浅析档案信息开发利用面临的问题

文·李连民

浅析档案信息开发利用面临的问题

文·李连民

当今世界，科学技术日新月异，面对崭新的21世纪，全新的信息时代和知识经济时代的到来越来越让人感到世界充满挑战。随着计算机的普及，办公自动化程度不断提高，中国正在和国际接轨。国际互联网在中国的飞速发展，也正越来越受到人们的重视，政府上网，电子文件陆续在各单位普及利用，电子档案及网上档案信息利用也日益成为热点话题。笔者就当今档案信息管理及利用方面面临的亟待解决的问题和对策，谈点自己的看法。

一、我国档案信息管理现状及形势

我国是历史悠久的文化大国，档案信息资源十分丰富。档案管理工作一直受各级党政领导的支持，也为我国的政治和现代化建设作出了很大的贡献。但到目前为止，我国的档案管理基本上处于传统的手工管理状态，虽然有少数单位进行了档案现代化管理工作，也是很不尽如人意的。这对于服务于现代化建设来讲，作用明显滞后。档案信息没有被充分开发和利用，资源优势也就无从发挥。对档案信息资源的开发和利用，无疑要受到全球信息化浪潮的巨大冲击，一切先进的科学技术和管理手段必将取代传统的管理手段。这主要表现以下几个方面。

一是记录档案的载体发生了变化。随着办公自动化的进展，记录档案的载体大量的将是光盘、磁介质等。

二是档案的立卷程序将发生变化。纸质档案是由文书处理部门清理已处理完毕的文件材料，把仍具备利用价值的文件收集齐全，保留下来，把它们组合成案卷。在计算机作为办公设备的情况下，文书处理部门立卷则表现为在计算机屏幕上审阅积存文件，对电子文件中不具有保存利用价值的删掉。电子档案是直接由单位文件组成，所以是无纸质档案的立卷过程。

三是检索方式发生变化。检索方式由传统的手工检索变成了利用计算机快捷、准确检索。

四是服务类型也将发生变化。档案信息的利用由封闭型走向开放型，即可通过建立的互联网络直接利用，实现资源共享。

面对这些飞快发展的变化和进步，档案部门应充分认识这一形势，充分认识档案中贮存的大量信息资源的价值，在信息革命浪潮即将到来之际，进行自身管理上的革命。

二、大力培养档案人才，优化档案人员结构，为档案信息利用提供人才保障

档案的提供利用是档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础。而作为档案这种知识信息的拥有者和提供者，即档案人才，在推动的档案工作的开展中无疑是一个关键因素。没有他们的工作和辛勤劳动就没有我国的档案事业，更谈不上它的发展和利用，所以调整档案人员结构，培养档案专业人才就成为重中之重。

目前就档案事业发展本身而言，整体知识结构尚不合理，脱颖而出的中青年学术带头人还只是凤毛麟角；档案人员的个体知识结构多是单一的，特别是经过正式计算机专业培训的人员更较少。由此可见，培养新时期档案人才则即迫切而又艰巨。但要建立一支刻苦学习、勇于创新、理论联系实际、掌握现代化档案管理的专业队伍，不能靠舍弃原有的队伍，只能继续教育和适当引进人才来实现。档案部门要树立人才终身教育的观念，对档案工作人员通过不同的方式、方法进行再教育，不断为档案人员充电，使之在竞争中保持较强的竞争实力。

一是档案管理专业人才的培养模式应以通才为方向，加强一专多能的复合人才的培养。这就要求档案人员即需要有档案信息管理专业的各项技能以及良好的中外文表达、阅读能力，还需要具备多学科知识，以适应档案信息发展的需要。

二是加强高层次档案人才的培养，外派人员学习深造。所谓高层次档案人才，就是跨世纪档案学科的带头人。目前，能从事编研、计算机管理等高层次人才较少，特别是具有高级职称的档案专业人员的年龄大都在50岁以上，趋于老龄化。面对这种情况，应抓紧培养一批德才兼备，在学术研究、业务技能、专业教育等方面有较深造诣的优秀人才。

三是强化人才激励机制，有计划地引进高水平的计算机专业人才。杰出的人才来自于优秀群体。人无完人，金无足赤，档案管理部门应该当伯乐，积极为人才的成长创造良好的条件，让其脱颖而出。

三、建设信息高速公路，为信息利用创造硬件环境

目前，山东档案信息网已与国际国内提供了信息交流的平台，许多人面对源源不断的信息之潮，难免一时不知所措。这就要求我们的领导高度重视和档案专职人才努力来实现档案系统信息高速公路。

一是明确目标、制定实施方案。档案系统信息高速公路的建设并不是一朝一夕所能实现的，有许多基础工作要做好。档案行政管理部门应在周密的调查研究基础上，制定出档案系统信息高速公路的建设计划，分步实施。首先，可以实现机关办公自动化，使文件的形成、办理、积累、归档自动化管理，在这基础上实现档案管理现代化，把一个地方和全国的档案部门形成网络。其次，建设信息高速公路，对全国各地的档案馆（室）进行联网，使档案信息实现跨时间、空间的共享。最后，把档案系统信息高速公路纳入到全国信息高速公路网络之中，提供给全社会利用。

二是加强档案管理现代化管理基础理论的建立工作。档案系统信息高速公路的建设是在档案管理实现现代化管理的基础上进行。要建立档案系统信息高速公路，首先要实现档案管理现代化。传统的档案管理理论不适应档案管理现代化工作，在一定程度上还制约着档案现代化管理工作的进展。档案管理现代化需要在现代化理论的指导下进行，档案部门应加强对这方面理论的研究工作，用现代化理论来指导档案信息高速公路建设工作。

三是充分发挥档案专业人才聪明才智，领导上给予足够重视和一定的激励机制，切实把这一建设作为硬任务提上议事日程，组织实施。

通过这些途径，逐步建立档案系统的信息高速公路网络，最终纳入到整个社会的信息高速公路网络之中，一方面充分发挥档案系统保存的信息资源的作用，更好地为社会各方面服务；另一方面使档案管理工作实现一次革命。这种信息革命浪潮正席卷全球。

四、不断加强档案基础工作，为档案利用提供软环境

如前所说，无论是档案人才的培养，还是顺应信息革命浪潮而建立信息高速公路，如没有档案基础工作的扎实进行，一切便是空中楼阁，档案利用便失去了物质保障。

不可否认，现在档案管理现代化也正在进行中，一些部门和地区还没有全面进行电子档案的改进工作，也有一些部门和地区正在进行之中，纸质档案和电子档案并存，但无论哪种情况，档案基础工作的重要性都应认识到。

一是加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整。掌握丰富、齐全完整的原始资料才能形成高质的档案，才能在提供利用上掌握主动权，反之，档案的利用工作便失去了物质保障。

二是完善档案检索工具。能否及时准确地提供档案，为利用者服务，在很大程度上取决于有无完备的检索工具。这对于利用计算机的单位来说非常快捷、准确。但对手工检索来说，这全要靠档案管理人员的工作来完成。善于学习别人的良好经验为我所用，并逐步创立适合本单位的检索工具至关重要。此外，还要重视利用单位经验丰富的老档案员，他们对档案材料及工作程序摸的透、准，能在这一工作中大显身手。

三是加强编研工作，为大家提供直接、便捷、周到的服务。编研工作是利用档案的很好形式，这是同行们的共识。今后还要紧抓不放，认清形势，开动脑筋，选准主题，编研出更多资料，让档案在各项事业中发挥更大的作用。

五、深化档案工作改革，应对档案利用面临的挑战

谈到档案工作改革，这也正是档案信息的利用问题。大到经济体制改革，小到各系统的行业改革，要想走向成功，必须学会利用信息。档案改革能否深化，关键在于观念能否更新。而档案信息，特别是有关档案工作改革的理论性信息，是观念更新的催化剂。档案信息还能为深化改革提供各种经验。善于利用信息的人对此决不照搬或简单模仿，而是总揽信息认清客观趋势的前提下，吸取各地经验的精华，结合实际创造自己的特色模式。拥有信息，开阔了眼界，做到了全局在脑，成竹在胸，就能够融汇百家，为档案伟大事业做出较大贡献。

（作者单位：菏泽市冀鲁豫边区革命纪念馆）