新时期背景下事业单位会计档案管理问题与对策

文/王 磊

新时期背景下事业单位会计档案管理问题与对策

文/王 磊

随着科技的发展，信息技术的发展越来越完善，深入到各行各业。事业单位也适应时代的发展引进了信息技术，这让事业单位的各项工作实现了信息化，大大简便了单位的工作，会计档案管理在使用了信息技术后，对信息的收集、整理和分析都得到大幅度的提高。但是，在新的会计环境下，还要进一步加快会计档案管理的信息化进程，这样才能适应时代的发展

每个单位都会建立自己的档案，事业单位也不例外，档案是用来记录单位的各个方面，比如，人事、会计等，通过档案可以了解单位过去的变迁和人事的变动，通过对变迁和变动的了解可以对单位的演进提供参考和单位组织改革提供基础。其中的会计档案是从单位的财务方面记录单位的发展过程，由于财务工作涉及到单位的各个方面，所有会计档案是事业单位在改革和发展中不可缺少的参考条件。

一、事业单位会计档案管理面临的新时代背景

1.档案管理工作的意义发生变化

以前，我国对事业单位的财务管理方式是所有的资金有国家统一调拨和管理，到如今，这个状况发生了改变，改变的原因是因为经济的转型进入了市场经济和国家出台了一系列的有关事业单位的整改方案，在这样的环境下事业单位的财务环境必然也发生改变，改变的具体表现是：首先，事业单位的财务不再是全部由国家统一的调配和管理；其次，对于事业单位来说，由于国家不在全部负责单位的财务调配，这使得单位要进一步发展，只有实现财务上的自主和自理。这使得单位的会计档案在单位的发展中起到巨大推动作用，使得会计档案的管理具有了巨大的意义。

2.档案管理工作的方式发生变化

随着科技的发展，信息技术的发展越来越完善，深入到各行各业。事业单位也适应时代的发展引进了信息技术，这让事业单位的各项工作实现了信息化，大大简便了单位的工作，会计档案管理在使用了信息技术后，对信息的收集、整理和分析都得到大幅度的提高。但是，在新的会计环境下，还要进一步加快会计档案管理的信息化进程，这样才能适应时代的发展。

二、事业单位会计档案管理存在的问题

1.档案管理工作人员的职业能力有待提高

会计档案管理工作在新的时代环境下和新的科技技术下有了新的要求，首先，要能为单位的管理和发展提供全面的、详实的资料；其次，对于信息技术要能灵活应用。这就使得档案管理人员要对会计工作的各个方面有所了解，同时能应用信息技术对档案资料进行收集、整理和分析。然而，现在的档案管理人员依然依靠过去的管理方式对会计档案进行管理，没有真正认识到会计档案的特殊性，也没有拥有对会计档案进行分析的能力。并且，没有真正认识到在新时代会计档案管理的真正意义，这就要求提高会计档案管理工作人员的工作能力。

2.档案管理工作模式有待创新

档案管理就是对档案进行收集、整理和保存的过程。目前，对会计档案的管理，依然是按照传统的以月、季度和年为周期进行管理，这样出现会计工作已经进行完了，所对应的会计档案资料却没有送到会计档案管理方面，造成会计资料的滞后，会造成一些会计工作的误差所产生的问题，不能通过档案进行核查。为了避免类似的问题产生，就要对会计档案的管理进行创新。

三、新时期加强事业单位会计档案管理的对策

1.更新会计档案管理思想意识

信息时代的到来，让信息的管理、保存和转存的形式发生了改变，信息技术让信息的传输快速化、准确化、标准化，信息的保存和转移有过去的纸质媒介转变为电子档案和电子媒介，对于会计档案的管理思想意识都要随之改变，这对会计档案信息的利用有重大意义，与此同时，对于档案管理工作人员来说，要根据实际情况的需要改变过去的工作模式，不断的提高自己的综合素质，以保证能适应现代化的管理。对单位来说，要根据时代的要求，引进先进的会计档案管理技术，用于实现对旧制度进行完善改革，让新技术来带动工作效力和效益的进步。新技术的引用，要有相应的工作理论和模式的建立，这就要对旧的工作理论和模式进行改革，实现用新的思路来解决问题，提高会计档案管理的层次。

2.实现会计档案管理的现代化

随着计算机技术的普及，为会计档案现代化管理的实现提供了基础条件。通过计算机实现了对电子档案的智能化管理，比如通过计算机进行自动的分类、编辑和统计。通过计算机的附属设备扫描仪可以把纸质媒介上的文字、图像等转化为电子数据，大大加快了数据信息的传递。通过互联网平台连通，让电子信息跨地域共享得到实现。这样，对会计档案进行管理时，不需要像传统的管理方式费时、费力、费财，只需通过计算机、网络和信息平台就可以实现信息的收集和保存。这里要特别提出的是会计档案的标准化和规范化是一个长期持续的过程，不能要求一步到位，要有长期坚持的心理准备。并且，会计档案管理的现代化不能只依靠档案局进行，要全单位都要了解档案管理的规定，并依据规定进行资料的编制，从而加快标准化和规范化。

3.提高会计管理人员的素质

事业单位的财务管理工作在科技发达的今天，也随着社会的发展进入了电子时代，比如，会计电算化等，会计档案管理也相应的进入了电子时代，并实现了档案信息的网络资源共享。档案管理方式的改变，让档案管理人员也要根据实际需求进行改变，具体的改变方法可以通过参加新技术和业务的培训用于改变对档案管理的观念和提高对档案管理的能力，并且要把培训的内容应用到实际工作当中去，做到理论联系实际，是具体工作中提高会计档案信息化能力。会计档案管理人员还要不断的加强其他的素质，比如，业道德素质、业务素质及思想素质，还要对自身的权利和职能深刻和正确理解。这是因为作为会计档案管理人员在工作中要保证自身的客观公正。会计档案的特性是专业性和广泛性，专业性所针对的是会计的专业，而广泛性是因为会计工作覆盖了单位的方方面面，这些特性对档案管理人员提出了要求，档案管理人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要有足够的知识广度，以便让会计档案管理工作能科学、顺利的进行。

综上所述，在社会、经济和科技高速发展的今天，事业单位也在改变和发展，这是事业单位进行加强会计档案管理的前提，同时，也是发展进步的结果。在这样的环境下，工作人员首先要清楚社会发展的趋势，其次要对自身的职责有深刻的认知，然后，更要根据实际情况改变工作观念。还有就是计算机已经成为了人们日常生活的一部分，要认识到计算机在工作中的作用，积极的学习、引入并利用计算机技术，用于提高工作效率。但是，对于传统纸质媒介不能完全的抛弃，要使二者有机结合，用于保障工作的顺利进行。

（作者单位：陕西科学技术馆）