关于高校学生档案管理规范化问题研究

樊玉凤

广州大学松田学院，广东 广州 511370



关于高校学生档案管理规范化问题研究

樊玉凤*

广州大学松田学院，广东 广州 511370

高校学生档案可以说是连接高校和社会的桥梁，能够为企业的人才聘用提供参考，同时还能够为人才开发工作的实施提供有力依据。因此，做好高校学生档案管理工作显得尤为重要，而且必须要从根本上提高档案管理水平，确保档案管理的规范化进程，最大化的发挥学生档案的作用和应用价值。本文将重点就如何规范高校学生档案管理工作进行探讨。

高校；学生档案；管理；规范化

高校学生档案管理在高校学生管理工作当中处在不可替代的地位，不仅能够用于学生教育管理，提升学生管理工作的质量和效率，还能够有效运用到毕业生的就业上，为毕业生的未来发展和就业奠定坚实的基础。因此，高校必须从根本上提高对学生档案管理工作的重视程度，并在管理工作当中积极探究规范化管理的相关问题，及时解决学生档案管理实际工作中的难题和疏漏，提出针对性的规范管理措施。

一、树立档案规范管理意识

学生档案管理能够全方位的体现高校学生个人信息，在学生的未来发展当中都起着关键性作用。全面推进高校学生档案管理的规范化进程是做好学生档案工作的当务之急，而且前提条件就是需要在思想方面进行根本转变，并做好制度的构建和完善工作。一方面，高校需要依据《档案法》的相关规定和法律条款并且整合学校学生档案管理工作的实际需要来建立档案管理制度，并指出实际的实施细则，使得学生档案管理工作能够在法律的规范和管理之下进行，提高管理的规范化以及科学性，进而从根本上保障管理实效。高校也需要加大对档案管理法律和规章的宣传，增强档案管理工作人员的法律意识和自觉性。另一方面，高校要积极组织关于档案工作的教育培训活动，丰富档案管理人员以及广大师生的档案意识，能够充分意识到规范化档案管理的重要性，使得档案管理的规范化进程不断推进。要注意的是，教育培训活动的形式要丰富多样，加大规范化档案管理的宣传，无论是直接参与到档案管理的人员还是间接参与或者直接影响档案规范化管理的人员都需要积极参与其中，在填写、变更、备份等工作的实施过程中确保规范和真实。

二、提高档案规范管理素质

高校的档案职能部门在学生档案规范化管理实现当中起着重要作用，要从根本上提升档案管理工作人员的综合素质，更好的服务于学生档案管理的相关工作，提升规范管理的实施成效。高校档案部门必须将规范化管理纳入到部门的服务以及管理理念当中，并根据规范管理的实际需求和需要来不断完善档案管理机制，及时发现和解决管理中的问题，从而提高管理效果。第一，高校可以按照学生档案规范管理的要求设置特别岗位，并专门聘请专业人员来处理学生档案工作，并为档案管理部门提供指导。第二，高校要积极组织档案管理人员参与多种形式的教育培训活动中来，使得他们能够不断的学习充电，掌握丰富的专业知识、技能，提高档案的规范化管理水平。人员的教育培训活动方式多种多样，可以组织档案管理人员定期进行业务交流，也可以为他们提供进修机会，不断丰富他们的理论和实践知识。另外，还要加强对档案管理人员职业素质的教育，使得他们能够用认真负责的工作态度为自身的工作岗位和学生负责。

三、规范档案收集传递工作

当前高校在学生档案管理工作当中有着非常普遍的一个问题是认为档案管理工作是档案部门的职责，广大师生都不用参与其中，从而影响到学生档案收集工作的规范化和合理性，相应的也会影响到档案传递工作的实施。为了改变这一现状，做好学生档案管理的规范化工作，必须要做到：第一，在档案的收集工作实施中，除了要发挥档案管理职能部门的作用以外，还需要发动广大师生将学生档案的相关材料进行收集和入档，提高档案管理的实效性以及完整性。辅导员要做好带头作用，对所带班级学生的档案资料进行收集和汇总，而相关的档案管理人员需要在这一过程中做好指导工作，并做最后的接收汇总。学生干部也要积极发挥自身的作用，配合各个部门来收集和整理档案，保障收集的资料完整真实和全面。第二，确保学生档案及时传递。招生方式改革工作正在全面进行，那么教委需要发挥自身职能，采取合理有效措施来把考生档案及时有效的传递到录取院校。而毕业生的档案也要及时传递到相关的用人单位，为学生的就业提供有效帮助和支持。

四、改进档案管理薄弱环节

高校学生档案管理工作的规范发展进程在逐步加快，档案管理的实效性也有了很大程度的提升，但是仍然不能忽视档案管理存在薄弱环节，这直接影响到档案信息的完整性和连续性，不仅加大了管理的难度，还会对方案的有效利用造成不利影响。对此，高校必须出台相应的管理措施来改进薄弱环节。首先，国家要规范高考考生电子档案内容，使得学生的基本情况信息能够更加清晰准确；考生的原招生部门和录取院校要加强互动沟通，将学生档案进行互联，确保学生档案信息的真实和完整。其次，高校要从自身出发制定出一整套符合学生档案管理要求，能够满足规范化管理需要以及有助于学生档案应用的管理系统，并加大部门之间的关联以及合作，使得档案信息管理的规范化得到保护。最后，辅导员要做好学生整个学习过程的跟踪和记录工作，把握好档案信息细节，有效降低档案规范化管理的难度，提高档案的真实性和连续性。通过最大化的发挥高校部门的联合作用，发挥国家相关部门的保障作用，就能够更加有效的解决高校学生档案管理的薄弱环节问题，确保高校学生档案管理的稳定持续进步。

高校学生档案管理规范化改进是当前高校学生档案管理工作的重点，在高校学生管理和教育发展进程中有着至关重要的作用，而且实现档案的规范化管理也是高校管理工作改革创新的重要举措。因此，高校要加大对学生档案管理规范化问题的研究，制定全面的管理目标，在具体工作当中要注重树立档案规范管理意识，提高档案规范管理素质，规范档案收集传递工作，改进档案管理薄弱环节，形成规范化和系统化的档案管理机制。

[1]黄敏.如何发挥高校学生档案管理的育人作用[J].科教导刊，2014(9)：215-216.

[2]李英杰.谈高校学生档案的作用[J].镇江高专学报，2013(8)：89-90.

[3]黄艳.基于高校学生档案管理工作的规范化思考[J].湖北经济学院学报，2013(3)：51-52.

樊玉凤(1974-)，女，湖北人，本科，广州大学松田学院，主要研究方向：档案管理。

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