浅析社会保险业务档案规范化管理工作

文·邢保华

浅析社会保险业务档案规范化管理工作

文·邢保华

社会保险业务档案是指社保经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录，具有社会性强、专业性强、档案量大、门类较多、利用率高的特点。近年来，随着经济社会的飞速发展，人民群众参保意识的不断增强，社会保险业务覆盖面越来越广，社会保险业务档案作为单位和个人参保的重要依据和原始凭证，其重要地位越来越不可代替。国家和社会大众对社会保险业务档案的重视和关注，也让社会保险业务档案的规范化管理呼之欲出。

一、做好社会保险业务档案规范化管理的重要意义

（一）做好社会保险业务档案的规范化管理工作，可以更好的发挥社会保险业务档案的重要凭证作用

社会保险业务档案是单位和个人参保、缴纳社会保险费用真实、全面、详细的原始记录，是维护参保人员权益的直接凭证，也是发放社会保险的最终依据，做好社会保险业务档案规范化管理工作，可以让社会保险业务档案的作用发挥到极致，可以对参保人员的个人权益负起应有的责任。

（二）做好社会保险业务档案的规范化管理工作，可以为社会保险事业的发展夯实基础

社会保险业务档案管理工作是社会保险经办机构的基础性工作。做好社会保险业务档案规范化管理工作，可以为社会保险事业的开展提供依据和参考，可以大幅度提升社会保险事业的工作效率，可以为社会保险事业的发展保驾护航。

二、社会保险业务档案规范化管理工作中存在的问题

（一）档案分散保存

社会保险业务经办机构在工作中形成了大量文件材料，这些文件材料作为最原始的工作记录，应该得以齐全完整地留存下来。但是由于社会保险业务机构各科室的职能不同，这些社会保险业务档案按照“谁形成，谁保管”的原则会分别留存在各个科室，甚至是为了方便使用而留存在个人手中。这种分散保存状态，使得档案的保管条件、查阅利用、管理状况都存在差异性，让档案的安全保管和便捷利用都得不到保障。

（二）档案整理规范化程度参差不齐

像城镇社保档案、医保档案等大部分的社会保险业务档案，目前都得到了规范的整理。但是仍有一些数量大且利用少的社会保险档案还没有进行整理编号，也没有形成检索工具，对档案的查阅利用还依靠逐盒逐页或者电子目录查询，导致档案管理工作的效率不高，严重影响了社会保险事业档案整体的规范化管理水平。

（三）档案管理具有随意性

一是档案保管具有随意性。目前，社会保险业务档案管理工作缺乏相应的专项制度进行管理和约束，相当多的社会保险业务经办机构都没有建立起档案收集、整理、保管、查阅、保密、销毁等规章制度。比如，在社会保险业务档案利用工作中，由于没有严格的借阅制度和规范程序，工作人员可以对档案随意取放，严重影响了档案的安全保管和利用。

二是档案存放具有随意性。有些社会保险机构因为办公用房紧张等问题，没有专门的档案室，或是档案室、办公室、阅览室合在一起，导致档案保管条件极不合乎规范；有的社会保险机构虽然设有档案室，但是没有对社保档案实行统一集中管理，只统管了文书档案这一块，业务档案没存或者只存一部分。

（四）档案管理的现代化水平低

目前就社会保险业务档案管理的实际情况来看，大部分的业务档案没有进行数字化扫描，没有配备统一的能够快速查阅档案的现代化管理系统，导致档案保管方式单一，抵御风险能力较差。

三、做好社会保险业务档案管理工作的对策

（一）健全制度，规范管理，提升现代化管理水平

要建立健全社会保险业务档案各项规章制度，构建完整的档案管理制度体系，做到社保档案管理工作有法可依、有章可循。努力实现各个门类的社会保险业务档案收集、整理、利用、移交进馆等步骤的程序化、科学化，使社会保险业务档案管理工作走向规范。加快社会保险业务档案工作信息化进度，对业务档案实施全方位数字化扫描，开发适合社保档案业务的档案管理软件，让社会保险业务档案管理工作与现代化、信息化时代接轨。

（二）加强社会保险业务档案的安全保管

一是将社会保险业务档案纳入单位综合档案室集中存放，那些与日常业务工作密不可分的档案可暂时分科室存放，但应在综合档案室登记档案目录，接受档案业务检查，并保证档案分室存放地点配备符合档案安全保管标准的档案库房和装具以及必要的防火、防盗、防虫、防潮等“九防”设施，确保档案无论存放在哪里都万无一失。

二是档案室应建立档案安全管理责任制，明确相关人员的工作职责，定期检查档案保管情况，清点档案数量，确保档案实体与档案目录、统计表的登记情况一致。社会保险业务档案管理人员工作变动时，要办理档案交接手续，确保档案管理不因档案员的变动而出现问题。

（三）提高社会保险业务档案工作人员的业务素养

社会保险业务档案的规范化管理有赖于领导的重视程度，也很大程度上取决于档案工作人员的个人素养。因此，要进一步加强社会保险业务档案工作人员的理论和业务双重知识构架的培训力度，尤其是加强档案工作人员对于实际操作技能的培训，让档案工作人员真正学会如何去收集和整理业务档案。同时，要建立起有效的激励机制，促进档案工作人员各种素质的自我提升。

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[1]陈岩峰.浅析社会保险业务档案管理[J].现代经济信息，2011（17）.

[2]刘秀红.做好社会保险档案管理工作之我见[J].劳动保障世界（理论版），2010（04）.

[3]高晶.社会保险业务档案管理工作探析[J].兰台纵横，2014（06）.

（作者单位：滨州市人社局社保中心）