关于档案新馆建设的几点思考

文·夏萍

关于档案新馆建设的几点思考

文·夏萍

档案馆作为政府职能的延伸和补充，属于政府公共系统的一个组成部分，按照公共档案馆建设的现代、开放、以人为本的理念，新馆建设的目标应当是开放式的现代化公共档案馆，一个以文化建设为中心、以贴近百姓为方向、以服务社会为理念的社会文化宝库与公共服务场所。

一、新馆建设在功能上应突出体现公共服务

档案馆建设是档案事业持续发展的根基，也是体现新时期档案馆现代化、文化性、开放性、多功能的重要标志，而公共服务是档案馆赖以生存和发展的基础，两者相辅相成、相得益彰。为了体现新馆作为公共档案馆建设的开放性、文化性、服务性、特色性、休闲性，功能设计上应考虑档案安全保管基地、社会教育基地、档案信息开发利用中心、政府公共信息服务平台、电子文件容灾备份中心、社会档案寄存中心、数字档案网络共享平台、学术交流研究和文化休闲场所等八大社会服务功能需求。

（一）档案安全保管基地

安全保管档案是档案馆的基本职能，新馆除了要保管好纸质档案，还有各种类型、各种载体的档案，如电子档案、实物档案、多媒体档案、缩微胶片档案等。应当在新馆规划中，将档案库房的面积和功能区域划分尽量细化，努力把各级综合档案馆的新馆，建设成为同级中最大的、最完备、最安全的档案存储基地。另外，鉴于许多专业档案管理单位各自为政、无法向档案馆移交等实际情况，可以参照城市建设中的做法，预留部分库房暂不启用，今后可以根据经济社会发展提出的新需求，建设适合实际需要的专业库房。

（二）社会教育基地

各级综合档案馆，在成为同级爱国主义教育基地并发挥作用的基础上，新馆应充分挖掘馆藏资源，构建一个展示本辖区人文历史、文明发展和建设成就的基本服务平台。通过各种形式的展示活动展现本区域社会进步的历史、建设成就，不仅针对青少年进行爱国主义教育，更进一步成为一个社会性的教育基地和文化传播基地。

（三）档案信息开发利用中心

《档案法》规定各级国家档案馆是档案开放利用及档案公布的法定场所。各级综合档案馆应以新馆建设为契机，在确保不失泄密的情况下，经过几年狠抓业务基础工作，通过展览陈列、出版物发行、计算机网络传播、新闻媒体报道等更多形式向社会公开档案的原文或信息，充分开发馆藏档案信息资源为社会服务。

（四）政府公共信息服务平台

随着《政府信息公开条例》的颁布实施，各级综合档案馆被确定为同级政府信息公开的窗口，这极大地促进了档案馆的公共服务功能建设。因此，新馆的建设应藉此构建更加有利于、有效率参与政务公开建设的平台，实现工作重点由历史转向现实、由单纯面向机关工作人员和学术研究者为主转向服务广大社会公众。这是体现执政为民、服务社会的重要举措，也必将对推进社会主义和谐社会建设发挥更大作用。

（五）电子文件容灾备份中心

新馆建设应在形成同级机关电子文件中心的基础上，围绕电子政务建设和档案信息化发展要求，以电子政务网为骨干网络资源，把握电子文件和电子档案管理的存储规律，建设面向社会服务的电子文件与电子档案数据永久保管基地、数据容灾备份中心，实现电子文件与电子档案数据的永久、安全存储保管与及时、有效的容灾备份服务。

（六）数字档案网络共享平台

新馆建设应在实现档案专网、政务内网、国际互联网“三网并存、物理隔离”基本要求的基础上，应用先进的计算机技术、通讯技术、网络技术和大规模信息利用系统，在技术上实现机关工作人员、社会公众在线查询、利用数字档案功能。

（七）社会档案寄存中心

随着社会的发展和人们的档案意识日益提高，越来越多的非公有档案资料大量产生，由于管理成本和档案安全等方面的问题，需要档案馆为社会各界提供档案寄存服务的场所。社会档案寄存应当是公共档案馆的一项服务内容，在新馆建设中也应提供一个集中的存贮空间，满足这一特定的社会服务需求。

（八）学术交流研究和文化休闲场所

新馆建设可以通过在特定区域选址的方式，如在高校、科研机构相对集中区域选址，以便于形成学术交流研究中心；也可以通过与文化馆、科技馆、图书馆、博物馆等进行资源整合的方式，以便于形成文化休闲场所。因此，新馆在规划时应设立配套的休闲场所，如广场、休息场所等公共设施，营造一个开放亲民、具有现代气息的文化氛围，消除人们对档案馆的神秘感，以档案的独特历史文化魅力吸引社会公众。

二、新馆建设在规模和设施上应适度超前并有所侧重

《档案馆建设标准》已于2008年7月1日正式施行，明确了国家各级综合档案馆一、二、三类的建设规模和项目构成。山东的档案馆建设要实现走在前列，更应当按照“符合实际、就高不就低、适度超前和有所侧重”的原则来开展新馆建设工作。《档案馆建设标准》中对房屋建筑面积指标、选址与规划布局、建筑设计等基本要求进行了十分明确的规定，在此不再赘述，仅对需要侧重的几个方面加以说明。

一要对档案展示和对外服务有所侧重。可以在传统固定展的基础上，增加馆藏珍品陈列展、辖区经济社会建设成就展、名人堂、民俗展、荣誉展等固定展厅和部分活动展厅，集中反映本区域特色的风土人情、人文历史及体现各个历史发展阶段特别是改革开放以来的建设成就。同时，扩大开放服务区面积，细化功能区域划分，如设立查阅厅、多媒体厅、现行文件中心、检索工具室、接待服务区等。以多功能性、开放性和超前性来满足不同层次、不同需求的查阅利用者。

二要对档案库房有所侧重。根据《档案馆建设标准》，新建档案馆馆库面积应满足30年的档案接收数量要求，这只是最基本的要求。在此基础上，从档案载体角度考虑，应充分满足纸质、照片、缩微胶片、光盘、磁带、磁盘、实物等多种载体的档案收集保存需求。从服务对象拓展角度考虑，应充分考虑具有公共管理职能的事业单位、破产企业、民营企业、社会团体等的实际需要。只有用发展的眼光、可持续的战略，才能满足今后档案馆藏量的增长需求，同时满足社会对档案的寄存、代管需求等。

三要对业务技术有所侧重。档案是党和国家的宝贵财富，是不可再生的资源，必须加以妥善保护。尤其是随着科学技术的发展，电子文件、电子档案日益增多，档案的利用手段和方式也由原来的来馆查阅原件，扩展为来馆查阅复制件和在线查阅电子文档相结合的方式。因此，档案业务技术用房的需求也将更加突出，应当尽量保证档案接收、编目整理、技术保护、翻拍洗印、缩微、数字化加工、数据信息存储、电子文件容灾备份等各个环节，都能够有专用房屋、专用设施可用，使新馆的建成能更好地适应公共档案馆的社会化服务需求。

四要对文化休闲有所侧重。新馆建设可以考虑一些文化性和休闲性的设施，如服务台、咖啡吧、多媒体视听室、学术报告厅、实景沙盘观光台等文化休闲设施，提高档案馆的文化品位和吸引力，让利用者高兴前来，舒适阅档，满意而归；同时，在条件允许的情况下，尽量整合图书馆、科技馆、博物馆、文化馆等公共文化设施，以实现功能互补，发挥共享的整体效益，打造城市居民文化中心和休闲娱乐新去处。

三、新馆建设在操作上的几个难点

一是资金问题。新馆建设项目需要政府财政全额投资，且规模较大，又增加了许多为提升公共服务能力而设计的设施、设备，甚至于需要整合不同的资源，因此，争取项目立项和资金支持难度较大。

二是保密要求。档案馆作为安全保管党和国家重要档案的基地，涉及到较高的保密要求，若采取自建方式，不符合政府采购的相关要求，且缺乏工程项目管理专业经验。若采用“交钥匙工程”模式，又缺乏有效的保密控制。

三是技术难度。新馆建设项目包括档案库房安全保护系统、楼面承重加固、计算机网络系统、电子文件容灾备份系统、展厅设计与施工等多个方面，涉及领域多、专业性较强、具有较高的技术难度。

四是“为”与“位”的问题。随着新馆建设项目开展，各级尤其是县（市、区）级综合档案馆的功能领域有了质的拓展，工作量剧增。在此，对“为”和“位”的问题不作过多探讨，但就总体的发展来说，最终两者还应当是相适应的，只有这样才能形成良性循环，推动工作更好更快地发展。

新馆建设将给档案事业的发展带来深远的影响，各级综合档案馆应充分利用项目带动战略，推动传统档案馆向公共档案馆转型。在发挥为政府决策服务的同时，加强为社会公众服务，在“资政”的同时，体现“惠民”。

（作者单位：青岛市李沧区档案局）