提高基层档案管理工作效率的措施

蒙丽

摘要：随着信息技术的不断发展，随着我国社会的不断进步，我国基层档案管理工作在迎来更大发展空间的同时也面临着更加困难的挑战，而这些挑战不仅对我国基层档案管理工作的工作提出了更高的要求，同时也对基层档案管理工作的效率予以了更高的期望。而面对这些挑战与困难，我国基层档案管理部门需要尽快采取相关措施，以此来提升当下基层档案管理工作的整体水平。因此，本文根据这一问题，从目前我国基层档案管理工作中存在的问题入手，对基层档案管理管理工作效率的相关措施展开相应的讨论与研究。

关键词：基层档案管理；档案管理工作；管理效率；工作效率；效率提升

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）028-0000-01

对于基层管理工作而言，基层档案管理是记录基层人员日常工作情况的重要文件，同时也是帮助基层工作人员做好相关工作的重要参考。由此可见，基层档案管理工作对我国社会、经济以及文化的发展都有举足轻重的作用。然而，根据大量的调查不难发现，目前我国多数基层档案管理工作中都存在较多的问题，尤其是在一些较为偏远的地区，基层档案管理工作中的问题尤为严重。而这些问题的长期积压，不仅使得基层档案管理工作的效率受到了极大的限制，更是使得基层档案管理工作失去了其原有的作用。因此，为了使得基层档案管理工作能够取得更好的效果，为了使得基层档案管理工作能够给基层部门的其他工作带来更加有效的作用，本文从目前我国基层档案管理工作中存在的问题入手，对基层档案管理管理工作效率的相关措施展开相应的讨论与研究是非常有必要的。

一、目前我国基层档案管理工作中存在的若干问题

根据大量的调查不难发现，目前在我国多数基层单位的档案管理工作中都存在以下几种档案管路问题，其中包括基层档案管理部门的档案管理意识薄弱、基层档案管理人员的专业水平有待提高、部分地区基层档案管理系统较为落后等等，这些问题都给基层档案管理工作效率的提升造成了极为负面的影响，而这些影响同样也制约了基层档案管理工作质量的提高。由此可见，尽快发现产生档案管理问题的相关原因，并采取有效的解决措施是非常重要的[1]。

二、提高基层档案管理工作效率的若干措施

（一）通过培训提高基层档案管理工作人员的管理意识与管理水平

根据上文的分析不难发现，在我国部分地区基层档案管理部门内部的档案管理意识严重不足，并且这种现象已经由上至下逐渐贯彻在整个基层档案管理部门，而这种意识的存在直接影响到了基层档案管理工作的质量与效率。因此，为了使得基层档案管理工作能够有更大的提升空间，为了使得基层档案管理的相关工作能够更好的落实下去，尽快转变基层档案管理部门中相关人员的档案管理意识是非常有必要的。

当然，为了实现这一目的，首先需要转变基层单位领导人员的档案管理意识，并让基层单位领导人员充分意识到基层档案管理工作的重要性，从而使得单位领导人员能够在基层档案管理工作意识转变上更好的发挥带头作用。除此之外，基层单位还应该加大在基层档案管理人员管理水平提高方面的资金投入，通过组织基层档案管理人员参加档案管理技能培训以及相关管理理念培训来提高管理人员的档案管理水平，从而使得基层档案管理人员的个人专业素质能够跟得上时代的发展。当然，为了使得基层档案管理人员能够在专业知识的学习上有更强的动力，建议基层单位的管理部门能够将档案管理人员的学习情况与其绩效考核联系在一起，并且通过模拟演练等形式来端正基层档案管理人员的工作态度，从而更好的激发基层档案管理人员的工作积极性[2]。

（二）加大资金投入，构建现代化的档案管理系统

在我国档案管理的传统时期，档案管理工作大多是通过人工书写与人工管理的模式开展。然而，随着信息技术的不断发展，随着互联网的不断普及，基层档案管理工作迎来了更大的发展机遇，而这就是现代化档案管理系统的引进与使用。然而，根据相关调查可以的得知，在我国一些较为偏远的地区，这些地区的基层档案管理工作中仍旧沿用着较为传统的管理方式，而这样的管理方式严重阻碍了档案管理工作效率的提升。因此，为了使得我国基层档案管理工作的效率得到更好的保障，为了使得我国基层部门档案能够得到更为妥善的保管，相关部门加大资金投入，构建现在化的档案管理系统是非常有必要的。

目前，我国多数地区所引进的基层档案管理系统大多可以实现基层档案的电子化、自动化管理，并且可以在更大程度上对所输入的档案信息提供更为全面的安全保障，从而使得基层档案管理工作的效率有更大的上升空间，而这同样也是我国基层档案管理系统的基本功能。而随着时代的不断发展，在未来的一段时间内，我国基层档案管理系统即将实现全国范围内的联网，而这一技术的实现可以使得我国基层档案获得更为统一的管理，从而使得基层档案管理工作更加高效、有序。当然，对于基层档案管理工作来说，其所构建的现代化档案管理系统不仅仅包括了与档案管理工作息息相关的软件系统，还包括了基层档案室的相关硬件设备（如防盗门、去湿机等等），并且这些硬件设备能够给我国基层档案管理系统提供较为全面的外部防护，因此，他们对于基层档案管理工作效率的提升来说同样是非常重要的[3]。

（三）根据实际管理效果建立基层档案管理制度

在基层档案管理工作意识及其管理系统都得到较好的保障时，想要使得基层档案管理工作效率得到更好的提升，那么基层单位就需要根据实际档案管理工作建立一整套较为完善的基层档案管理制度。在这个制度中，基层档案的真实性、完整性以及有效性能够得到更好的保证，相关人员的工作情况也能够获得更好的管理，从而使得基层档案管理部门的内部更加协调有序，使得基层档案管理工作效率得到更好的提升[4]。

三、结语

综上所述，基层档案管理工作对我国基层单位工作而言是非常重要的。因此，相关部门应该尽快找出基层档案管理中的相关问题，并根据具体情况进行具体分析，从而找出更为有效的解决方法，使得我国基层档案管理工作效率得到更好的提高。

参考文献：

[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014，05：171-172.

[2]陈艳华.浅谈基层单位档案工作信息化建设[J].科技资讯，2015，07：157+160.

[3]宋胜华.提高办公室档案管理工作效率的策略探索[J].产业与科技论坛，2015，20：225-226.

[4]高丽华.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者，2016，14：262.