档案库房管理工作法新探

文·王晓华

档案库房管理工作法新探

文·王晓华

档案库房管理是档案馆工作的一项重要职能。安全、科学地保管好馆藏档案，是档案馆开展一切工作的基础保障。长期以来，青岛市档案馆档案管理处工作人员秉承“慎思、慎密、慎微、慎行”的工作理念，坚持制度一应俱全、账目一清二楚、调卷一呼即应、整理一丝不苟、卫生一尘不染、安全万无一失的“六个一”工作标准，在库房精细化管理上狠下功夫，积极研究探索工作新思路新方法，不断强化和规范档案库房管理工作。

2006年，通过工作实践，摸索总结出“左抽右取调卷法”“盒装档案倒置法”“保密档案两步审核法”“预排归卷法”“档案排列取齐法”“三指清点法”等十个简单实用的工作技能小窍门，在青岛市档案系统业务技能竞赛中，被命名为“档案库房管理工作法”，并受到国家档案局、省档案局领导及各地档案同行的肯定。随着工作的不断深入，又经过十年来的不断探索实践，档案管理处工作人员针对实际工作中开展的档案接收数据审查、档案登记、档案借阅、档案保护、职责意识等业务环节进行研究归纳，创新总结出“档案库房管理工作新十法”，进一步提升档案库房管理科学化、规范化水平。

一、接收档案实体及数据审核法

接收档案实体及数据审核法，即档案管理处、数据资源处分别对接收进馆的实体档案和相对应的电子档案数量、条目进行认真审查核实，确认无误后，办理移交接收手续。由于实行了进馆档案质量检查验收与档案业务监督指导职能合一、标准一致的做法，将档案质量问题解决在进馆之前。所以在档案接收进馆时，档案管理处、数据资源处只根据全宗指南及归档文件目录，逐卷（件）清点核对实体档案数量，核对相应的电子数据。进馆实体档案数量少时，由分管相关库房的人员清点；数量多时，档案管理处组织全体人员集中清点。档案经清点核对，确认准确无误后，与移交单位办理交接手续。档案管理处组织实体档案上架保管，数据资源处接收上传电子数据。这样既保证了进馆档案质量，简化了接收工作程序，又提高了工作效率。

二、档案总登记编制法

档案总登记编制法，即一是对旧式档案总登记簿形式内容进行改进完善，在保留全宗号、全宗名称、收入时间、所属年度、保管期限、备注等项目基础上，增加“文据编号”“入出库性质”“登记人”等项目。二是每个库房配备相应的簿式总登记簿，各库房专人负责，以流水帐形式随时记录新接收进馆的各类档案情况。随着档案数量的不断增加，实施档案分类分库、专人管理，形成多库、多人分头登记统计的管理模式，因为计算机管理系统虽然解决了通过簿式登记的叠加计算、数据库可自动统计问题，但依然做不到对各库房馆藏档案的实时掌控。同时为保持统计记录的原始性，手工记录总登记簿还应继续保留，因为这既是馆藏档案统计方式的一种延续，又可确保统计数据的原始性准确性。

三、借调档案催还法

借调档案催还法，即无论是内部借阅利用，还是外部调阅利用，一旦超过规定的借调期限，库房管理人员即通过电话、办公网络、上门等形式进行催还。若继续借调利用，需持借调的档案资料与相关库房管理人员重新办理借调手续，确保档案安全保管。今后，将在智慧档案馆系统“利用管理——调归卷管理”模块中，设置智能催还档案资料功能，通过技术手段提醒、警示、处置逾期未还且未办理续借手续的借阅者。

四、档案封存法

档案封存法，即在档案原件已经实现缩微、数字化扫描处理，并对外利用提供档案计算机全文阅读的情况下，采用封存方式对档案原件实施保护。封存前，制定好封存计划，全面检查档案原件保管情况，以及数字化信息与原件内容是否一致等。我们已对部分重要档案实行了封存。采取封存，有利于原件保护，简化清点档案等工作量，便于库房管理。

五、库房温湿度校验法

库房温湿度校验法，即档案库房管理人员与温湿度控制系统（总控室）管理人员，根据各自所配备检测设备，定点定时对库房温湿度数据进行校验，并采取相应措施确保库房温湿度控制在规定范围之内。因为在只有温湿度控制系统管理人员单一方面进行监控情况下，库房管理人员无法实时监控到温湿度是否超标，且随着控制系统设备的老化，很难保证检测数据的准确性和设备的应时启动。在各库房中配备简易实用的温湿度测量仪器，库房管理人员定时巡查，如果发现温湿度异常，可立即与温湿度控制系统管理人员相互校验数据，及时采取措施，保证库房正常温湿度，有效延长档案寿命。

六、库房空气质量保持法

库房空气质量保持法，即通过做好新进馆档案消毒、保持库房卫生整洁、定时开启库房空气净化器、定期检测空调换风设备等措施，保持库房空气质量，避免或减少病虫害发生，这也是对库房管理人员自身的一种保护办法。全封闭库房无窗设计容易造成库房通风不畅，各种有害气体会集聚在库房内不易扩散。所以，一方面要采取相应措施，保持库房空气质量；另一方面工作人员长时间在库房内工作时，也要佩戴口罩、手套等，做好自身防护。

七、档案库房巡查法

档案库房巡查法，即档案库房管理人员按照规定的时间和内容要求，巡查各自分管的库房情况。巡查内容主要包括门禁、锁具、除湿机、送新风、空气净化器、照明、密集架等设施设备是否正常启动、运转使用；密集架资料架上档案资料、桌面上物品、墙上制度、理念牌等摆放悬挂是否整齐；温湿度是否在规定范围内；房顶、墙体、地面有无渗水、剥落、裂缝；卫生是否整洁；门窗是否适时关闭，以及其他事项。如发现问题，应及时处理。建立《档案库房巡查记录登记表》，记录巡查及问题处理等情况，责任人员签字、留存备查。

八、ABC岗位职责法

ABC岗位职责法，即各个库房管理岗位无缺位制。每个库房明确由三人分别担任A、B、C角，A角对分管库房负主要责任，B角协助A角做好分管库房相关工作，C角是在A、B角遇有特殊情况均临时不在岗时，协助A角做好分管库房相关工作。当A角离岗时，A角须向B角做好工作交接，B角应切实履行责任，及时处理工作事项，待A角返岗后主动说明代行职责的情况；A、B角一般不得同时外出，确需离岗的，须与C角做好工作交接。处室负责人负责A、B、C角制度落实情况的监督，确保库房管理每项工作都有人承担、有人完成，做到管理无缝隙、服务无边界。

九、档案库房管理流程图解法

档案库房管理流程图解法，即通过图解流程将档案库房管理工作的各个环节进行标识解读，直观地反映档案库房管理的各项工作和要求，让工作人员特别是新从事库房管理岗位的工作人员，能够全面详细地了解和掌握工作流程，熟悉各个工作环节，避免工作上的疏漏，以更好地开展和完成各项任务。

十、工作责任“意识”法

工作责任“意识”法，即库房管理人员在每天工作之前，给自己的工作加一个“意义”，给自己一个暗示，简单地讲就是随意设个仪式，比如在收拾一下办公桌或喝上一口水时，提醒自己管理着全市最珍贵、最重要的档案资源，责任重大，使命光荣，暗示自己接下来的时间需要保持高度专注和全身心投入。在有些人看来，档案库房管理没有多少科技含量，只是一种简单体力劳动的重复运作，默默无闻，枯燥乏味。天长日久，有的人也会产生一种懈怠迷茫，感觉不到工作的辉煌。而这个“意识”的存在，就是帮助库房管理人员在心中给自己的工作赋予一个神圣的意义！意识到认真完成工作可以给自己带来的快乐和收获，充分调动自己的主观能动性和工作积极性，以高昂的工作状态，认真履行岗位职责，化平凡为非凡。

（作者单位：青岛市档案馆）