民营企业档案价值研究

■代阳

民营企业档案价值研究

■代阳

本文以民营企业档案价值为研究对象对我国民营企业档案和档案工作进行了研究。分别阐述了民营企业档案价值概述、阻碍民营企业档案价值实现的因素以及挖掘民营企业档案价值的策略三个方面的问题。揭示了民营企业档案和档案工作的现状及存在的问题，并针对存在的问题提出了切实可行的建议，对挖掘民营企业档案价值、提高档案工作水平具有借鉴意义。

民营企业档案 档案价值 现状策略

一、挖掘民营企业档案价值的意义

1.档案给民营企业创造经济效益

民营企业以盈利为目的，档案是围绕着民营企业一系列经济活动产生的，档案从形成之日起即带有经济色彩。民营企业档案多以科技档案为主，其中包含对新的生产技术、生产方式的改革与创新及科学研究成果等，能直接表现为出经济效益，或能在一定条件下产生经济效益。[1]

2.档案为民营企业法律事务提供证据

民营企业档案之所以能表现为证据力，是因为档案具有原始记录性。原始记录性是档案区别于图书、资料的本质特征，是档案最原始、最基本的属性。民营企业在经营过程中难免会遇到法律纠纷，此时，利用档案举证能够最直接、最有力地说明权益的归属、事件的真相。档案中反映出的情况是真实的记录，在企业遇到纠纷时即成为天然的证据，捍卫企业合法权益，这体现了档案的凭证价值。

3.档案促民营企业精细化管理

民营企业平稳度过初创期后，便会着力于企业管理水平的提高，力图使用现代化管理手段谋求企业的长远发展。档案记载了民营企业经营、管理的各项事务，反映了企业各项管理水平的真实状况。通过对档案的分析研究，可以明确了解到民营企业管理活动中存在的具体问题，使企业结合实际情况选择实现精细管理的方法和手段，促进企业实现精细化管理。同时，民营企业决策科学是管理精细化的一部分。通过对档案中反映的信息对过去的经营情况、生产能力、人才储备、技术水平等方面进行综合分析，有利于保障企业制定科学决策，实现精细化管理，这是档案参考价值的表现。

4.档案助民营企业文化代际传承

据统计，我国民营企业中家族企业占比超过90%。相关资料显示，家族企业的平均寿命仅有24年，这正是家族企业创始人的平均工作年限。大约只有1/3的家族企业能传给第二代，2/9能传给第三代。[2]数据表明，家族企业的代际传承是否顺利直接影响着企业能否继续持续稳定发展。

家族企业以亲情为纽带，创始人把企业交给子女或兄弟，子承父业、兄弟相袭地一代一代传承下去。在传统家族企业法人代际传承时，往往需要通过口口相传来从上一任法人口中了解企业经营状况、人才结构等情况。这种口口相传的弊端是显而易见的，若前任法人没有把企业基本情况完整、详细的表达出来，或继任法人没有完全接受前任法人传授的信息都会导致继任法人对企业信息掌握不透彻、影响决策制定，造成企业损失甚至把企业推向死亡。

档案就是打破家族企业代际传承中存在的信息壁垒的有力工具。档案是固化的、客观的信息载体，是企业各项经营活动的活化石，真实地反映了企业的基本情况。利用档案可以有效帮助企业顺利完成代际传承，避免企业传承后遗症的发作。

二、阻碍民营企业档案价值实现的因素

1.档案意识薄弱

档案意识是指人们对档案和档案工作的态度及认知程度。民营企业对档案和档案工作的认知和态度直接影响档案管理从收集、整理到利用的各个环节，最终影响档案工作的质量和档案价值的实现。民营企业最显著的特点就是企业法人的“以我为主”，民营企业法人的认识水平深刻影响着企业的档案工作。换句话说，民营企业档案工作水平的低下归根结底是企业法人的档案意识薄弱。

档案本身的经济效益较为隐蔽，常常需要通过一定转化才能表现出经济利润。且这种经济价值不太容易量化，使得档案工作与企业经济利益不存在直接联系，产出不明显。投入产出比较低，直接导致企业法人忽视档案的重要性。

在家族企业中，法人多认为档案中包含重要的商业秘密，档案的私有意识强烈，不愿意让“外人”接触档案，害怕非家族成员对档案的管理会泄露商业秘密，导致档案收集困难、归档率低，最终影响档案价值的发挥。

2.文件形成阶段管理水平较低

档案的形成以文件为基础，文件的管理水平直接影响着档案工作的质量。若文件形成阶段的管理水平较低，那么毫无疑问，这会对档案和档案工作产生巨大的消极影响。

（1）缺乏科学有效的文件管理制度

部分民营企业缺乏成熟、科学、切合实际的能够用来规范企业文件的形成、流转、办理、归档的制度，或企业有制度但并未得到有力地贯彻执行，致使企业文件工作散乱无序、呈现随心所欲的状态。同时，在缺乏制度约束的情况下，很容易滋生“文件私有”[3]的意识，即认为部门经办的文件是本部门的私有财产。法人拒绝把自己认为重要的文件移交给档案室，员工离职带走、损毁文件，直接影响档案收集工作的正常开展，在一定程度上给企业建立了信息壁垒。

（2）文件价值低

常言道“巧妇难为无米之炊”。档案价值的大小在一定程度上取决于文件价值的大小。民营企业对文档工作重视程度较低，管理缺位，导致企业形成的文件不规范、不专业、文件质量较差。另一方面，部分民营企业法人认为企业文件涉及商业秘密，为防止泄密，会刻意减少文件的数量，在企业发生重要经营活动时不产生、或产生较少的文件，使得文件数量较少。涉及民营企业重大经营活动的文件数量较少，其中部分核心文件因员工流动而遗失或被法人收藏，兼之文件质量本身较差，这就使得文件价值低下。

（3）民营企业档案工作缺乏强有力的领导

《中华人民共和国公司法》中明确规定了企业档案归企业所有，企业档案属性与企业属性一致。民营企业是私人所有的，即民营企业档案是民营企业法人的私有财产。在我国相关法律法规中，没有任何一条法律条文使用民营企业档案工作“必须”做到什么的强制性字眼，凡是涉及到民营企业档案工作的部分几乎全部使用“应当”、“有义务”等指导性的词汇。[4]鉴于民营企业档案的特殊性，国家档案行政管理机关没有把民营企业档案纳入国家档案管理体系，没有动用行政手段强制规范民营企业档案工作。

另一方面，部分民营企业法人在意识层面过分夸大了民营企业的特殊性，拒绝接受国家统一的档案行业标准，狭隘地认为国家标准就是国有企业的标准。与此同时，民营企业档案工作整体水平较低，暂时还无法提出科学、行之有效的“民营标准”。他们无法认清行业标准其实是经得起实践检验的、行之有效的科学规律，一味地抵制国家标准，担心接受国家标准就会导致民营企业“国企化”。

（4）档案部门人力财力不足

近年来，随着信息技术的不断发展，电子文件的数量呈现爆炸式增长，随之而来的就是档案数量的几何级数增加。档案工作任务愈加繁重、压力不断上升，但档案管理员数量和档案部门预算并没有增加。据调查，许多民营企业档案工作都是由行政部门某一员工兼职管理或有且仅有[1]人专职管理，档案管理员往往身兼多职。经费短缺、人手不足，难以维持档案工作的正常、有序开展。

三、挖掘民营企业档案价值的策略

民营企业档案工作中尚存在诸多问题与不足，若不能及时、认真地解决问题、弥补不足，将难以持续推进档案工作的正常开展，难以实现档案价值，最终影响民营企业的可持续发展，不利于我国国民经济的协调稳定发展。民营企业应针对目前存在的问题，制定切实可行、符合实际的方法与策略，才能从根本上扭转困境、实现档案价值最大化。

1.提高法人档案意识

当前导致民营企业档案工作难以开展的关键在于法人档案意识薄弱。提高法人的档案意识最直接、最有效的手段莫过于用事实说话。民营企业档案部门可统计挖掘企业档案价值的较为生动的典型实例，运用档案给企业带来巨大收益的实际案例来提高法人的直观认识，使民营企业法人能够真实地感受到挖掘档案价值在调整企业战略、构建营销网络、提高研发能力、解决纠纷等企业经营活动的各方面发挥的重要作用。让民营企业法人看到挖掘档案价值带来的巨大收益才能从根本上引起法人对档案和规范化的档案工作的重视、提高档案意识，增加对档案工作的投入力度、提高档案部门的待遇。[5]

2.加强档案队伍建设

民营企业要充分开发利用档案信息资源、深度挖掘档案价值，必须相信人才、依靠人才、重视人才，利用档案人才的专业知识和判断来指导档案工作。只有“人和”才能带动民营企业档案工作的规范化、科学化、专业化。这就要求民营企业为档案部门引入专业化人才，聘请科班出身、具有实践经验的人来管理档案。同时，提高档案管理人员的待遇，完善奖励机制，鼓励档案管理人员参与民营企业的管理活动，激发档案管理员的工作热情。

3.健全档案制度

开展制度建设是做好每一项工作的基础和保障，民营企业档案工作也需要从制度层面抓起。建立和规范切实有效的文件管理制度、档案管理制度，完善档案监督体系，降低在档案工作中可能产生的各种风险，避免档案工作的停滞不前给企业带来的损失，是保障民营企业档案工作健康有序发展的需要，也是目前民营企业想要充分挖掘档案价值为企业服务必须解决的现实问题。

4.加强档案信息化建设

现阶段民营企业档案多采用纸质档案与电子文件并存的“双套制”管理模式。但是随着办公自动化、企业资源计划、企业管理信息系统等软件的广泛应用，电子文件的数量和地位持续攀升，许多纸质档案仅仅是为存档而形成的，传统以手工整理为主的档案管理模式已经无法满足现代民营企业快捷、高速的档案利用需求，加强民营企业档案信息化建设势在必行。为保障民营企业档案价值的顺利实现，企业应尽快实现档案信息数字化、网络化。

民营企业档案符合档案的一般价值规律，对民营企业甚至社会有着巨大意义。目前民营企业档案工作尚存在档案意识、文件管理水平、档案管理水平等方面的不足，民营企业应及时解决档案工作中的问题，切实推动档案工作的顺利开展。挖掘民营企业档案价值，应成为民营企业档案工作者的基本工作方向，不断改进工作方式、方法，开发民营企业档案价值，力争实现档案价值最大化为民营企业发展服务。

[1]高晓霞.试谈企业档案的信息利用价值[J].兰台内外，2015(1):60-60.

[2]刘彦文，张晓红.公司治理第2版[M].清华大学出版社，2014:12-50.

[3]高单飞.民营企业档案工作管理体制的现状及创新[J].兰台世界，2009(12):51-52.

[4]张世林.企业档案资产和所有权分析[J].档案学通讯，2011(2):29-31.

[5]周妍.民营企业档案指导工作要“民营化”[J].黑龙江档案，2012(5):28-29.

作者单位：四川大学公共管理学院