浅析新媒体环境下档案利用服务模式的创新

文/赵师校

浅析新媒体环境下档案利用服务模式的创新

文/赵师校

档案信息是社会整体信息系统的重要组成部分，紧密结合新媒体特点，加强档案信息资源的开发利用，整理、挖掘、加工、开发制作适合新媒体环境下利用的档案信息，满足社会和公众档案信息需求

众所周知，档案保管的目的在于利用，档案在利用过程中体现其价值。随着市场经济的建立完善，改革的不断深化，各单位及组织在强化档案保管的同时，更重视了档案的开发利用，但档案工作真正围绕提供利用还跟不上形势的发展。以网络和移动载体为主的新媒体技术的飞速发展，改变了信息传播格局，对档案信息开发利用也提出了更新更高的要求。加强档案信息资源的开发利用，整理、挖掘、加工、开发制作出更多更好的适合新媒体环境下利用的档案信息，满足社会和公众的档案信息需求已成为档案工作的重要任务。

一、新媒体环境带来的档案利用功能及方式的挑战

档案利用服务，是档案馆（室）为满足档案利用需求向用户提供档案并为之服务的一项活动。在新媒体形势下，档案信息的功用更加丰富。公众对档案信息需求也不尽相同，表现出多样化特征，传统的档案开发利用形式已不能满足受众的这种多样化需求，从而，也使档案信息开发利用方式多元化成为可能，档案信息的功用已不再囿限于存史、资政，内涵更加丰富。启迪教化，德化育人，传播知识，休闲娱乐等方面的利用功能日益凸显。对档案信息进行开发、提炼，举办档案展览，根据档案信息制作成数字电视节目，可满足公众娱乐需求都给档案利用带来挑战。

从传统的复印件的提供利用、将档案复制品提供给利用者、编研成果的提供利用三种档案利用服务方式，网上提供档案目录和档案信息需求日益多元化、多样化。传统的档案利用服务方式，档案利用者主要是为了获取档案信息不得不到档案馆亲自去查阅，受到空间和时间的限制。档案提供者在整个利用过程中基本上是处于一种被动的地位，是应利用者的申请而提供档案信息服务，而不是去发现利用者的需求，主动地提供档案信息服务。在档案利用者和档案提供者之间就缺少了相互沟通的环节。档案的利用效果以及档案利用者的意见没有及时地反馈给档案提供者，档案提供者不能有效地跟踪档案利用者的需求，也就无法进一步改进档案利用服务质量。因此，现行的被动封闭的档案利用服务模式，势必会导致档案利用服务率不高，档案的社会价值不能完全显现，档案的作用不能充分而有效地发挥，档案工作的重要性就不能得到社会的普遍认识，社会的档案意识也就难以提高。

二、当前档案利用服务现状和问题

当前，档案利用服务还远远跟不上新媒体形势的发展，存在一些亟待解决的问题，主要表现在以下几个方面：

1.档案利用服务认识滞后，不能适应新媒体形势的需要。档案部门和档案工作者在认识上存在“重管轻用”的思想，对档案信息开发利用重视不够，认识模糊，仍沿袭传统档案编研思路，档案开发利用仍停留在简单编制全宗指南、大事记、机构沿革等传统模式上，程序老套，方式陈旧，模式僵化，千篇一律。缺乏利用新媒体，制作图文并茂、动静态结合、音频视屏共赏的档案信息开发新理念。档案保管人员大都坐等利用者上门，而不能根据企业当前中心工作，未雨绸缪主动提供利用服务。以致档案利用效率大打折扣，缺乏时效性。

2.档案信息技术力量薄弱，传统手工操作不适应高节奏高效率的需要。由于财力不足等多种原因，部分企业档案管理工作还停留在传统的手工操作之中，检索、查找、调卷、摘录等环节都靠手工操作，费时费力。大部分档案工作者只能做一些归档管理等基础工作，对档案信息进行深层次研究开发的能力不足，不会把枯燥的档案变成有趣的故事，不会对原始档案进行提炼加工，计算机技术、网络系统、软件应用人才少，对新媒体技术不熟练，缺乏把档案信息开发制作成图文并茂、可读性强、适合新媒体传输利用的信息形态的人才，技术力量跟不上新媒体发展要求。

3.档案的深度加工薄弱，真实性受质疑。档案管理部门在档案升级过程中，撰写了一些编研资料，但大部分还停留在一般简单的汇编。提供系统的、数据全面、分析准确的专题编研材料还为数不多，给查找和利用带来一定的不便。在新媒体形势下，档案信息在传播和分享过程中稳定性差，极易在复制和转换中发生改变。同时，网络准入门槛低，易发生故意开发制作不实或虚假档案信息的现象，损害档案信息的真实性，档案信息开发利用的稳定性和真实性很难保证。

4.档案利用的便利性、多样性、层次性不足。当前公众对于生活中一切服务活动都提出了“人性化”的要求，要求服务优质、快捷、周到。室（馆）藏档案结构单一，难以满足多层次利用者的需求；档案分类还不够规范，客观上造成了部分同类档案的保管混乱，影响了整体档案的信息发布，查询十分不便；档案的检索手段落后，没有建立档案数据库和使用档案管理系统软件，用于计算机检索档案的比例还很小，大多档案还在依靠手工检索。

三、新媒体形势下档案信息服务模式对策及建议

1.转变观念，树立新媒体思维方式。档案信息的开发利用是档案工作的最终目的，是档案工作的落脚点。要破除“重管轻用”的思想，摒弃传统档案开发利用的思维定势，紧跟新媒体发展趋势，树立数字化、网络化、信息化理念和新媒体环境下档案开发利用新思维，拓宽在网络和移动数字终端等环境下档案信息开发利用的新思路。

2.以人为本，提高档案人员综合素质。把档案工作者队伍建设成既熟悉新媒体操作技术，又善于进行档案信息编研开发的高素质队伍群体，为新媒体下档案信息开发利用提供人才保障。档案工作人员要走出原来封闭半封闭的圈子，不断提高业务技能。既掌握信息理论与信息知识，又能熟练地应用数字化技术、信息存储技术、网络通信技术、多媒体技术及档案专业技能为档案服务。

强化服务意识，正确认识收集与服务的关系上着手，把工作重点转移到提供档案利用的服务上来。改变档案服务的被动状况，变过去你上门我服务的被动服务为积极寻找信息，主动提供服务。端正服务态度，做到热情、主动、负责，熟悉自己的服务对象，掌握自己的服务范畴，深入了解广大利用者的需求，及时有效地为利用者提供有价值的档案信息。

3.强化基础，加快档案信息数字化。实现档案数字化，加快档案信息化步伐，是新媒体形势下提升档案信息开发利用水平的基础性工作，必须加快进度，为档案开发利用提供更丰富的信息资源。馆藏档案进行全面数字化处理，运用档案管理软件及扫描等形式，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器，尤其要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率较高的档案进行数字化加工。档案数字化是创新档案利用服务的基础工作和首要工作。构建网络平台，加快建设和完善检索功能。建立档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网。元数据是检索功能的核心内容，检索功能要充分发挥就必须不断加强元数据的建设。这是创新档案利用服务的基本条件。制定具有适应档案信息化特点的以及具有跨平台运行能力的电子文件管理服务政策、规范和标准，并不断完善网络环境下档案管理的政策、规范和标准。

4.抓住编研重点，提供主动服务。增强档案信息开发的针对性。要抓住新媒体技术特点，针对性开展档案信息开发。一要可根据不同功用，选择不同开发利用形式。针对存史、资政等功用方面，可采取摘录、汇编、修志等开发利用方式，而对于教化育人、传播知识、休闲娱乐等功用方面，可采取图文、声像、实物、场景相结合，以制作展览、陈列、讲述等的形式开发利用。二要针对新媒体传播利用方式开发档案信息。在档案网站配套视频、网上展览，提供较为完备的档案图文、目录数据等档案信息查询；在微博、微信档案信息开发短小，图文并茂、声像结合；数字电视传有一定的故事性和趣味性，具有鲜活力。三要从档案里找线索，把枯燥的档案变成有趣的故事，提升档案开发质量，让事件回放，故事重演，增强档案信息开发的文化底蕴和文化韵味。

5.创新服务手段，满足社会需求。一要建立档案门户网站，并开展网上利用服务，这应该成为档案利用服务的一种重要形式。档案利用服务要以网站为平台，以档案信息资源数据库建设为核心，尤其是电子档案全文数据库建设，在网站上实现电子档案的实时利用，使得档案信息利用服务得以网络化。档案通过网络平台收集起来后，建立一个电子文件（档案）数据管理中心，集中管理各单位的归档电子文件。二要开展在线服务。档案部门可以在档案门户网站上通过汇编相应的专栏、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆之间在网上实现速通信，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和咨询服务。

总之，档案利用工作在新时期的再提高是一个系统工作，需要从观念转变，不断创新档案利用服务模式，将传统档案推向全面信息化，使其向着更加良性更加广阔的方向发展。

(作者单位：陕西河务局)