浅析乡镇卫生院库存物资的内控建设

朱良兵

摘要：乡镇卫生院库存物资的管理普遍存在着薄弱环节，单位主要负责人对库存物资的管理意识淡簿，物资从制定采购计划到采购活动、验收入库、保管、出库、及会计核算等业务流程存在岗位设置不合理、职责分工不明确、内部牵制不健全、环节管理不规范，导致物资管理混乱，造成物资损毁、被侵占等现象。本文就乡镇卫生院库存物资的内控现状及如何完善相应的内控措施作简要分析与阐述。

关键词：卫生院；库存物资；内控；现状；措施

随着对乡镇卫生院逐步规范管理的要求，加强对乡镇卫生院库存物资的内控建设举足轻重。乡镇卫生院的库存物资包括药品、疫苗、卫生材料及其他材料。目前，乡镇卫生院库存物资的管理是普遍存在的薄弱环节，主要负责人对库存物资管理意识淡簿，忽视其内控建设，部分卫生院已出现管理混乱的现象。

一、乡镇卫生院库存物资内控现状

乡镇卫生院库存物资从制定采购计划到采购活动、验收入库、保管、出库及会计核算等业务流程上存在岗位设置不合理，职责分工不明确，内部牵制不健全，环节管理不规范。

（一）物资流程环节内部牵制不健全

物资采购存在一人多岗，不相容職务未分离。如：资采购计划与审批未分离；物资采购与验收未分离；物资采购与保管未分离；物资保管与使用未分离。

（二）物资采购计划不恰当

物资采购计划未根据业务需要制定，随意性较强，盲目采购，没有体现出优量采购及最佳库存。过多采购造成库存积压，导致物资浪费及资金占用；过少采购引发业务中断，给单位带来损失及不良影响。

（三）物资采购缺乏阳光操作

乡镇卫生院物资采购不按政府采购流程办理，除基本药物实现基药网上平台采购外，检验材料、放射材料、骨科材料等卫生材料的采购大部分依然实行各单位自主采购，在采购方面缺乏合理定价机制，供应商选择不当，定价不合理，个别人说了算，没有对供应商进行询比价及价格谈判，最终造成质次价高，出现收受回扣及商业贿赂。

（四）物资入库没有验收环节或是流于形式

物资入库前没有设置验收环节或虽设有验收环节但流于形式，对物资质量把关不严，造成采购的物资存在质量问题，进而影响医疗服务质量，带来医疗隐患，可能给单位造成不可挽回的损失。

（五）物资保管不规范

乡镇卫生院的库存物资保管未建立岗位责任制，不相关人员随意进出物资仓库。物资的领用未规范领用签字记录，缺乏痕迹管理，可能造成业务科室物资耗用归属纠纷。物资的储存未严格按储存条件保管，对部分药品、材料的储存要保持必要的温度、通风、防虫、防尘、防潮等储存环境。部分卫生院出现管理不善，造成物资的过期失效、霉烂变质，影响医疗业务的开展以及给单位带了巨大损失。

（六）物资会计核算不及时

物资出入库后相关的原始单据不及时传递到财务进行会计核算，实物流与资金流严重脱节，造成财务核算数据与物资实存数据不相符。年终盘存后，账面记录与盘点记录相差较大，财务报表反映的物资金额信息失真。

二、乡镇卫生院库存物资内控完善措施

基于乡镇卫生院库存物资内控现状，笔者认为加强对库存物资内控建设势在必行，应对库存物资管理的全过程进行系统梳理，查漏补缺完善有效措施。

（一）形成良好的控制环境

单位主要负责人要增强内控建设的意识，以行动示范，从上到下形成良好的管理氛围和单位文化；设置专职或兼职内控岗位、明确责任分工，具体负责落实内控建设工作，对全院各科室内控执行情况进行全面督导。

（二）完善库存物资内控活动

1.物资管理不相容职务相分离

物资采购计划与授权审批相分离；物资采购与验收相分离；物资采购与保管相分离；物资保管与使用相分离；物资保管与会计核算相分离。

2.规范物资管理环节

物资采购前应根据医疗业务的需要合理制定采购计划，并经归口科室相关负责人员审批；物资采购必须严格履行政府采购程序，大宗物资采购应进行招投标，一般物资的采购应进行竞争性谈判、询价采购或协议供货采购；科学设置物资入库前的验收环节，严格按采购物资的质量参数进行验收，严把质量关；建立健全物资保管责任制度，严格按照物资储存条件保管，未经授权不相关人员不得进出物资仓库，有条件的单位可以建立电子监控系统，确保物资储存的防盗安全，对领用的物资进行签字确认及痕迹管理；强化物资的会计核算，物资的实物流与资金流同步，出入库的相关原始单据及时传递到财务部门进行会计核算，保证会计记录与实物数量账实相符。建立库存物资的定期盘存制度，每年至少进行一次实物盘点，对账实不符情况进行追查，根据不同权限处理后进行账务调整，最终达到账实相符。因主观原因管理不善而造成物资损失的应责任到个人。

（三）完善物资管理的信息系统

乡镇卫生院应充分利用现代化信息技术加强对库存物资管理，既可以提高管理效率又可以提高准确度，库存物资因其品种及品规繁多，传统手工管理模式根本无法满足管理的需求，应借助于信息技术构建管理系统平台，将物资管理的业务流程及关键控制点嵌入信息系统，设置相应的账户名、登录密码，进行授权管理。

三、结语

一项内控设计合理但不能有效运行等于形同虚设。对库存物资内控建立健全后，应按既定的模式良性运行，全体员工应自觉维护及执行相应的内控制度，单位负责内控的科室要定期对内控的执行情况进行监督与评价，发现有违背内控规范的现象及时向领导反映并纠正，确保内控执行的刚性与惯性。

参考文献：

[1]中国注册会计师协会.公司战略与风险管理[M].北京：经济科学出版社，2016，3.

（作者单位：湖北建始县卫生计生会计核算中心）