基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建

时华维+刘建红

[摘 要]随着现代信息技术的发展及人力资源管理信息化平台的建立，加快人力档案信息化、数字化，逐渐成为企业的重要工作之一。人事档案管理信息化的实现，可以提高人力资源的利用率，积极吸收人才，让其为社会和企业服务。本文以人力资源管理信息化平台为切入点，讨论如何实现人事档案信息化管理。

[关键词]人力资源；人事档案；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.115

[中图分类号]F272.92；G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）24-0-01

各企业通过实现人事档案信息化管理，可以有效提高人力资源的管理水平，建立电子档案，实时更新。因此，企业要建立完善的人事资源管理制度，规范管理流程，进而推动企业快速发展。但各个企业在信息化平台构建人事档案时，会受多种因素影响，存在很多不足之处。

1 基于人力资源管理信息化平台实现人事档案管理信息化的原因

1.1 加强集团企业人事管理的需要

很多集团企业都是由多个小企业组成，其中包括多个机构和管理层，每个管理层和部门都拥有自己的人事管理模式，为集团企业的人事管理增加了难度，集团管理的跨度较大，不易调节各管理层与机构的关系。这一特点，造成企业信息沟通较少，管理政策不统一等问题。因此，建立信息化的人事档案，是规范集团企业人事管理的有效方式。

1.2 人事档案管理和人力资源管理紧密相关

企业建立人事档案的管理机制，可以实时读取人力资源的信息，运用管理、开发及激励等方式，形成人事档案材料，及时更新。并且人事档案管理也可以体现出人力资源信息，企业管理者通过档案，了解员工入职前后的基本情况，及入职后职务的变化和奖惩情况，如果有职务罢免的情况，也应记录在档。

人事档案除了可以体现员工的日常信息外，还可以提高企业的人力资管管理水平，促进企业发展。为此，企业要根据人力资源管理信息化平台，实现档案的信息化管理。

2 基于人力资源管理信息化平台制定人事档案管理信息化的目标和设计方案

2.1 制定人事档案管理信息化的目标

企业在人力资源管理信息化平台上，建立内部的档案管理系统和数据库，让人力档案与资源管理相统一，使其变成一个供企业各部门查阅和参考的信息源，进而使人力资源管理部门的工作规范化、数字化。这样可以为企业发展提供支持，发挥其应有的作用。

2.2 制订人事档案管理信息化的设计方案

企业要根据自身的实际情况，在人力资源管理平台上，加入企业各部门的业务，填写部门业务信息，建立管理体系。在这一体系中，员工的基本信息及工作岗位的调动，都是档案管理的基本组成部分。这就要求人事档案管理部门明确自己的工作，搜集各部门的人员材料，并对收集的材料分析、鉴别，从中找到有价值的信息进行整合，以纸质或数字的形式保管，并在信息化的系统中增设档案利用的服务，转递档案、统计信息。同时，还要根据业务，在系统中设计数个模块，为企业提供服务。

2.2.1 档案信息管理

收录到档案中的信息包括员工的基本信息，及相应的档案内容。其中，基本信息包括员工的姓名、性别，在企业中设立的档案标号，担任的职务及名称等。而档案部门的工作人员收录这些信息后，管理人员要及时根据员工信息的变化，加入新的信息，及时改正错误的信息，定期查看，排除积存的档案，确保档案的完整。

2.2.2 收集材料归档

档案管理部门要在系统中加入数个子菜单，其中包括材料送交、鉴别、归档等，为了解决材料送交出现的错误，还要设立一个材料送交还原功能。

2.2.3 档案转递

由于企业人事调动或是员工职务发生改变，其档案会随着人员的变动，转移到另一个管理机构，改变其所属的部门，这就要求档案管理部门使用档案转递业务，实现档案的转移。

但档案传递菜单的功能不可以单一，而要根据不同的转递情况给出不同的业务。如新员工加入公司或企业内部的人事调动、岗位调整等情况，可以设置档案转出、办理转递两个子菜单，把档案变成转入档案，归到转入档案的子菜单中，最后进行接收、查询。但如果是员工离职，或不属于集团的组织要求，只需三个子菜单即可完成，包括调档申请、转递、查询。

2.2.4 查借阅

查借阅是档案主要利用方式之一，档案管理部门要设置查阅与借阅的子菜单，为社会和企业提供数据服务。因为大部分档案已经做了数字化处理，可以让借阅人员在任何时间、任何地点借阅，支持在线远程业务。查阅包括两个子菜单，即申请和查询，而借阅则是三个子菜单，分别是借阅、归还与查询。

2.2.5 查询统计

档案管理人员在查询统计的模块，对各项档案业务进行统计，比如信息综合查询、是否缺档等。

3 结 语

人事档案向数字化转变，并通过信息化的方式管理，是企业人力资源管理的创新。让档案信息与人力资源紧密结合，使集团企业的各个管理层互相配合，促进人力档案信息的管理更加规范，企业降低了风险，提高了档案管理水平。

主要参考文献

[1]卢艳.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J].现代商业，2011（29）.