档案数字化项目监理服务研究

文 / 李步德

档案数字化项目监理服务研究

文 / 李步德

随着档案信息化的深入推进，监理被引入档案数字化项目中。文章界定了档案数字化项目监理服务的概念、性质与特点，从委托方和承建方的角度分析了档案数字化项目监理的价值；基于典型案例的调研，对质量控制、进度控制等十项档案数字化监理服务内容进行归纳，重点提出了档案数字化项目监理的主要措施。

档案数字化；监理服务

随着档案信息化持续、深入推进，监理被逐渐引入档案数字化项目中：宁波市档案局2008年招标采购监理服务，引入信息监理；档案数字化监理项目开始独立发包，如近年来，广东省档案局、湖南省档案局、广东电网等纷纷招标采购数字化监理服务。

面对动辄百万元量级档案数字化项目，传统委托方—承建方的档案数字化项目实施模式在质量控制与进度控制等方面面临巨大挑战，如能借鉴工程监理的成熟模式，将独立、专业的监理第三方引入档案数字化项目中，将最大化地保证委托方的利益，有利于档案数字化项目顺利完成。

一、档案数字化项目监理服务概述

（一）档案数字化项目监理服务的概念

目前，对档案数字化项目监理的相关研究较少，仅有少数学者对此进行了研究，如屠跃明等将监理体系作为档案数字化质量控制体系中的组成部分。他们认为：“档案数字化质量控制监理体系是引入站在独立的第三方立场上为业主服务的监理方，代表业主的利益，控制质量、确保进度，依据合同及设计方案对项目的全过程进行监督管理，并实时解决现场发生的问题。”[1]以外，钟伦清[2]在介绍广东省档案局档案数字化监理项目的文章中，将馆藏数字化成果及档案实体还原质量检查服务项目称之为档案数字化监理。

参照《建设工程监理规范》（GB/T50319—2013）中对监理的界定，本文认为，档案数字化项目监理服务是档案数字化项目实施过程中，监理人受项目委托人的委托，按照相关法律法规、档案数字化标准、合同、方案等，对档案数字化项目的质量、进度进行控制，对合同、信息进行管理，对档案数字化项目实施相关方的关系进行协调并履行档案数字化项目全过程监督管理的服务活动。

（二）档案数字化项目监理服务的性质

1.服务性。档案数字化监理的根本目的在于通过监理方专业、规范的服务保障各级档案机构（委托方）数字化项目顺利实施完工。从目前档案数字化项目监理服务招标信息可知，监理方一般为档案中介服务机构或具备监理资质的服务公司。监理方提供的服务包括档案数字化项目的全过程监控和协调两个方面。

档案数字化项目监理服务的对象主要是档案业务机构。监理方在委托合同的约束范围内，利用自身在档案数字化方面的专业知识、技能以及经验在委托方授权的前提下运用必要的实验、系统以及检测手段对档案数字化项目实施质量监管、进度控制。但监理方不能取代委托方的管理，档案数字化过程中的重大决策仍由委托方负责。

2.科学性。作为技术密集型服务，档案数字化项目监理必须遵循科学准则。档案数字化项目的复杂性、系统性对技术、组织管理提出了极高的要求，无科学的管理将无法保证档案数字化项目成果的质量。

档案数字化项目监理的科学性是其技术服务的属性所决定的，监理方的专业化水平提出了非常高的要求。专业的监理方需具备以下要求：具有组织管理经验的领导者，良好的职业操守、丰富项目经验和善于沟通的监理工程师队伍，健全的规章制度，先进的管理理论、方法以及手段等。

3.独立性。档案数字化监理服务的参与主体主要由委托方、监理方以及承建方构成，而三方的关系是横向的、平等的关系。作为独立的第三方，监理方根据委托方的需求，按照公正、独立、自主的原则对档案数字化项目实施的过程中承建方的行为、成果、进度等进行监理以期实现委托方的既定目标。

根据档案数字化项目监理独立性的要求，监理方要严格按照与数字化相关的法律法规、标准性规范文件以及三方的相关合同、方案为依据，使用自身独立的监理队伍，按照既定的计划、工序、技术、方法，独立地提供相关监理服务。

4.公正性。公正性是档案数字化项目监理最基本的职业道德准则，与独立性共同构成了档案数字化项目监理服务存在、发展的前提。监理方接受业主方的委托，应客观、公正地对数字化全流程进行监督，尤其是当承建方和委托发因数字化质量返工等意见不一致时，应提出公正、客观的意见。

作为独立第三方的监理方的公正性，应严格遵守相关法律和合同约定，维护业主利益，但亦不可损害实施方的合法权益；更不可违背职业操守与实施方串谋，损害业主利益。因此，选取公正、独立第三方，必须对第三方资质、利益关联进行审查。

（三）档案数字化项目监理服务的特点

1.专业化。档案数字化项目监理服务是档案数字化市场细分的产物。专业化是档案数字化项目建设的必然要求，是监理方存在和发展的根本。档案数字化项目引入档案中介服务方作为承建方，监理方利用自身的监理队伍以及专业化的监理知识为委托方提供专业、科学的服务。在未引入监理服务的档案数字化项目实施过程中，委托方与承建方在档案数字化项目的验收、沟通以及工期控制等方面面临人手不足、质检人员良莠不齐，质检数量巨大、质检手段原始等问题。档案数字化项目监理的出现，监理方专业的监理队伍、丰富专业的监理实践以及先进的监理手段与方法，弥补了以上存在的诸多不足。

2.服务对象的单一性。档案数字化项目监理服务的独立性与公正性要求监理方在档案数字化项目实施过程中保持独立的第三方地位。同时，服务属性又要求档案数字化项目监理方的服务对象只能是委托方，其服务的目标即为根据合同的要求实现委托方既定的项目目标。但是，档案数字化项目监理服务对象的单一性不能以牺牲承建方的利益为前提。毕竟档案数字化监理服务的监理方是承建方与委托方的桥梁，协调两者的关系也是监理方专业化服务的重要内容。

3.监理的监督性。档案数字化项目监理服务的产生的直接原因在于委托方对承建方的监督不足。监理方通过与委托方签订合同获取委托方授权监督承建方的项目实施，专业化的监理服务强化了监理方对委托方的监理需求。

监理方的监督性主要体现在对档案数字化项目承建方实施过程以及实施流程的监督、检查、验收以及协调。

4.准确、实时的监控及质检。监理对于项目进展及其中遇到的问题都能比较全面的掌控，对于提供准确、实时的监控创造了信息条件；监理掌握专业知识，对于项目质检有个全面、准确的评价。作为具有高度专业性的档案数字化项目监理方需要有掌握现代化技术的监理工程师队伍将委托方的需求转化为具体的监理方法、工作内容。档案数字化项目质量监控软件的设计体现了监理方的这一优势。

二、档案数字化项目监理服务的价值

（一）对委托方的价值

以二元主体的委托方数字化项目管理的质量控制的成本为例，其成本C1可用C1=f（h，t，c，…）表示，其中：C1为委托方成本，h为人员机会成本，t为技术水平，c为沟通成本。在此函数中，委托方在人员既定、质量控制人员抽取不影响服务正常运营为前提，那么：（1）委托方的成本必然面临自有工作人员失去为机构和社会服务的成本。如质量控制人员的抽取影响到委托方的正常运营服务，委托方人员选择自检的决策即为不优。（2）自检人员培训与熟练操作需要时间与工作量的支撑，同时自检技术采用手工操作必将降低质检效率；在资源既定的前提下，采购新的质检软件必将提高质检成本。（3）差错控制需要沟通，而沟通过程中极端的案例时有发生，沟通成本高昂。以上是建立在人员既定、委托方质控人员抽取不影响其服务为前提的，以数字化项目工程量不大为隐含条件。以百万元量级的数字化项目为例，抽检量为不低于10%，则抽检量为10万件，委托方必然面临庞大的压力。

而档案数字化项目监理的出现为数字化项目二元主体提供了新的助力。无论档案数字化项目量级大小，监理方的出现有效降低了委托方质检在人员、技术以及沟通方面的风险。首先，监理方专业的监理团队的介入减少了委托方人员在数量、职业素养的短板，不至于因人员抽取影响正常的业务开展；其次，监理方在质检技术上的优势改变了传统人工质检的低效率与质量无保证；再次，监理方为委托方与承建方提供了沟通缓冲，最大限度降低了双方的沟通成本。

（二）对承建方的价值

尽管档案数字化项目监理具有服务对象唯一的属性，但并不妨碍监理方实现对承建方的价值。档案数字化项目监理方的出现主要体现在通过实时技术监控实现实时纠偏、降低承建方与委托方的沟通成本、为承建方组织流程再造提供可行性建议等。

当然，档案数字化项目监理方对承建方最直观的价值在于项目进度的控制上。它通过实时质检等技术，让档案数字化项目监理对承建方形成项目倒逼机制，在强调质量控制的基础上强化委托方对承建方在进度上的制约。

三、档案数字化项目监理服务的内容和主要措施

（一）档案数字化项目监理服务内容

1.项目总控与合同管理。总控工作是档案数字化项目监理服务的核心环节之一。其工作内容包括三个方面。第一，方案的审核与确认。监理公司进行项目总控，必须明确档案数字化项目的总体目标，因此需要对委托方的方案予以确认。当然，监理服务控制的对象主要是承建方的实施与结果。所以，把握承建方的实施方案，也是必然的。第二，承建方实施组织计划的确认。第三，审核确认承建方的质控和进度计划。数字化合同管理的内容包括：协助业主签订数字化服务合同；跟踪检查合同的执行情况，确保承建（服务）单位按要求履约；对合同工期的延误和延期进行了解和说明，协助委托方处理项目实施的每个过程出现的合同变更、违约、索赔、延期、分包、纠纷调解及仲裁等问题。根据合同约定，对承建（服务）单位提交的付款申请，提出付款建议。

2.质量控制与进度控制。质量控制是档案数字化项目实施与控制的重点与难点之一。监理服务商的质量控制工作有三：一是对承建方数字化质量进行全流程监控；二是对委托方招标方案整体把握与实现；三是依据委托方的项目目标，对承建方成果进行实时与阶段性抽检。进度控制是档案数字化项目实施与控制的又一重点与难点。其工作主要有：进度分解审核；进度执行监督；项目纠偏。监理公司对承建方实施的进度进行控制时，通过先进的项目管理工具对实施进行全程、实时跟踪。

3.项目投资的控制与信息安全的管理。档案数字化项目资金监理主要体现在项目投资的控制，控制的内容包括：要优化项目实施方案，保障业主投入最优；监督承建方资金使用，发生偏离时提出纠偏建议。信息安全管理的内容包括：监督项目实施过程中的数据、档案的安全；督促实施方建立完善的信息安全保障机制。

4.项目信息管理与项目文档的管理。项目信息管理的内容包括：及时向委托方反馈项目进展的信息；建立文档收集归档制度，并督促承建方也建立执行相应的制度；沟通委托方与承建方，转发委托方的通知要求。项目文档的管理的内容包括：监理方应负责以下文档的编写：项目建设监理日记、月报(包括反映数字化需求处理情况)及项目大事记；项目协调会、技术研讨会等各类会议的纪要；阶段性项目总结、阶段性项目监理总结、各类监理通知。

5.项目会议制度与组织协调。项目会议制度的管理的内容包括：参与沟通协调委托方、承建方组织的相关会议，并形成各方签字的会议纪要；组织相应的协调会议、各阶段会议。组织协调的管理的内容包括：监督各方履行职责，协调各方的工作关系；建立畅通的沟通平台和沟通渠道，采取有效措施使项目信息在有关各方之间保持顺畅流通，积极协调项目各方之间的关系，推动项目实施过程中问题的解决；确立项目安全监督的工作目标。

（二）档案数字化项目监理服务的主要措施

质量控制与进度控制既是档案数字化项目实施的重点，同时也是项目实施的难点。档案数字化监理服务通过项目监督与控制、主动与动态控制的方法有效解决上述问题。

1.质量控制措施。针对档案数字化项目的特殊性，监理公司拟采取项目监督与控制的质量控制方法，降低项目质量失控风险。项目监督与控制是在流程控制过程中，实时纠偏的集合。文档的项目计划是项目全流程监控、沟通和纠偏的前提和关键。该过程包含两个目标：监控项目进展和管理纠正措施。监控项目进展以项目实施方案的实际实现情况为对象，对项目计划参数、实施实际进行评价的基础上，对项目实施过程中的质量参数、进度、成果进行监控。当项目实施结果偏离预期目标时，实施沟通、纠偏。

2.进度控制方法。项目的总体进度目标是：监理方以预订工期为参照，在确保项目实施的质量和安全的前提下，对项目进度进行实时动态控制，以确保项目如期完工。由于项目的进度控制是重点也是难点之一，监理公司应遵循进度控制的基本思路，拟采取以下进度控制方法，降低进度滞后风险：

（1）动态控制。通过检查—修正实施计划—实施—检查这样的定期循环，动态控制项目进度，及时修正计划或加大资源投入以使进度计划保持相对稳定的状态。

（2）主动控制。监理公司对项目的进度管理应采取主动预控的态度，要求承建方在制定项目进度计划时，要充分考虑项目进行过程中的风险及对进度可能产生的影响，审核承建方在项目上投入的资源是否充足、人员素质是否达到基本要求，并督促承建方采取适当措施，如设置里程碑间的缓冲期和加大项目投入资源，来保证项目进度的可控。

专业、科学、高效、公正、可控的监理服务是档案数字化市场细分的结果。档案数字化项目监理的引入为档案数字化项目的委托方和承建方搭建了桥梁。其以专业的监理队伍、丰富专业的数字化实践经验、高效的组织执行能力、先进的技术支持和完善的监理方案为档案数字化项目顺利完工，达成委托方的既定目标提供巨大的助力。作为档案行业新的服务形式，如何提升这一高效、专业的服务成为业界面临的新课题。

[1]屠跃明,等.关于档案数字化质量控制体系的研究[C]//创新：档案与文化强国建设——2014年档案事业发展研究报告集,2014.

[2]钟伦清.招标组织：档案数字化外包不容忽视的环节[J].广东档案,2015,(5).

G271

A

1005-9652（2017）02-0041-04

本文系广东省档案局科研项目《档案数字化监理运行机制与实现路径研究》（YDK-150-2016）研究成果。

李步德（1964-），广东南雄人，韶关学院档案馆馆长，副研究馆员，研究方向：高校档案管理，档案信息化，档案数字化等。

(责任编辑：虞志坚)