新媒体时代高校临时工绩效档案的管理

文 / 温向阳

新媒体时代高校临时工绩效档案的管理

文 / 温向阳

在新媒体时代下，档案资源的巨大价值被越来越多的人认识。文章在把握档案对绩效管理工作重要性的基础上，分析档案在绩效管理应用中存在的问题，并从创新角度出发，提出优化路径：遵守管理条例，建立资源共享关系；进行针对管理，完善管理机制；结合媒体技术，优化管理效率；把握时代特点，进行针对培训。

新媒体时代；档案；临时工；绩效

近年来，为了提升工作质量，缓解工作压力，我国绝大部分高校放宽了用人条件，允许部分临时工进入高校内部从事日常工作。随着临时工人数的不断增多，如何对临时工进行有效管理，如何提高临时工的工作效率，成为高校人事部门需要重点思考的问题。新媒体时代利用档案对高校后勤临时工绩效管理工作进行优化，是对高校临时工绩效管理的重要创新，能够有效弥补高校后勤临时工绩效管理工作的不足，保障临时工的权益，激发临时工的工作热情。

一、新媒体时代档案在高校后勤临时工绩效管理中的重要性

高校档案种类丰富，涉及内容众多，在传统观念中档案的主要作用是记录，对各种资料留证。但是随着新媒体时代的到来，高校档案管理工作得到有效革新，在新媒体的支持下，档案资源的价值不断提升，成为提升管理质量、优化人事绩效的核心助力。就高校后勤临时工绩效管理工作而言，档案主要起到四个方面的作用：

（一）记录真实信息，反映工作状态

现阶段高校档案管理水平大幅提升，在信息化的推动下，高校档案已经能够实现信息的及时记录、及时更新，能够不断搜集个人在工作中的信息，将其工作状态、奖惩情况等记录到个人档案之中。而这正是搞好绩效管理的基础，绩效管理人员只有对工作人员的实际工作情况进行全面的掌握，才能根据绩效考核标准判断其工作质量，评定其是否达标。因此，档案资源能够为高校后勤临时工绩效管理工作提供信息参考，保障绩效考核的全面性和准确性。

（二）指导绩效管理，监督绩效考评

档案资料涵盖面广，涉及内容丰富，包含了大量的管理制度、管理标准、考核文件等。这些档案对高校后勤临时工绩效管理工作都有着重要的指导作用。相关管理人员在实际操作过程中，需要对相关档案进行整理、学习。只有充分了解管理制度，理清绩效标准才能搞好绩效管理工作。除了指导作用外，监督部门还以档案资料为依据对高校后勤临时工绩效管理工作进行监督和管理。因此，档案资源还具有监督绩效考评、规范管理流程的作用。

（三）规范管理文件，完善管理资料

为了保障绩效管理工作的有效进行，高校需要针对该项工作进行系统化的规划，以文件的形式，制定工作手册、工作流程、工作规范、评价标准等。并且，为了体现工作的规范性，所有文件的编写还应采取统一的格式、编号、版式等。而这些实际上都可以从档案中获取，通过对档案资料进行筛选应用，不仅能够快速准确地编辑出相关文件，而且能够保障文件的规范性、资料的完整性，对于提升高校临时工绩效管理工作效率有着重要的作用。

（四）简化信息查询，明确责任承担

新媒体时代绝大多数高校都建立了数字档案馆，并实现了档案资源的共享，允许已获取访问权限的用户对档案资源进行随时查询和利用。相关管理人员将档案与高校后勤临时工绩效管理融合到一起后，能够通过网络设备快速精准地调取目标信息，有效简化了信息查询工作，有助于监督、调查工作的展开。数字档案馆最大的特点之一就是动态管理。相关管理人员能够对个体形成动态了解，及时发现存在的问题，明确责任的承担，便于奖惩制度的落实。

二、新媒体时代档案在高校临时工绩效管理实践中存在的问题

现阶段，高校临时工数量的不断增加，既为高校的发展增加了助力，维护了高校工作的正常运转，也为高校管理工作带来了新的难题，增加了高校人事管理上的困难。尤其在绩效管理方面，高校一直对档案的作用缺乏足够的重视，难以针对临时工开展行之有效的绩效管理工作。这导致高校临时工缺乏归属感，工作积极性不高，工作效率偏低。

（一）缺乏绩效观念，忽视绩效管理

高校后勤临时工绩效管理工作一直发展缓慢，缺乏对档案资源的利用，与现代新媒体存在脱节。究其原因，主要是高校对临时工的认知存在偏差，没有对临时工进行准确定位。很多高校内部已经形成了趋于完备的绩效管理体系，但是该体系的应用仅针对内部正式员工。而后勤临时工则由于工作周期较短，人员变动较大，没有被纳入到绩效管理体系之中。值得注意的是，部分高校对临时工存在一定的歧视心理，忽视临时工在高校发展中的作用，甚至认为没有必要针对临时工进行全面的绩效管理工作。这引发高校后勤临时工工作散漫、工作态度不端正等问题[1]。

（二）档案信息缺失，资料调取困难

对高校人事档案资料进行调查，可以发现高校对人事档案较为重视，档案信息采集准确，更新迅速，能够为高校绩效管理工作提供完善的参考资料。但是，这仅限于高校内部正式员工。高校对后勤临时工的档案管理十分简单，暴露出了大量的问题：高校后勤临时工档案信息不全面，部分临时工仅填写了基础信息；档案管理人员忽视信息审查，没有对临时工所填写信息的真实性、准确性进行核实；没有实现数字化转换，很多高校后勤临时工的档案信息并没有录入计算机之中，无法从数字档案馆中调取相关资料；没有形成动态的档案信息更新机制，高校后勤临时工的工作表现、奖惩情况没有被及时纳入档案信息之中。在这种情况下，高校后勤临时工档案根本无法对绩效管理工作起到推动作用[2]。

（三）档案管理水平低，信息化程度不高

将档案资源充分应用到临时工绩效管理中的关键，在于实现档案信息化，借助新媒体平台对档案信息进行综合性应用。目前，虽然我国各大高校已经基本实现档案信息化，但是在发展水平上存在较大差距。很多高校仅完成了基础性的转型，实现了档案的数字化转换，但是没有构建起现代档案管理系统，在档案信息收录、档案信息管理、档案信息应用等方面都存在较大局限。造成这种现象的原因主要是：高校档案信息化流于表面，对档案信息化重视度不够；高校档案管理部门信息技术水平偏低，无法构建先进的档案管理系统；档案管理与新媒体融合度不够，没有结合新媒体的发展对档案管理工作进行调整和革新。

（四）绩效人员不足，管理能力偏低

人作为绩效管理工作的决定性要素，影响着绩效管理工作的质量。就高校后勤临时工绩效管理工作而言，绩效人员数量不足、管理人员能力偏低是阻碍该项工作顺利进行的主要原因。首先，高校没有针对临时工不断增多的情况，对绩效管理工作进行调整，原有工作人员难以应付突如其来的工作量增长；其次，新媒体时代档案与绩效管理的结合，需要管理人员具有创新思维、综合能力，而现阶段高校负责绩效管理的工作人员在创新性、综合性等方面都存在不足，难以满足新媒体时代绩效管理工作的需要；最后，高校忽视了绩效管理团队的建设，团队整体工作水平偏低，团结协作能力欠缺，无法胜任高难度、高要求的绩效管理工作。

三、新媒体时代档案在高校优化临时工绩效管理中的具体路径

（一）遵守管理条例，建立资源共享关系

为了将档案应用到高校后勤临时工绩效管理工作之中，我们首先要搞好档案的编辑管理工作。在实际工作中，档案管理人员应做好档案的分类、转换、更新、修订等工作，严格按照相关规章制度进行档案的管理，严格筛选档案信息，确保档案内容的真实性。在进行数字档案馆建设的过程中，应考虑到绩效管理工作的需要，建立与绩效管理部门的资源共享关系，允许绩效管理部门工作人员对特定档案信息进行调取查阅。档案信息的保密性要求档案管理人员与绩效管理部门进行有效的沟通，强化绩效管理人员档案信息调阅的规范性，杜绝登陆账号的外泄。此外，档案管理部门与绩效管理部门应双向互动，绩效管理人员除了要对档案信息进行调取外，还应将本部门搜集到的有效信息反馈给档案管理部门，便于档案管理部门对档案信息进行完善[3]。

（二）进行针对性管理，完善管理机制

高校一直对临时工档案信息管理缺乏重视。档案管理部门在高校后勤临时工档案管理方面存在较大缺失。在今后工作中需要对这方面进行完善。首先，规范高校后勤临时工档案编写制度，为临时工设计具有针对性的信息填写表，全面搜集临时工的各项必要信息，并及时将高校后勤临时工档案信息录入计算机之中，便于绩效管理部门对高校后勤临时工档案信息进行调取。其次，参考内部员工档案信息管理制度，对高校后勤临时工档案信息进行及时更新，对临时工入职、休假、奖惩、离职等信息进行及时把控。临时工变动较大，档案部门应与各部门建立沟通渠道，由各部门依靠校园网及时向档案部门反馈临时工的工作动向。最后，绩效管理人员应向临时工介绍档案信息对绩效考核的重要性，允许临时工登陆个人账号，查询个人档案信息，并利用反馈系统将有疑义的地方向档案部门和绩效管理部门反映。这一方面能够提升高校后勤临时工的自我约束性，使其能对自身存在的问题主动进行调整，另一方面也增加了绩效管理的公平性和透明性，赋予临时工更多的自主权利，让其对高校更有归属感[4]。

（三）结合媒体技术，优化管理效率

新媒体的不断发展，为高校档案管理工作、绩效管理工作带来了新的机遇，二者可以借助新媒体平台进行有效的融合。以微信为例，当前微信已与公众的日常生活紧密地联系在一起，公众不仅可以通过微信进行语言沟通、获取信息、支付商品价款，还可以借助微信实现信息化办公。高校可以通过开设公众号、开发微信小程序的方式，实现临时工档案信息自助填写，允许临时工通过微信提交个人信息；允许各部门通过微信提交临时工的奖惩情况；允许绩效管理部门通过微信查询档案信息。同时，临时工还可以通过微信进行打卡，便于档案管理部门记录临时工的工作情况。除了进行信息搜集外，微信平台还可以发布相关信息，绩效管理部门可以将绩效情况推送给临时工，并将详细信息推送给指定个人，便于其对自己绩效考评情况进行了解，并查找、对比档案信息，判断绩效考评的合理性。

（四）把握时代特点，进行针对性培训

为了保证新媒体时代的档案能够在高校后勤临时工绩效管理中有效发挥作用，高校应对档案管理人员和绩效管理人员进行有针对性的培训。首先，高校应把握时代特点，了解新媒体普及化趋势，帮助档案管理人员和绩效管理人员树立新的管理思维，建立新的管理模式。其次，高校要培养这两个部门工作人员的合作意识，明确工作人员在岗位中的职责范围和能力要求，补齐员工能力短板，如计算机水平偏低、新媒体认识不足等。最后，档案管理部门应做好自身定位，为高校绩效管理工作服务，在档案编辑、整理过程中增加绩效管理方面的考虑。档案管理人员应对绩效管理工作有所了解，明确绩效管理工作需要应用到哪些信息，并在实际工作中予以关注[5]。

综上所述，新媒体时代档案在高校后勤临时工绩效管理中占据了重要的位置，为了优化后勤临时工绩效管理工作，高校应重视完善档案管理工作，建立临时工档案信息搜集机制，提升临时工档案信息管理水平，并加强档案管理部门与绩效管理部门间的联系，促进部门间的合作，通过信息共享，使高校后勤临时工绩效管理工作实现质的飞跃。

[1]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案,2017(29).

[2]姜双双.移动互联网环境下用户行为社交化变迁的探析[J].出版广角,2016(20).

[3]崔诣晨.张美红.绩效管理:高校教师档案管理的新常态[J].档案与建设,2016(5).

[4]李锋.论职工绩效档案在人力资源管理中的应用[J].现代商业,2014(18).

[5]王涛.高职院校档案管理对推进事业单位绩效改革的作用研究[J].教育现代化,2016(23).

G271；G647.24

A

1005-9652（2017）04-0060-03

（责任编辑：虞志坚）

温向阳（1967-），男，甘肃会宁人，宁夏大学档案馆馆员，研究方向：高校后勤管理、档案管理。