对档案信息资源开发利用的思考

文·孙金缀

对档案信息资源开发利用的思考

文·孙金缀

档案资源的开发利用是档案工作的重中之重。开发利用档案资源，要从思想认识上转变观念，制度建设上健全机制，服务内容上拓展领域，把档案服务推向市场，为社会提供悠闲的场所。在提供利用上搞好创新服务，缩短档案与社会的“距离”。在人员管理上培养和造就一支复合型档案干部队伍。加强对现代化档案技术设备及管理模式的应用，加快实现档案信息资料快速准确检索，等等。在此笔者仅就如何快速有效开发馆藏档案资源，谈几点粗浅的看法。

一、转变观念，变被动为主动

（一）思想认识上彻底转变被动服务观念

档案工作的宗旨是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”。在以市场经济为主体的知识经济时代，档案资源的开发利用若继续停留在传统的“你要我查”“你问我答”“等客上门”的被动服务上，档案工作将会被市场经济这只无形的手推向社会的边缘，档案行业也将会被社会淡忘。因此，档案工作人员必须解放思想，与时俱进，开拓创新，主动服务，把为党和政府中心工作服务、为经济建设服务、为人民大众服务作为工作的出发点和落脚点。

（二）制度建设上健全完善主动服务机制

要在准确把握政策法规的前提下，积极学习现代企业的服务规范，实行服务人员公示制，工作人员挂牌上岗制、服务承诺制、提供利用限时制，推行宾客式微笑服务，规范服务行为语言，使档案提供利用服务符合窗口行业规范和国际惯例，让利用者从我们的服务中体会到舒适和便捷。

（三）服务内容上重点拓展主动服务领域

广泛收集社会密切关注的热点档案资料。“巧妇难为无米之炊”，档案资料是档案提供利用服务之“炊”之“米”。在档案资料征集工作中，要根据社会需要，广泛征集社会密切关注的热点档案资料原件和复制件，既丰富馆藏内容，优化馆藏结构，又满足社会对档案查阅的需要。

二、推向市场，加快档案工作的社会化进程

（一）为社会各界提供悠闲的场所

档案馆要打消机关化，走向社会化。上网有“网吧”，饮酒有“酒吧”，作为文化事业的档案部门也可将档案馆建成漂亮美观、功能齐全、信息丰富、馆藏合理、陈列新颖、接待热情的“档吧”，真正发挥出档案的文化服务功能。广饶县档案馆以晋升国家一级档案馆为契机，建设了布局合理，功能齐全的文档服务中心。为方便群众利用档案，该中心建于档案馆首层，里面有电子文件查阅区，政务文件查阅区，管理人员工作区，查档人员休息等待区，开放目录查阅区，图书资料阅览区，整个文档服务中心宽敞明亮，真正为档案利用提供了舒适、便捷的服务型场所。

（二）在提供利用上搞好创新服务

要充分利用馆藏内容，开展“图片展览式”“新闻发布式”“专题签约式”“提前供给式”等多种形式的主动提供利用服务，同时，充分发挥档案馆的爱国教育基地作用。通过举办展览、推介档案珍品等措施，拓展教育内涵，向社会公民提供受教育的场所。广饶县档案馆通过征集社会各界名人书画，成功举办了3届档案书画展供群众日常参观；以中国广饶孙子文化节为依托，举办孙武研究档案展览；以爱国主义教育基地为依托，在节假日对中小学生进行爱国主义教育；接收婚姻档案等民生档案进馆，积极为退休、贷款、购房等需求提供档案服务，真正做到了最大限度利用馆藏档案资源为社会服务。

（三）缩短档案与社会的“距离”

一是增加档案馆的功能，把档案馆办成“档案银行”，赋予档案馆收藏、管理、寄存、研究、利用等多重功能。除收藏管理和提供利用应进馆单位的档案资料和向社会征集的部分档案资料外，还可尝试所有社会团体和社会公民均可凭有效证件到档案馆存放和利用自已档案的模式。二是实行跟踪管理。经济建设发展到哪里，档案工作就跟到哪里；社会文化活动开展到哪里，档案工作就开展到哪里。档案部门应紧紧围绕党委、政府的中心工作，积极参与，主动出击，使档案工作融入经济和社会各项事业的建设之中。三是建设利用好“现行文件服务中心”。将各部门、单位公布实施的文件资料，按有关规定提前集中管理起来，面向社会统一提供利用。对未收集到公开文件，可提供代为查询服务。广饶县档案馆设有政务信息查阅中心，该平台与广饶县政府网使用同一数据库，能及时查阅各机关单位当天发布的最新文件，弥补了现行文件整理的滞后性，缩短了档案与社会的距离。

（四）依据馆藏内容和社会需求做好档案编研

做好档案编研，向社会提供综合性的档案资料内容，可以不受查阅地点、时间等条件的限制，打破以往档案“养在深闺人不识”的局面，较好地适应利用者的要求。因此，档案部门要充分发挥馆藏优势，深入挖掘档案信息，搞好档案编研，为利用者提供系统的史料。同时，开展档案编研工作，也可以提高档案部门的科研能力。近年来，广饶县档案局以馆藏档案为依托，先后编辑出版了《天南地北广饶人》《广饶历史上的今天》《情系广饶》等图书资料，把加工好的档案推向了社会，提高了档案的知名度，又收到显著的经济效益，促进档案事业的发展。

三、强化措施，健全档案部门的业务基础

（一）努力培养和造就一支业务精、能力强、素质高、知识广的复合型档案干部队伍

加强干部队伍建设，是做好档案提供利用工作，树立良好的行业形象，打造主动、热情、周到服务的“档案品牌”的基础。档案是一门专业性极强且具复杂性、综合性的学科，其涉及内容之广、领域之多是其它诸多学科所不能比拟的。因此，必须加强对档案队伍的培训，定出计划，拿出措施，下大力气培养“素质高、能力强、基础厚、知识广、业务精”的敢于创新的复合型人才，以适应档案工作的需要。

（二）加强对现代化的档案技术、设备及管理模式的应用

档案信息资源开发利用的现代化，是档案事业自身发展的必由之路。随着社会的发展和信息技术的应用，不断增长的档案资源与有限的保管、开发利用条件之间的矛盾必须解决，传统的服务方式与不断变化的利用需求之管理模式的应用的矛盾必须解决，以适应纸质资料、电子文件、网络信息的转换，从而提高档案信息资源的开发利用速度和效果。

（三）加强对检索工具的编制，实现档案信息资料快速、准确检索

档案信息资源的开发利用既可从原有的纸质档案中发掘，也可从电子文件中查找，还可实现网络上的资源共享。这就要求我们在编制检索工具时，要立足多样化，注重实用性和可操作性，编制机读的、网络的、保密的、专题的、数据的等多种检索工具及其说明，实现纸质资料、电子文件、网络信息等多种载体档案信息资料的快速、准确检索，满足利用者的不同要求和快速查询。

（作者单位：广饶县档案局）