转型发展背景下会计档案管理的问题与对策

文 / 樊燕萍 邢晓强

当前，以手工凭证为主、电子信息化为辅的会计档案管理方式存在着效率低下、费用高昂、不能完全满足管理需求等问题，难以在经济决策层面发挥应有的指导功能。伴随着经济社会的转型发展、信息技术的飞速进步以及经济主体的现实需求，全社会对会计档案管理工作的改革创新提出了更高层次、更加迫切的要求。

一、转型发展环境下会计档案管理存在的问题

第一，重视程度不够。治国理政，关键在人。作为各企事业单位经营管理核心工作的财务管理工作亦是如此。会计档案管理作为财务管理工作的基础，重要性不言而喻。尽管近年来会计档案的重要性逐渐被企业管理人员所认识，但这种认识是被动型的，目的是应对审计、税务稽查以及各个环节的检查，主动层面上的支持力度依然不足。例如，在转型发展中，为了响应国家“三去一降一补”的政策号召，许多企业进行了兼并重组。在此过程中，个别领导认为会计档案只要有地方存放就可以了，而存放地是否达标就不闻不问了。这导致部分会计档案损坏现象时有发生。大多数企业领导只重视单位的经济效益和运行机制，对企业会计档案的管理缺乏应有的重视。他们把财务工作过程中大量文件材料的汇集、整理和归档看作是一件费时费力的事情，只注重内部财务项目的实施，以为只要夯实了会计基础工作，档案工作便水到渠成。这种错误思想导致企业的档案规范化管理出现严重的偏差。

第二，规范化程度不够。新《会计档案管理办法》于2016年1月1日起施行。它的颁布对会计档案管理的规范化具有重要意义。在《办法》施行后，许多行政事业单位、企业都对照标准进行了整改。但目前仍有个别大型企业的分公司、子公司各自为战，数据分散，给总公司统一规划部署造成了许多不便。与此同时，小微企业作为活跃市场经济的重要力量，在经济下行压力的影响下，由于其“小”的特点，可能存在着因为会计机构不健全、忙于应对激烈竞争而忽视会计档案管理的一些问题，如会计凭证填写混乱、账册装订不规范、会计资料不完整、缺乏专门的会计档案管理制度、无专门人员进行会计档案管理、权责不明确等。这些问题对企业会计信息的安全性产生了或多或少的影响。诚然，会计档案规范化管理对于小微企业来说需要付出一定的成本，尤其是自身财力本来就紧张的企业会更加忽视这方面的工作，无形之中阻碍了企业的持续成长。

第三，专项管理费用不够。就目前转型发展中因兼并重组形成的子公司、分公司众多、结构复杂的超大国企而言，会计档案管理专项经费的数字可能惊人却效率低下，同时也造成了一定的浪费。就行政事业单位而言，个别单位存在会计档案管理方面设备、设施、人员方面的投入不够到位的现象。就小微企业而言，它们多忙于应对激烈的市场竞争环境，对会计档案管理方面的投入可谓是能少则少、少之又少。

第四，管理信息化程度不够。目前会计电算化、ERP等企业信息化工作开展顺利，但会计档案管理要实现全面的电子化、信息化仍有相当长的路要走。企业中的会计业务任务重、流程多、文件生成量大，因此电子文件和档案管理问题尤其突出。近几年纸质会计档案增长明显，现有的传统管理方法使一些企业不堪重负。会计档案等档案的存放保管占据了相当大的空间，电子档案打印成纸质存档会产生高额打印费用。一方面，仍然存在着个别税务机关、银行只认纸质资料而不认电子资料的障碍。另一方面，建设一套电子化档案一次性费用较高，也造成了一定的阻碍。另外，由来已久的会计记账习惯，导致人们对电子会计资料备份的重视程度不够。

第五，管理人员的综合水平不够。电算化会计档案需在一定的系统内完成，大多数会计档案管理人员多为会计从业人员，他们所掌握的软件安装、升级等方面计算机知识欠缺，这在一定程度上导致电子数据的损坏或丢失。近年来，随着各企业信息化进程的推进，尤其是ERP项目的实施，会计人员的工作量无形中加大。这要求会计档案管理人员成为复合型专业人才，适应瞬息万变的时代。

二、转型背景下完善会计档案管理的对策

（一）提高思想认识，强化制度建设和法律法规的落实

财政部与国家档案局联合印发《会计档案管理办法》后，各地各单位应提高对会计档案管理的重视程度，领导者需要从对企业、对国家负责的高度，提纲挈领地完成好本单位会计档案管理的工作。各单位应当结合最新《办法》制定符合自身实际的制度，完善制度方面存在的漏洞，做到职责明确、目标清晰，在提高工作效率同时保证工作质量，使本单位的会计档案管理工作在制度框架下有序地开展。建立相应制度后，企业档案管理部门应该使用科学合理的手段，保证会计档案不丢失、不损毁、不泄密。会计档案管理人员应当强化会计档案信息化意识，树立现代会计档案管理和利用意识，逐步使会计档案从传统“馆藏”向信息化过渡，充分发挥会计档案信息化在经济发展方面的重要作用。

（二）适当增加会计档案管理投入，推进会计档案管理的信息化建设

面对30年的保管期限，仅仅做好纸质档案的保管是不够的。原始会计凭证是对经济业务来龙去脉的反映，年限越长，原始凭证保管难度越大，而一旦无法查阅，后果将不堪设想，我们必须把数量庞大的原始凭证制作成电子数据。会计档案管理的信息化建设需要资金支持和技术支撑。首先，加强基础性设施建设。这要求配备先进的会计电算化系统和达标的档案存放地，以满足会计档案管理软硬件设施的需要。其次，积极探索会计档案信息化和网络化的路径，利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，利用计算机系统进行管理，形成一个结构化的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。这种模式不仅能够节约保管费用，节省占地空间，提高经济效益，而且能够增强档案原件保护，让档案的使用更加安全。再次，研究适合会计电子档案可备份、易查询、防篡改的制度。企业会计档案部门可以编制或采购会计档案检索工具，使信息利用者通过这些工具可以快捷地检索自己需要的信息。

（三）注重从业人员培训的全面性与长效性

这要求提高会计档案管理人员的认识。目前大部分单位和企业缺乏专业的会计档案管理人员，档案管理人员多数是由财会部门人员兼任。在这样的情况下，财会人员的工作负担加大。但是，财会人员仍应当本着对企业负责的态度认真完成档案工作。同时，会计档案管理部门应督促管理人员提高认识，从而保证档案管理工作的质量。一是要重视会计档案管理人员技能的全面性培养。会计档案管理人员必须先通过会计档案的理论知识学习。会计档案管理人员只有成为集会计专业知识、档案专业知识、计算机专业知识、全面法律意识以及良好职业道德素养为一体的复合型人才，才能在信息化建设浪潮中立于不败之地。二是要重视长效性的培养。这要求通过及时和经常的培训，促使会计档案管理人员掌握前沿的档案管理专业知识。

各会计档案管理工作的主体单位应该结合本单位实际，加大对会计档案管理专项经费投入，应用安全高效的信息化技术，提高会计管理人员综合素养，全方位构建完善的会计档案管理体系，充分发挥会计档案对经济社会转型发展应有的作用。

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