核电企业归档文件整理改革的现状、问题及建议

文 / 马哲文 纪红卫

国家档案局于2015年10月25日颁布的《归档文件整理规则》（标准号：DA/T 22-2015）与《归档文件整理规则》（标准号：DA/T 22-2000）相比，在适用范围上由纸质扩展到覆盖纸质和电子两种载体文件；针对的单位范围也增加了企事业单位，覆盖“各级机关、团体、企事业单位和其它社会组织”。在遵循《归档文件整理规则》要求的“简化整理，深化检索”大原则指导下，以中国核工业集团公司、中国广核集团公司为首的各级各类核电企业，按照“参照执行”的思路，先后编制程序在本企业文书档案保存的归档文件整理中实施改革，落实《归档文件整理规则》的精神实质。但是，在落实过程中却出现诸多需要解决的问题。

一、核电企业归档文件整理改革的不同状况

根据执行《归档文件整理规则》的深度，笔者将核电企业归档文件整理改革的状态大致归纳为如下几类：

首先，中规中矩型。这类型核电企业的共同特点是，在国家档案局《归档文件整理规则》和核电企业所隶属的中央企业相关细则颁布后，就开始考虑以编制内部程序的方式在本企业落地文书档案整理规则改革，核心是优化部分纸质环境下的归档文件整理流程，整理单位改“卷”为“件”。当遇到不理解的地方或执行中出现新问题，则习惯于向上请示，由上级给出建议或意见作为最终业务裁决。这类核电企业数量众多，在所有核电企业中占绝对优势。

其次，适当拓展型。这类型核电企业的共同特点是，在落地国家档案局《归档文件整理规则》和中央企业相关细则时，非常认可归档文件整理改革的“简化整理，深化检索”原则，根据自身文档工作特点，在征求上级意见后，适当拓展了按“件”归档整理的适用档案类别范围，改进了部分归档业务流程。这一做法实际上是考虑效率效益因素，对归档文件整理流程进行适当改进。

再次，固守观望型。一些文档人员已觉察到《归档文件整理规则》在诸多地方存在可以优化或改进的空间，其档案管理理念和整体业务水平已经领先于绝大部分国内企业，实施纸质文书档案整理改革，短时间内成本效益不明显，不如等其它单位再实践一段时间或上级将该规则进一步修改完善后再行考虑如何实施。

二、核电企业归档文件整理改革面临的问题

（一）归档文件整理改革的前瞻性不足

自国内引进和开建大型商用电站的上世纪八十年底中后期起，大亚湾核电基地、秦山核电基地、田湾核电基地的国内核电参建企业在文档管理模式、文档信息化实施策略、文档人才保障等方面一直远远走在国内其它行业的前列。这些企业在引进国外核电技术的同时，也引入了先进的文档控制和服务理念，建立了适合自身实际的核电企业文档管理模式，开创了一个属于自己的文档一体化时代。即使是这些核电企业，归档文件整理改革也是力度较小、针对的范围较窄、前瞻性不足，核电企业在二十年前就在逐步探索其中的许多问题，以此来引导核电企业各类归档文件整理改革重任着实乏力。

（二）归档文件整理改革的整体考量不充分

在一个以核电为主业的企业中，无论是运营公司、工程公司、设计公司、研究院，还是设备生产商、安装供应商、维修供应商等，其文书档案在数量上一般占5%—20%，科技档案和专门档案在数量上一般占到80%以上。从工作量上说，文书档案整理规则改革的矛盾不是核电企业归档文件整理规则改革所面临的主要矛盾。涉及到科技档案、专门档案的归档文件整理改革和涉及到文书档案的归档文件整理改革更为重要和更有现实意义，且有主次之分和先后之别。例如，承包商提交的一台设备的电子制造完工报告常常由几百份以上文件组成，在归档整理中如何利用文件控制的基础合理组成案卷，如何保证纸电介质内容，《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）等行标给出的答案或者操作起来过于复杂，或者就是“可参照本标准执行”[1]。所以，核电企业实际上更需要的是整体性、能涵盖文书档案、科技档案和专门档案的归档文件整理改革。

（三）归档文件整理改革的简约性不够

实施《归档文件整理规则》的核电企业发现，文书档案整理中少了拟写案卷题名、案卷装订等环节，但多了按“件”盖归档章和按“件”装订的步骤，仍然存在繁琐的程序和可以进一步简化的空间。总体上讲，核电企业文书档案的归档文件整理效率有所提高，但与改革的期望值仍有距离。如果考虑原生性的电子文件归档整理，从核电企业科学管理和成本效益角度讲，纸电双套制有无更好替代策略、以电子文件为主的工作文件能否再次采用简便的纸质文件归档整理方法、纸质文件归档整理的流程和装订方法是否存在其它更为简单的操作途经等问题需要得到正面回应。这表明，核电企业正期待着一场更为简洁的归档文件整理改革。

三、核电企业归档文件整理改革的具体建议

如果说《归档文件整理规则》的出台是继1930年代“行政效率运动之后文档工作的第二次变革”[2]的话，那么信息化背景下针对所有档案类别范围的归档文件整理改革则是我国文档工作的第三次变革。

（一）明确归档文件整理改革的目标和任务

核电企业归档文件整理改革是一场全面的改革，立足于核电企业以电子文件为主要工作文件这一基本前提，目标是针对核电企业所有类别档案的归档文件整理深度改革，核心任务是在统筹所有档案类别的归档文件整理大范围变革，在信息化环境下实现文档业务流程重组，在归档文件整理的方法体系上不断改进。这需要在征得档案行政管理部门及上级企业主管部门同意后，在各类核电企业选择试点。从标准化复制实施、快速部署的角度讲，尤其要在实施多基地项目管理的工程公司和实施群堆模式的运营公司试点。我们要对各类试点核电企业编制实施方案固化上述目标和任务，并根据责权利对等的原则，协调企业内部的文件形成部门和相关核电承包商参与。

（二）统筹所有类别的归档文件整理改革

从成本效益的角度讲，核电企业更需要的是整体性的归档文件整理改革措施。针对产生数量较少的纸质文书档案的归档文件整理改革，属于零打碎敲式的业务优化动作。不解决核电企业文档管理的主要矛盾，就难以真正提高文档工作的整体效率。在奉行“按程序办事”的核电企业，为了统筹所有档案类别范围内的归档文件整理改革，最好的办法是通过试点核电企业编制程序的方式落实改革意图，同步考虑文书档案、科技档案和专门档案的归档文件整理改革。当然，我们在程序体系中需要考虑各类档案整理规则的普遍性和特殊性，力求实用为先。信息化程度高的核电企业可以通过程序方式同步推动文书档案、科技档案和专门档案的归档文件整理改革。核电行业应该尽快落实编制和出版《核电企业归档文件整理规则》。

（三）不断改进归档文件整理的方法体系

为了实现试点核电企业归档文件整理改革目标，我们只有按照实用、简洁的要求，在归档文件整理的方法体系上不断改进，才能找到落实改革任务的基点。其一，在档案实体分类方案修订中，我们需要根据核电企业信息化要求，增加一级类、二级类、三级类的数量，为每个部门、项目形成的不同职能归档文件找到一个档案分类表上的归属。其二，研究打通文号、档号通用的可能，进行档号套用文号、文号代替档号或者建立文档号的尝试[3]，赋予最低一级类目文件所在档案类别的档号。其三，规范元数据项目的设置和配置规则的使用，明确文档全生命流程中各业务人员、文档人员的角色设置和责任分摊，提高元数据著录效果的使用效率，达到一次著录、多次使用的效果。其四，以电子文件为主要工作文件方针确定后，在信息化手段尚不能保证电子文件归档整理绝对安全的前提下，在《核电厂质量保证记录制度》（HAD/003-1991）等核安全法规没有依据信息化形势正式认可电子文件的证据价值之前，在试点核电企业中不能轻易否定“纸电双套制”中的那一套归档文件整理方法。所以，在归档文件整理的方法体系中，在主导电子文件归档整理流程不断优化的前提下，我们可以尽量简化但不宜取消或过度弱化纸质和其它载体档案的归档文件整理力度。

[1]国家质量监督检验检疫总局,国家标准化管理委员会.科技档案案卷构成的一般要求(GB/T 11822-2008)[EB/OL].http://www.ordosda.gov.cn/daggz/daly/201610/t20161013_1785727.html.

[2]王静.对以“件”为单位立卷方法改革的思考[J].山西档案,2001(4).

[3]纪红卫.国内核电企业文号档号配置一体化的措施及反思[J].档案与建设,2015(2).