人事档案在人才使用和流动中的重要作用

贾 勇

中原石油工程有限公司西南钻井分公司，四川 成都 610051



人事档案在人才使用和流动中的重要作用

贾 勇

中原石油工程有限公司西南钻井分公司，四川 成都 610051

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，在个人工作经历、现实表现、职务晋升、工资待遇等方面都是很好的记载，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的主要凭证。一个单位有完善的档案管理制度，有利于企业的人力资源管理提升及干部人才培养，能够为管理者决策提供很好的参考。

档案；管理；重要性

一、人事档案的由来

纵观中国历史的发展，历朝历代就注重档案文件的记载，历史文献汇编《尚书·益稷》中载：“禹曰：汝无面从，退有后言”，这也许是文献记载的最早的人事管理言论。殷商的甲骨刻辞中有殷官制的记载，西周分封、命官、赏罚、志功方面的诰命文书，春秋战国时期的“计书”，汉代的“令甲”、“功令状”、铁券、考课和画像，魏晋南北朝时期的谱牒，唐朝时期的“甲历”，宋代的“人才簿”，元代的“考功历”，明代的“贴黄”等都是人事档案的代表，发展到清代，有了较为系统的官员档案材料：履历材料、考课材料、投供材料、给凭材料、奖励材料(称作“功牌”)、退休材料等，到了清末，照片已开始作为人事档案材料归档。经过了几千年的发展和演变，当今，人事档案形式多样，涉及面广，内容更加丰富详实，它将跟随我们一生，不知在什么时候，它就会影响着我们，甚至会改变着人生的轨迹。

近年来，国有企业也越来越重视档案的管理，制定了一系列的管理规定，就石油系统来说，在管理干部、专业技术干部及普通职工等层面，对人事档案都做了明确的要求，规定了归档材料的类型及时间要求，可以说企业对档案管理的要求越来越严格。

二、人事档案在人才流动中的重要作用

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，它关系到我们日常生活、工作的方方面面。它可以在某些特定的情况下为我们提供有力的证据，也可以给我们创造许多机会。

(一)人事档案是社会进步的资源库

人事档案管理是国家了解人才队伍状况，分析市场人才需求，探索人才成长规律，研究人才发展规划，制定人才工作政策，确保人才资源安全，提高人才宏观管理水平，推进人才资源市场化配置，消除人才流动障碍的一项重要的基础性工作。它将有助于打破传统选人用人的标准，实现了人力资源共享，为人才成长创造了便利条件。

(二)人事档案是企业发展的重要部分

对于一个系统较为完善的企业来说，能否准确了解员工的综合素质，学历层次，教育背景、社会关系，成长轨迹等，都要通过完备的人事档案来追溯。作为选人用人的重要考察依据，都要从人事档案中了解个人的干部履职经历、业务水平、综合素质、政治觉悟、历年来的绩效考核表现，是否存在违规违纪或者受到什么级别的表彰褒奖等，从而能够全面的对个人的情况进行综合研判，为企业人才成长和打赢人力资源战略提供重要的支撑。如果没有人事档案，或者人事档案不齐全、出现断层等，企业就不能如实的考察个人的真实情况，一定程度也影响个人的发展，对企业选人用人工作也存在一定的影响。

(三)人事档案是个人发展的记录仪

作为个人成长的原始记载，人事档案可以说在个人转正定级、工资待遇、社保办理、升学就业、职称评定、征兵入伍、党员发展、征兵入伍等方面具有十分重要的作用，近年来发展的劳动纠纷中就由人事档案不全，员工参加工作后劳动合同、转正定级没有及时存入个人的人事档案，无法准确判定个人参加工作时间，也无法准确计算个人的工龄，从而影响了个人的职称晋升、甚至影响了个人的社保发放，个别比较严重的出生年龄混乱，前后相差几岁，造成实际年龄已经退休，退休手续却无法办理的情况。

由此可见，在人资资源全球化共享的当今社会，用人单位要高度重视人事档案管理工作，要尽快与相关单位和政府所属档案管理服务机构取得联系，及时将档案妥善保存，以免给工作生活带来不必要的麻烦和不便，也使自身的合法权益和应有的社会、政治待遇得到保障。

三、人事档案发展中的问题和建议

随着社会的发展和变革，传统的人事档案政策弊端与缺陷越来越明显地显露出来。在许多人的心目中，人事档案成为“说起来重要，用起来需要，忙起来忘掉的“鸡肋”。“弃档死档”、“人档脱节”、“虚假档案”现象普遍存在。

(一)更新观念，加强对人事档案工作的领导。企业领导要高度重视档案管理工作，也只有领导重视，给予从业人员一定的支持，加大人力、物力、财力的投入，确保新形势下人事档案工作的顺利进行，充分发挥人事档案工作的作用。

(二)健全机制，加强人事档案管理队伍建设。要结合企业实际，制定切实可行的人事方案管理办法，逐步完善档案的归档、保管、保密、借阅等制度。要建立一支素质过硬，乐于奉献，坚持原则，职业操作过硬的档案管理队伍，强化档案管理业务培训，举办交流会、座谈会等，不断完善科学管理水平，完善现代化手段，提升档案管理的针对性和持续性。

(三)强化管理，合理建档。在人事档案管理中，要坚持科学发展观，以人为本，真实有效的建档，同时要有针对性的建档，对领导干部要重政绩材料，对一般干部要重业绩材料，对学生要重学绩材料，对普通职工要重绩效材料。同时还要重视收集绩效考核、评优评先、发明创造、勤政廉政、英雄模范等材料，同时，也要重视收集干部职工工作失职、渎职和腐败的材料，做到实事求是、公平公正。

社会在发展，人类在进步，在我们的工作和生活中，人事档案扮演的角色越来越重要，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，我们当高度重视人事档案的作用，强化档案意识，为国家、为企业人力资源建设贡献一份力量，同时也为自己负责。

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