高校科研档案分级管理模式探究

文 / 赵红霞

高校科研档案应用分级管理模式是符合档案工作实际的基本原则。我国于1987年出台的《中华人民共和国档案法》规定，档案工作实施统一领导、分级管理，也就是国家的所有档案分别由各级各类档案保存机构集中管理，全国档案工作在各级人民政府领导之下，由各级档案管理单位实施统一分级管理。这不仅有助于提升档案的安全性和完整性，而且将极大地提升社会各界对科研档案的高效利用。然而，现阶段高校科研档案的分级管理模式仍存在一定缺陷，如高校科研档案管理制度欠完善、各学院档案管理水平未适应两级管理体制、高校科研档案归档工作难度大且范围不明等。我们必须完善分级管理模式，不断提升高校科研档案分级管理效率。

一、高校科研档案分级管理现状

高校科研档案指的是高等学校各院系、部门以及科研机构在科研申报以及管理工作中产生的具有应用价值、保存价值的文字材料和音像材料。高校档案分级管理模式是指高校对档案进行分级管理。我国各种高等院校分校和独立综合性高校数量较多，此类院校各种科研档案均开始实施分级管理模式，使高校科研档案更具使用价值。因此，该模式最突出的优势在于管理灵活，职责明确，档案使用方便快捷。

现阶段高校科研档案分级管理中，多数高等院校都已制定提升档案管理质量的规章制度，从校级、院级、个人三级入手，切实强化校级和院级管理，并致力于提高个人归档的积极性。一方面，各大高校对科研档案的分级管理工作均给予高度重视，给予一定政策支持以及经费支持。另一方面，二级学院积极配合学校积极开展科研档案分级管理工作，在高校内设置专人负责档案的催交、收集和整理。除此之外，广大教师群体也充分意识到归档工作的重要性，并积极参与此项工作中[1]。

然而，现阶段高校科研档案分级管理中仍存在一定不足，如当前收集整理的科研档案中文字材料较多，光盘、磁盘、图表、照片以及录像较少；科研档案存档后利用率低，有些存档没有意义，大部分档案只存不用；总体而言，大部分高校科研档案管理的数字化、网络化建设不足。此外，因为科研档案归档工作缺乏制度保证，高校在科研管理机构设定岗位过程中，未将归档工作列入个人岗位职责，直接导致部门科研管理人员责任心不强，无法主动完成归档工作。大部分科研档案管理人员都是以兼职的身份完成归档工作，缺乏系统的档案专业知识，这对科研档案分级管理质量造成了一定的不良影响。

二、高校科研档案分级管理中存在的主要问题

虽然高校科研档案的分级管理在一定程度上提升了科研档案的管理效率，但依旧存在着亟待解决的一些问题。

（一）高校科研档案分级管理制度欠完善

《科学技术档案管理暂行规定》明确指出，科研档案是科研管理中不可或缺的关键要素，必须充分体现于科研管理工作中。但当前高校科研档案分级管理制度仍不够完善，其中有部分规定过于粗糙，不够细化，不利于高校科研档案工作顺利展开。高校科研档案管理制度之所以欠完善，主要由于高校档案部门对各学院科研档案业务管理模式监督和指导不到位，未对这项工作给予足够重视，许多有价值的科研档案资源随之流失，且档案资源和档案需求矛盾时有发生。

（二）科研档案管理者的档案意识亟待提升

现阶段，高校很多科研档案管理者工作态度不端正。由于高校科研档案管理者的档案意识较低，严重降低了科研档案的分级管理效率，很多科研档案也没有被及时归档整理，导致科研档案资源无法充分记录和反映科研项目活动的全貌，也无法充分反映出一所高校的整体学术水平，有效地开发利用高校科研档案资源更是无从谈起。

（三）高校科研档案的归档工作范围不明确

科研档案管理人员在实际的档案管理中，通常会觉得科研档案归档工作难度较大，导致一些高校科研成果、获奖情况、专利以及科研专著等材料难以及时完备存档，科研档案归档范围也不够明确。多数高校在制定属于自身文件材料归档范围时，并未将各学院产生的有保存价值文件材料融入于归档范围，使得高校档案部门在很长时间内都忽视了各学院档案工作[2]。导致高校科研档案的归档工作难度增大的原因主要有两点。一是很多高校的教职工为了自身工作的便利性，通常将相关科研成果以及获奖具体情况进行自我保存，以备不时之需。二是由于有些高校的科研部门会统一办理关于科研成果登记及受理工作。倘若需要使用某位教师的专利原件，就必须通过借阅制度实施办理，程序较为复杂。

（四）档案管理水平未能适应两级管理体制

两级档案管理体制是指在高校设置档案处或高校下属职能科室设置二级档案的档案室，一级和二级档案机构属于业务监督、指导关系，均由高校统一领导。按照学校的规章制度和高校集中统一管理档案的规定，它们各司其职，做好科研档案的立卷、归档以及利用等工作。然而，许多高校科研档案处于堆积如山，无人整理的状态，校内类型丰富的活动档案无人收集，流失浪费的现象较为普遍。各学院档案管理工作呈现出缺乏工作规范、无视管理制度的无序状态，上下级档案管理部门之间并未做到相互监督和相互指导。所以，各高校科研档案管理水平与两级管理体制的要求不相适应，甚至成为当前档案两级管理背景下高校科研档案管理工作发展的阻碍[3]。

三、完善高校科研档案分级管理模式的对策

高校科研档案分级管理模式是指高校科研档案工作由学校统一领导，进行分级管理，学校所有科研档案分别由学校档案馆、各学院档案室集中统一、分级、分层管理；在以往管理的基础上，重点做好各学院档案分类、归档范围以及保管期限的划分，明确学校档案管理保存范围，构建完善的学院档案管理体系。

（一）建立科学合理的科研档案分级管理制度

在理论层面，我们只有做到与国务院发布的《科学技术档案工作条例》的归档要求相符，才能对高校科研档案管理模式进行明确规范。在实践方面，建立制度必须以管理前沿科研管理工作者的意见为依据，加强沟通以及协作，保障科研档案分级管理制度的制定及落实在民主决策中进行，从而提升科研档案分级管理效率，促使档案管理工作者的积极性不断攀升。

我们必须合理定位档案馆的性质和职能。这要求明确高校档案管理机构的主要构成，依据《高等学校档案管理办法》的相关规定，从服务范围以及服务对象两方面，针对学校档案馆及各院系档案室进行科学定位。学校档案馆科研档案主要服务于全校所有部门、全体师生及社会各界人士，而各档案室主要服务对象是学院多项工作需求以及其他有关人群[4]。

（二）提升科研档案管理者的综合素质及归档意识

档案馆应当对科研档案管理人员进行专业的培训，并加强保密意识，从而提升高校科研档案的分级管理水平。首先，科研档案管理人员要积极参与档案专业绩效教育，熟悉科研工作的流程，主动参与档案归档工作。其次，科研档案管理人员需要加强自身的修养和职业道德教育，严格遵守工作纪律和保密工作。除此之外，科研档案管理人员还要强化档案服务意识，培养爱岗敬业、无私奉献的精神，养成端正的工作态度、高度的责任心，以更好地服务于高校科研档案的分级管理。

（三）科学划分档案室保管范围

在高校科研档案中，高校教职工科研成果占据重要地位。提升教职工的归档意识，能够对高校科研档案分级管理模式的完善起到重要促进作用。广大教职工们应当自觉上交重要科研材料进行存档，相关档案管理者和基层档案员也应当大力提升归档意识，对学校下达的文件进行解读分析，从中筛选出有效信息[5]。

我们应当科学合理地划分高校档案馆以及档案室的保管范围及保管期限。在院校两级管理体制下，高校科研档案分级管理模式的难点及重点集中体现在保管范围和保管期限的划分方面。我国出台的《高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》对这两项指标均做出了详细的规定。各大高校应当依据实际情况，以科研档案管理标准为依据，制定出档案室自行保管科研档案的归档范围、整理分类以及著录细则，让科研档案分级管理模式能够有规可循[6]。

（四）构建档案资源共享平台

在网络信息时代，高校应当用发展的眼光来进行科研档案分级管理。在具体工作中，我们不仅要收集传统纸质材料，而且应注重综合运用计算机及网络技术，收集相应电子文档进行妥善保存，进而实现现代化管理，使科研信息查找更加方便。

在管理体制方面，高校档案管理人员不仅要对各学院的科研档案资源收集管理工作给予高度重视，而且需不断提升档案使用效率，把各学院科研档案工作纳入学校档案工作整体范畴中综合考虑。在监督指导方面，我们可建立学校科研档案馆和各学院档案人员的交流平台，如QQ群、微博以及微信平台等，不定期地对各学院的科研档案进行全面的调查研究。在档案宣传方面，我们可以灵活运用校园网、大学学报、校园广播电视以及QQ、微信、微博等新媒体进行大力宣传，强化广大教职工心中的档案意识[7]。在科研档案资源查询方面，我们应当灵活运用电子信息化技术，对教师论文进行电子保存，还要提供比纸质版本清晰度更高的电子文档，以供教师随意使用。在合作机制方面，我们要做到共建共享，互相补充。学校档案馆以及各学院档案室应当合作建立档案资源共享平台，让所保存的科研档案互相补充，最大程度地满足院校两级管理体制下学院对档案的需求[8]。

[1]史向云.论图书出版档案管理的功能及强化[J].出版广角,2015(11):52-53.

[2]王晓荣.高校学生党员档案管理困境及优化路径探析[J].山西档案,2016(1):106-108.

[3]王玉玲.高校档案机构职能延伸的困境与出路[J].档案学通讯,2013(2):81-84.

[4]曹勤民.从“独享”走向“共享”——论高校档案信息资源社会价值的实现路径[J].档案学通讯,2012(5):49-52.

[5]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学,2012(2):254-258+263.

[6]颜海.档案学专业本科人才培养方案的重构——基于“图书馆、情报与档案管理”国家一级重点学科平台[J].档案学研究,2016(2):36-38.

[7]莫碧泉.高校科研档案归档及其相关问题浅析[J].兰台世界,2014(2):74-75.

[8]李娟,许雯倩.基于数据共享技术的高校科研档案管理平台的构建[J].山西档案,2015(5):75-77.