等学者将知识管理工具划分为六大类[2]。

1）知识获取工具。搜索引擎是目前最常用的知识获取工具，但在使用搜索引擎时，时常出现海量信息过度冗余而影响了知识获取的效率，因此提出了知识门户与知识地图的解决方案，它们不仅能够检索信息，还能显示出知识之间的关联。

2）知识开发工具。获取的信息不能自动地形成新的知识，需要通过共享与整合来创造新知识。数据挖掘是一种应用较多的知识开发工具，它从大量显性数据中发现有价值的信息与规则，其方法主要有统计分析、分类、聚类、关联规则、神经网络、模糊数学等。

3）知识锁定工具。将获取与开发得到的知识有序化地存储下来，将不同格式的知识按照一定的规则与结构表示出来，使知识在不同软硬件平台之间具有可移植性与兼容性，知识仓库是知识锁定工具的典型代表[3]。

4）知识共享工具。知识共享是知识管理最基本的工具，准确而言，上述介绍的许多工具也都属于知识共享的范畴，而目前知识共享的主要工具是基于 Internet 的论坛或群发电子邮件。企业的在线论坛为员工提供了虚拟的工作交流平台，使员工交流共享知识、协同工作。

5）知识利用工具。为企业提供一个知识传递、交流、上传下达的平台，知识利用工具包括各种各样的知识管理信息系统，例如文档管理系统、网上培训系统、企业在线学习网站等。

6）知识评价工具。目前对知识评价工具方法的研究相对较少，知识评价的算法研究较多，例如模糊综合评判，此类算法的难点在于综合评价指标的构建。

2.2 知识地图

在知识地图的分类上，学者们也有不同的分类方法，从知识来源的大类来划分，可以分为显性知识地图与隐性知识地图。再详细一些，知识管理专家考德威勒将知识地图分为四类：基于过程的知识地图、基于概念的知识地图、基于能力的知识地图与基于关系的知识地图。

过程型知识地图是指基于业务流程创建的知识地图，围绕一连串活动流程组织而展开，主要包含了叙述性知识与程序性知识，显性知识与隐性知识同样重要，其业务流程包含了企业的任何业务操作规程，适用于工业设计、流程制造等工作。概念型知识地图围绕主题或概念而展开，主要涉及叙述性知识，且以显性知识为主，常用于网站站点、知识分类或知识库的内容管理。能力型知识地图又称专家知识地图，职称型知识地图。这种知识地图根据个人的技术、职位甚至个人职业生涯等情况，构建出一个企业的智力资本分布图。关系型知识地图也称为社会关系型知识地图，其显示了企业内部不同成员之间、不同企业之间的知识联系。

2.3 知识仓库

知识仓库是随着知识经济时代到来而提出的一个新概念，它是一个集知识的获取、分类、流转、整合、共享、创新于一体的人工智能系统[4]，既承载了企业的海量知识，同时又对知识进行智能分析与逻辑推理，为企业与员工提供多样的知识服务。知识仓库是企业文档管理过程中起着后台关键支撑的作用，它以数据冗余为特点，它是进行文档知识挖掘的必要条件。文档管理系统是企业实施文档管理的主要途径，而文档管理系统中的后台数据库通常是采用单一结构的关系数据库，其中关系数据库建表的一个重要原则就是减少冗余、节约空间，从而提高检索效率，由此构建的文档管理系统多用于处理日常事务。但从知识挖掘角度考虑，进行知识挖掘的前提条件是信息冗余，因此一般采用传统数据库进行文档管理系统的决策分析处理很少，对知识的挖掘不够。而以知识仓库作为文档管理系统中辅助决策与知识挖掘模块的来源库，才能实现基于知识管理的企业文档管理。

3 基于知识管理的企业文档管理模型

本文基于企业文档管理，构建了一个基于知识管理的企业文档管理模型。按照知识的流动方向，该模型分成了 5 个层次，其中包括了知识获取、知识集成、知识共享、知识利用和知识创新。（见图 1）。

知识获取层次，首先通过文档管理的工具，将各视图中不包含文档视图的隐性知识，进行知识转换，成为可以利用的文档视图里的显性知识。除此之外，将企业外的一些隐性知识，利用文档管理过程中的工具，转换为可以利用的文档视图里的显性知识。

知识集成层次，通过自动聚类、统计分析和文本挖掘等手段，对文档管理中的已有文档、知识进行下一步深入挖掘，从而显性知识会变得更加有条理，有利于形成企业知识库，从而进行更为高层次的综合利用。

知识共享层次和知识利用层次，用户可以通过企业知识门户里的人机交互平台，例如 IM 和 SNS 等形式，以此来实现知识的有效沟通与共享。除此之外，用户也能够进行自主检索其所需要的知识，然后系统可以搜索企业知识库中与此相对应的内容，然后推送给用户[5]。

知识创新层次，用户可以通过已有的企业知识和实际经验，对现有的已集成的企业模型改进，其中得到的创新内容可再一次利用知识获取与知识集成整合添加到企业知识库中去。这个知识管理模型从企业的具体实际业务角度考虑，从而了实现对企业知识进行迭代式管理。

4 基于知识管理的企业文档管理模型的实例研究

基于知识管理的企业文档管理模型，本文从实践角度研究了基于知识管理来指导企业实施文档管理，最终为 A 企业构建了文档知识管理系统。系统基于 A公司内部已有的分布式网络而构建，采用 B/S 结构，以 Microsoft Visua lSt udio.NET 2008 为开发环境，后台数据库采用 SQL Server 2008 与 IBM Lotus Domino/ Notes，即将关系数据库与知识仓库结合使用，同时用XML 语言进行存储，系统的基本架构如图 2 所示。

文档知识管理系统的基本结构可以分为 4 层：知识门户层、知识应用层、知识地图层与数据存储层，4层分隔在图中以虚线表示。

知识门户层，是公司用户及员工与文档知识管理系统的交互界面，它基于 Web 浏览器构建，能够对知识应用层的程序进行访问，具有文档管理导向功能的作用。

知识应用层，它包括文档基础业务管理、知识地图管理、系统管理、文档检索、决策支持以及创新反馈 6 个组件，其中前 3 个组件是企业文档知识管理的日常事务性活动规则，主要负责文档、知识地图与系统用户等信息的维护与授权，以及系统安全、文档备份与恢复的管理。后 3 个组件包括文档检索、决策支持与创新反馈是企业进行文档共享与传递、数据分析与挖掘、知识创新与辅助决策等知识性活动的重要平台。决策支持组件可利用一些知识挖掘的方法，如神经网络、模糊聚类、统计分析等对企业的经营数据进行分析与预测、建立模型模拟决策过程等，从而提高公司管理者的决策效率。创新反馈组件的功能是对企业员工通过交流与思考而产生的创新知识进行管理，分析其创新所属的业务范畴、创新程度、是否被同行认可，而后将其加入到知识仓库中并更新知识地图的节点与结构。

知识地图层，是知识应用层数据存储层之间的连接桥梁。它可能是由若干个分项知识地图与一个总索引图构成的知识地图集，因为根据不同部门与业务的需要，可能在系统中要建立不止一张知识地图，如人力资源部门需要职称型知识地图、业务部门需要流程型的知识地图，而项目的技术经理需要专家知识地图。而总索引图将各个分项知识地图联结到一起，是应用组件访问知识地图层的入口与协调者。

数据存储层，指系统后台数据支撑知识仓库所在的一层，它由数个关系数据库、知识库、模型库与专家库构成。一些企业常规业务处理组件可以直接访问关系数据库，它是企业文档管理系统的数据入口，在通过人工智能程序进行数据抽取、提炼、检索、组织之后，可以转换为元数据，并按照所需格式装载到知识仓库之中。提供知识型管理业务的组件其数据源为知识仓库，系统利用其中的模型库、文档库等完成统计挖掘、预测预算等功能。数据存储层知识仓库的构建将系统的事务处理与决策辅助两项活动的处理环境分离开来，使系统架构与接口访问更加清晰。

综上所述，文档知识管理系统通过 4 层架构，为A 公司文档管理与知识创新提供了良好的平台与工具，这也是公司信息化进程的重要步骤。

5 结 语

基于知识管理的企业文档管理是企业信息化的发展方向，本文给出了基于知识管理的企业文档管理模型，首先分析了基于知识管理的企业文档管理模型的基本要素，然后搭建了基于知识管理的企业文档管理系统框架，可以为实际系统的构建起到指导作用。知识作为一种独特的资源已经成为经济发展的核心要素，基于知识管理的企业文档管理模式，是知识经济时代下企业文档管理的一种必然的表现形式。本文虽然初步构造了一种基于知识管理的企业文档管理模型和框架，但还需要进一步进行更深层次的研究。在今后的实际工作中，要加强研究的范围和深度，解决在现实文档管理工作中存在的技术问题，例如在企业文档管理系统中添加人工智能程序进行决策支持，同时能够将文档库、专家库和知识仓库内的数据进行相互转换。

[1]王建安, 叶德营.知识分类与知识表征——评赖尔的知识分类和围绕它的争论[J].自然辩证法通讯, 2010, 32(188): 13-18.

[2]潘旭伟, 顾新建, 邱进冬, 等.知识管理工具[J].中国机械工程, 2003, 14(5): 413-417.

[3]JOSEPH M.Knowledge management process methodology[J].Knowledge and Innovation: Journal of the KMCI, 2001, 1(2): 54-90..

[4]JAN D.The KM technology infrastructure[J].Information Management Journal, 2000, 34(2): 56-60.

[5]来洪波, 范玉顺.基于集成化企业建模框架的知识管理系统研究[C]//全国先进制造技术高层论坛暨第九届制造业自动化与信息化技术研讨会, 2010-10.

The enterprise document management model based on knowledge management research

XIAO Qian
(China Shipbuilding Industry Corporation, Beijing 100097, China )

Document management and knowledge management are inseparable.In the process of enterprise document management, the knowledge has needed to be applied, shared and innovated.Based on the knowledge management system and the enterprise closely linked to real business problems, this paper put forward a model of enterprise document management based on knowledge, and realize the function of knowledge acquisition and knowledge utilization.And according the actual situation of document requirements in enterprises, this paper builds an enterprise document management system architecture based on knowledge management.

knowledge management；document management；knowledge acquisition；knowledge utilization

F224

：A

1672-7619(2017)01-0154-04doi：10.3404/j.issn.1672-7619.2017.01.032

2016-11-03；

: 2016-12-22

肖乾(1971-)，男，高级工程师，专业方向为计算机及应用，导航制导与控制。