档案副本的起源及功能探究

2017-01-28戈妍妍

山西档案 2017年2期

文 / 戈妍妍

档案副本的起源及功能探究

文 / 戈妍妍

档案副本的概念最早可以在西周的儒家经典《周礼》中发现踪迹。古代的档案副本更多的是采用文书形式。在生产力低下的年代，人们不惜成本制作数量众多的副本，真正原因是为了加强行政管理，而不仅仅是为了保护原始档案。档案副本的功能较多，除了正规功能之外，还有图书、文件等衍生功能。自古以来，档案副本就有着突出的社会治理优势，对人类社会的发展起着积极的作用。

档案副本；《周礼》；文书

档案副本制度在我国起源较早，可以追溯到西周时期，《周礼》就多处提及档案副本情况。根据近现代档案界的观点，档案应具备较强的原始性，所以在很长的一段时间内，“孤本制”被档案界所推崇，即档案的正本只有一个，妥善保存好正本就行了[1]。随着现代印刷技术尤其是电子档案的快速发展，副本制重新引起了学界的重视。档案副本具备较多的功能，古代的档案副本不只是为了保护原始档案，还起到了行政管理作用。

一、档案副本的起源

在档案学的相关研究中，《周礼》关于副本的描述被认为是档案副本的起源。周王跟诸侯所签订的盟约，由天府进行收藏，而副本则交给内史、六官、司会、大史保存。这是较早出现的档案正副本概念，保管者有严格的区分。但档案副本起源的问题依然存在着一些争议。

（一）档案与文书的形成先后问题

文书是古代非常重要的行政产物，《史记·李斯列传》有云：“明法度，定律令，皆以始皇起。同文书。治离宫别馆，周徧天下。”从《周礼》推出档案正副本概念来看，当时的盟约条例是由周王跟诸侯共同商定的，完成的盟书收藏进天府之中。这个天府就相当于今天的中央档案馆，同时复制成一定数量的盟书副本交给六官、司会等保管，以满足日常工作所需。从这一过程可以看出，档案形成要早于文书，前者是正本，后者是副本。许多学者认为，古代档案副本的制作主要是运转公文，例如，西周的司会等官员掌管着大部分的文书，这些都是档案副本的雏形，主要目的是对各邦国以及郡府的社会治理进行考核，以此衡量各地官员的政绩[2-4]。值得注意的是，大多数人的解读都没有提到文书究竟是怎样变成档案副本的，因为正本藏入天府之后，并未发挥出文书应有的行政管理作用，也未体现出实际效果，即游离在行政办事流程之外。在这里只有一种解释：档案正本是直接生成的，并成为所有文书的源本，而文书只能作为档案副本继续发挥行政效用。从这一点也可以考证，档案形成要早于文书，正副本之争不存在疑问。而在手工制作的条件下，也可能会出现只有正本而不制作副本的情况，这种正本可以看作是档案和文书的合二为一，即正本兼具了两者的功能。而随着印刷技术的发展，许多文书脱离了手工制作范畴，越来越多地采用印刷技术，这时就出现了文书正本的概念，特别是在现代社会，文书以文件的形式得到了延续，使得文件正本从形式上开始与档案分离，而且文件正本与副本的区别越来越小。但从档案副本起源上看，档案是早于文书的。

（二）西周档案副本的真正作用问题

相对于现代先进的印刷技术来说，西周的记录技术较为原始，当时既没有纸张，也没有印刷术，只有在竹简上抄录副本。根据《周礼》的相关记载，西周的内史、司会、大史至少各拥有一份档案副本，此外六官也各有一份[5]。六官也叫六卿，相当于后世的六部尚书，在朝廷中掌管着重要事务。西周的档案副本至少有九套。以当时的记录条件来看，这种数量较为反常，难道仅仅是为了长期保存档案？有学者认为，西周非常重视档案，包括实时归档、定时归档，将档案提升到一个很高的层次，有一定的合理性[6]。但并不能就此认为西周的档案保护意识强于现代，所以西周档案副本的真正作用是值得深思的问题。西周的复制条件远远落后于现代，需要人工抄写在竹简上，要花费大量的时间。而现代档案副本有着先进的制作技术，许多档案馆采取的也只是三套制。就算西周比现代更重视档案管理，这种九套制的档案副本模式依然留有疑点，何况西周的档案副本制作成本非常高，朝廷应该考虑到是否合算的问题。从文书的角度看，西周制作这么多档案副本，并不只是为了保护档案副本，而是为了更多地发挥出文书的作用，即这些副本就是文书，主要是为了行政管理而不惜代价制作出来的。由此可见，文书是档案的副本有一定历史依据，当然演化到现代的文件又另当别论。

（三）西周档案副本制作的成本问题

从西周的制作条件看，档案副本制作有着极高的成本，制作人员、管理人员、档案库房等都需要大量的人力、物力、财力支撑。根据《周礼》记载的九套副本之说，档案副本的管理人员至少有九人或者更多，而且档案库房也不会少于九个。这是一个较为庞大的人才队伍和基础设施建设，再加上档案副本制作成本，必然产生一笔非常大的开支，就算放在今天也可能让财政承担不起。西周的生产力低下，如果只是为了保护档案正本而花如此大的成本，其动机值得商酌。从历史角度看，西周的少数民族与部落众多，尽管朝廷加大各民族的融合力度，但社会矛盾包括统治集团的内部矛盾也日益激化，国力水平跟唐宋相比有较大差距[7]。西周为什么要花大成本制作档案副本，其出发点只有一种可能性，即行政管理的需要。西周在灭商后大分封的过程中，对全国各地主要实行军事统治，行政管理手段变得越来越重要，用以区分统治者和被统治者，身份辨别制度较为突出，这也是朝廷制定统治政策与剥削方法的依据。在这种情况下，内史、六官、司会、大史等都是行政管理人员，并非是档案管理者，所以档案副本制作和管理团队应该更为庞大。而西周所做的这一切，有很大的可能就是将档案副本作为文书形式，主要为行政管理服务。

二、档案副本的功能分析

档案副本在古代就得到了广泛应用，特别在行政管理领域发挥了重要作用，促进了人类社会的发展。档案副本具备多种功能优势，包括信息传播、使用范围、社会治理等方面，都极大地延伸了档案正本的功能。此外，图书、文件等作为档案的衍生物，也具备了档案副本的一些功能。

（一）正规档案副本的功能

副本是正本的复制品，通常是原样抄录正本的内容信息，使正本有另一种保存方式。根据《周礼》解释：“副，贰也。”这里的贰是指第二本或者更多，但正本仅有一份[8]。档案是人类最早的记录形式，在历史发展及社会变迁下，还派生出文书（现在叫文件）、图书等其它形式。正规档案副本是对原始档案的复制，两者的内容信息没有区别，而从档案资源保护的角度来看，正规档案副本具备了更多的功能，如可以提高信息传播效果、拓展档案使用范围、使多方持有共同信息、备忘等，促进已有档案的长期保存。由此可见，档案正副本的内容信息相同，但功能是有差异的。档案正本是一种原始的文本，目的是记数、记事等，延伸了人类的记忆[9]。而在社会的不断发展下，出于信息管理和传播的需要，赋予了档案更多的功能，于是产生了副本这一形式。相对来说，副本已经脱离了记数和记事的范畴，延长了档案正本的使用寿命。

（二）图书、文件的副本功能

图书是印刷术发明之后出现的一种信息载体，对人类文化传播起到了重大作用。图书的功能主要是为了传播信息，在内容展现方面是以复制原始书稿为手段，能够多方持有共同信息，保存地可以有多个场所。这与档案副本的性质基本相同。文件的功能除了传播信息之外，还方便行政办事和政策传达，同样也是以复制原始记录为主，可以多方持有及保存，这符合档案副本的基本特性。在现代印刷技术的快速发展下，文件在行政管理中发挥出越来越大的作用，人们对复制文件的认可度日益提高，使得档案正本的权威性不复存在[10]。但文件不具备唯一性，所有传播的文件都是复制品，因而文件在实质上没有档案正本的“合法”地位。为了取长补短，我们可以将文件和档案正本统一归档，即实行“双轨制”。而图书的归档也经常采用“双轨制”，因为图书只有具备统一书号才能出版，并且要通过正规的出版机构发行，才具备“合法”地位。但作为档案正本的“书稿”并没有这些特性，只能作为原始记录保存，受众真正认可的是图书本身，所以档案正本的权威性受到了一定挑战。在这种情况下，图书归档只有采用“双轨制”的方式，才能将图书的合法性“移植”到书稿上面，以提高档案正本的权威性。

（三）档案副本的社会治理优势

档案副本有效地促进了信息传播，拓展了信息使用范围，在社会治理方面有着极大的优势，所以在图书出现之前就得到了广泛应用。对于档案正本来说，只能在较小的、固定的空间内传播信息，当人类需要更多的知识传播和经验交流时，副本的作用日益凸显，逐渐被推到社会治理的前台，而档案正本开始“退居幕后”[11]。由于正本存在着唯一性，所以各个历史时期的行政管理主要采用副本形式，保存正本是为了提供官吏的查证备忘，副本则为了方便官府办事。在汉代，档案正本的保管地是相府，传达给各地方的是手抄类型的副本。清朝的档案副本则由六科负责抄发，通过批本处理之后发送到各地的衙门[12]。尽管随着印刷技术的流行，图书得到了很大的发展，但作为古代社会治理的权威方式之一，大多数都延续着副本抄送的做法，体现出对正本的尊重。直到现代社会才开始普及副本印刷的模式，而正本通常会盖有印章，副本则没有，这是两者最大的区别。自古至今，档案副本都一直发挥着社会治理优势，成为国家治理的重要组成部分。

（四）档案副本对中国社会发展的作用

档案副本可以随时随地保存信息，因而能够发挥出重要的社会管理作用。档案副本的大量使用，使信息的异地传播和管理成为可能，有效提高了社会管理范围，促进了社会的不断发展，进而为国家管理创造了条件。在古代，档案副本主要是为了辅助公文流转，例如西周的档案副本一般由司会等官员掌管，用于考核各地官府的社会治理，并作为官员政绩的汇报材料。到了宋朝，档案副本还在外交领域发挥出重要作用。《周礼》是我国的儒家经典之一，记录了古代的许多行政工作方式，多处提到档案副本的使用情况。当时的档案副本是一种法令：“凡治者受法令焉。”即官吏在进行社会治理之前要领取“法令”，用这些副本从事社会治理工作[13]。在国家管理的需求下，档案副本被大量制作出来，而当时的印刷术尚未发明，朝廷会安排专门抄写副本的人。据《周礼》统计，负责抄写的达到了120人。由此可见，档案副本自古以来就不断推动人类社会的发展。

总之，档案副本在我国源远流长，种种迹象表明古代的档案副本更多的是起到文书的作用，即为了国家行政管理的需要，不惜成本制作出大量的档案副本。档案是社会治理甚至是国家治理的重要依据。在档案理论的研究中，剖析档案副本的功能作用，理清档案副本的起源问题，有益于我国档案事业的进一步发展。

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